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Máscaras pra exibir o conteúdo.

A propriedade Formato controla a exibição do campo. Ela não altera o conteúdo do campo, apenas formata a exibição. Cria uma máscara para imprimir/exibir os dados.

Quando vou utilizá-la ?

Veja o campo Nome da tabela CLIENTES-DADOS-CADASTRAIS. Ele é do tipo Texto.

Se você não definir um formato para exibição, os dados serão mostrados tal qual foram digitados.
Se o usuário digitou em letras minúsculas, o conteúdo do campo será exibido/impresso em letras minúsculas.
Suponha, que o seu usuário lhe pediu para exibir e imprimir o nome do cliente sempre em letras maiúsculas, independente de como foi feita a digitação.
Utilizando a propriedade Formato, este problema estará resolvido.

Como vou utilizá-la ?

O primeiro passo é abrir a tabela no modo Estrutura.
Na guia Tabelas, selecione CLIENTES-DADOS-CADASTRAIS e clique no botão Estrutura.

Clique no campo que deseja formatar. Neste exemplo, clique em Nome.

Clique na propriedade Formato.

Para exibir o conteúdo em letras maiúsculas, digite o símbolo >.

Clique no botão Fechar do modo Estrutura.

Salve a alteração.

Com a tabela CLIENTES-DADOS-CADASTRAIS selecionada, clique no botão Abrir.
Dentro do campo Nome, digite um nome em letras minúsculas e passe para a linha abaixo.

O conteúdo é exibido em maiúsculo.

Agora, clique, novamente, dentro do campo que você acabou de digitar.

Ué ! Perdeu a formatação ?!

Não. A propriedade Formato é utilizada para exibir e imprimir os dados.
Você não altera o conteúdo do campo. Isto é legal, por que você pode exibir e imprimir os campos utilizando formatos diferentes.

Veja o caso do campo Data/hora.

O campo DataNascto foi definido como Data Abreviada, ou seja, lá dentro vai estar gravado, por exemplo, 31/12/2000.
O seu chefe acordou muito criativo ( e aí é que está o problema ) e ele quer que as datas sejam exibidas/impressas da seguinte maneira: 31/Dez/00.
O que fazer ? Digitar tudo novamente ? Não. Utilize a propriedade Formato.

Alterando a exibição/impressão do campo Data/Hora.

A data de nascimento dos clientes está gravada assim na tabela.

Para atender ao seu criativo chefe, clique no botão Estrutura e clique no campo DataNascto.

Clique na propriedade Formato. Clique na seta à direita desta caixa.

No menu que surgir, selecione Data Normal.

Clique dentro da propriedade Máscara de entrada. Clique na seta que surgir à direita.

Na caixa de diálogo Assistente de Máscara de entrada, selecione Data Abreviada.

Em seguida, clique no botão Concluir.

Clique no botão Fechar do modo Estrutura, salvando a alteração.

Na guia Tabelas, da janela Banco de dados, com CLIENTES-DADOS-CADASTRAIS selecionada, clique no botão Abrir.

Do jeito qui nóis quiria ! A data que era 31/12/1955 virou 31/Dez/55 !

Perdão... Mas " a data que era " está errado. A data continua com aquele valor original. Você não alterou o conteúdo do campo. Você alterou a exibição deste campo.
E aí está a vantagem de saber usar as propriedades. Você soluciona diversos tipos de problemas com a maior facilidade.

E a propriedade Máscara de entrada ?!

OK. Vamos lá. Clique dentro de uma data vazia. Olha ela aí trabalhando. A máscara para você digitar.

Informe, por exemplo, 08/03/1955.

Isto aí é trabalho da Máscara de entrada.
Clique em outra linha e veja o que acontecerá com a data, que você acabou de digitar.

Portanto, a propriedade Formato é utilizada para exibir e imprimir os dados numa determinada formatação.

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Máscara para entrada de dados.

A propriedade Máscara de Entrada exibe uma máscara na entrada dos dados, facilitando a digitação.
Você pode defini-la no modo Estrutura das tabelas e no modo Estrutura dos formulários.
Definindo esta propriedade no 1º modo, todos os formulários criados em seguida, herdarão a formatação. Assim, definindo uma máscara de entrada para um campo Telefone, por exemplo, diretamente na tabela, ao criar um formulário, a entrada dos números já estará formatada.
Não definindo uma máscara no modo Estrutura da tabela, você terá que defini-la em cada formulário criado.

Sou obrigado(a) a criar uma máscara de entrada para os campos ?

Não. Mas ela ajuda ( e muito ! ) o usuário. Campos data, hora, telefone, CPF, CGC devem ter esta propriedade definida.
Veja o caso do campo Telefone, criado na tabela CLIENTES-DADOS-CADASTRAIS.

Não definindo uma máscara de entrada, o usuário ficará um pouco perdido.
Veja o formulário abaixo. O ideal seria os números ficarem com a formatação (31)888-9966.
Mas, sem uma picture de edição, os dados ficam misturados.

Digitando os dados diretamente na tabela, o efeito ( ou defeito ?! ) também pode confundir.

Em que momento eu devo criar a máscara para os campos ?

Quando você estiver definindo a estrutura das tabelas.
Lembre-se: os formulários herdão as propriedades das tabelas.

Formatando a entrada de dados.

Na guia Tabelas, da janela Banco de Dados, clique em CLIENTES-DADOS-CADASTRAIS.
Clique no botão Estrutura.
Clique no campo que deseja formatar. Neste exemplo, Telefone.
Clique dentro da propriedade Máscara de entrada.

Para definir esta propriedade, você pode digitar a máscara diretamente neste campo ou utilizar o Assistente de Máscara de entrada.
Se a máscara for fácil, você mesmo(a) pode criá-la. Neste exemplo, não há segredo.

As seções da máscara de entrada.

Esta propriedade é dividida em 3 seções.
Na primeira, você define a máscara.
Na segunda seção é informado se a máscara será gravada na tabela juntamente com os dados.
Na 3a. você informa o caractere que será exibido, quando o campo estiver vazio.
Cada seção é separada por ponto e vírgula (;).

A 1a. seção: a máscara para digitação dos dados.

Digite (99)999-9999 dentro da propriedade. Esta será a máscara para edição do telefone.

A 2a. seção: gravar os literais juntamente com os dados ?

Se você quiser que a máscara de entrada ( símbolos como ( ) / / ) seja gravada na tabela juntamente com os dados, informe 0.
Para gravar somente os números do telefone, informe 1 ( aí a opção é sua ).
Então, neste momento, a propriedade Máscara de entrada deverá ficar assim: ( 99 )999-9999;1.

A 3a. seção: definindo um símbolo para preenchimento.

Normalmente, eu utilizo o traço ( _ ) para ser exibido, quando os campos estão vazios.
Ao clicar no campo Telefone, por exemplo, será exibida a seguinte máscara: ( __ )___-____
Alguns preferem o asterisco ( * ), mas aí é questão de gosto: ( ** )***-****

E o formulário ?

Definida esta formatação, o campo Telefone ( vazio ) será exibido assim no formulário.

Preenchido, ele ficará como na figura abaixo.

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Nome do campo X Nome de fantasia.

Ao criar uma tabela, o nome definido para o campo...

...será exibido nos formulários...

... e no modo Folha de dados.

Uê, cadê a novidade ?!

Um nome pode ser incompreensível. Você sabe o que ele significa. Mas e o pobre coitado do usuário ?
EndR é o nome de um campo. O que ele significa ? Endereço residencial ou Endereço do remetente ?
A propriedade Legenda soluciona este problema. Você continuará criando nomes, que só você entende. Mas você vai pensar um pouco no usuário, também.

O que faz a propriedade Legenda ?

Ela substitui o nome do campo nos formulários e no modo Folha de dados. Você não estará alterando o nome do campo, mas substituindo-o por uma legenda.
O nome que você adora, vai estar lá na estrutura da tabela. Mas o seu usuário terá o direito de ver na tela Endereço Residencial no lugar de EndR. Ou Valor do Imposto no lugar de Vr.

Do enredo "Pensando nos outros". Ou, como criar legendas para os campos.

Na guia Tabelas, da janela Banco de dados, clique em Clientes-Dados-Cadastrais.
Clique no botão Estrutura.

Clique no nome do campo. Neste exemplo, clique no campo Nome.

Clique na propriedade Legenda e informe, por exemplo, NOME DO CLIENTE.

Clique no botão Fechar, do modo Estrutura, salvando a alteração.

Com a tabela Clientes-Dados-Cadastrais selecionada, clique no botão Abrir. Aí está o modo Folha de dados, com a legenda criada para o campo Nome.

E no formulário ?

Ao criar um formulário com esta tabela, a legenda também substituirá o nome do campo ( para deleite do usuário, é bom que se diga ) .

Agora, uma dica.

Se no modo Folha de Dados você clicar 2 vezes com o botão esquerdo no cabeçalho do campo Nome ( cuja Legenda é NOME DO CLIENTE ) e ...

... alterá-lo, você estará alterando o nome do campo e...

... excluindo a legenda.

Quero alterar o nome do campo SEM excluir a Legenda.

Faça-o ( pô, gostei do Faça-o ) dentro do modo Estrutura da tabela.
Clique no campo cujo nome deseja alterar.

Digite o novo nome.

A propriedade Legenda continuará com o mesmo conteúdo. E o usuário agradecerá.

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Inserindo o valor padrão.

A propriedade Valor padrão define o valor, que será inserido no campo, toda vez que um registro for criado. Ela não se aplica aos campos Autonumeração e Objeto Ole.
Na guia Tabelas, da janela Banco de dados, clique em Clientes-Dados-Cadastrais.
Em seguida, clique no botão Estrutura.

Clique no campo Estado

Na propriedade Valor Padrão, informe MG.

Clique no botão Fechar da janela Estrutura, salvando as alterações.

Com Clientes-Dados-Cadastrais selecionada, clique no botão Abrir.

Oops ! A sua tabela, Ricardo, tá errada. O valor padrão só foi inserido no registro novo.

Nada de Oops. Nada de errado. A minha tabela tinha 3 registros incluídos. Ao definir o valor padrão para o campo, eu não consigo defini-lo para os registros que estavam gravados.
Este valor é padrão, mas a partir da sua definição no modo Estrutura.
Inserindo novos registros, aí sim, o valor do campo Estado será criado de acordo com esta propriedade.

Então, se eu decidir, num determinado dia, alterar este valor para SP, por exemplo, os registros incluídos não serão alterados ?

Eles não serão alterados.
Retorne ao modo Estrutura da tabela e altere a propriedade Valor padrão do campo Estado para SP.

Abra, em seguida, a tabela Clientes-Dados-Cadastrais no modo Folha de dados. Lá está o valor padrão SP incluído somente no novo registro.

Quero um valor padrão para campos Data/Hora com a data atual do sistema.

OK. Na guia Tabelas, selecione Pedidos e clique no botão Estrutura.

Clique no campo DataPedido.

Em Valor Padrão, informe =Data( ).
Data( ) retorna a data do sistema.

Ao abrir a tabela Pedidos no modo Folha de dados o campo estará com a data do sistema.

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Colocando ordem na casa.

A propriedade Regra de validação é utilizada para validar a entrada de dados nos campos.

Todo campo tem que ter uma regra ?

Não. Você pode deixar campos livres para digitação, permitindo que o usuário digite qualquer valor.

Toda a validação dos campos é feita através desta propriedade ?

Não. Existem limites para Regra de validação. Você utiliza uma expressão para criar uma regra. Se num campo só podem ser inseridos valores maiores do que 100, a expressão será : >100.
Mas esta expressão tem limites. Nela, não podem ser inseridas funções criadas por você .
Ela não permite referência a outros formulários, campos ou tabelas. A expressão desta propriedade não aceita você comparar um campo com outro de outra tabela.

Alguns exemplos de expressões que podem ser usadas na Regra de validação.

<>0	Valor diferente de zero
0 OU 1000	Zero ou maior do que 1000
>= # 01/01/2000 # E < # 01/01/2001 #	Data dentro do ano de 2000.
<#01/01/2000#	Data tem que ser menor do que 2000
>=50 E <=100	Entre 50 e 100
Entre 50 e 100	O mesmo que a anterior
EM("F", "M")	F ou M

Eu, hem ! #01/01/2000# !?

É... As datas, utilizadas nas expressões, devem ficar entre os símbolos do jogo da velha ( ou como dizem os mais conservadores: entre as cerquilhas ).

O operador = ( igual ).

Na maioria das vezes uma regra começa com o operador de igual ( = ) seguido da expressão. Se você não inclui-lo, não tem problema. Se a expressão for 10, por exemplo, o Access interpretará como sendo =10.

Outras considerações.

O texto da expressão pode ter até 2048 caracteres.
Utilize macros se precisar fazer referência a outros formulários, campos ou tabelas.
A propriedade Regra de validação é ativada quando um dado é adicionado ou editado.
Textos devem vir entre aspas: "MG", "MINAS GERAIS", "MINAS" "GERAIS".
Mas atenção: o texto deve ser todo incluído entre aspas se ele tiver espaços em branco. Então "MINAS GERAIS" é diferente de "MINAS", "GERAIS".

Workout

Na janela Banco de dados, guia Tabelas, clique em Pedidos e no botão Estrutura.

Clique no campo DataPedido.

Clique dentro da propriedade Regra de validação e...

...digite a expressão <=Data( ).
A função Data( ) retorna a data atual do sistema. Logo, a data do pedido não poderá ser maior do que ela.
Os símbolos <= significam menor ou igual.

Clique no botão Fechar da janela Estrutura, e salve as informações.

Com a tabela Pedidos selecionada, clique no botão Abrir ( janela Banco de dados / guia Tabelas )

Digite, por exemplo, 31/12/2100 ( uau ! será qui nois chega lá ?! )

Clique em outro registro da tabela e a propriedade Regra de validação dará sinal de vida.
Veja, ela exibe a expressão digitada dentro da propriedade.

Quero mais um exemplo.

Então, vamos validar o campo ValorFrete da tabela Pedidos.
Em Regra de validação informe: >0 E <=10.
A expressão >0 E <= 10 significa maior do que zero e menor ou igual a dez.
Pronto. Você está fazendo uma promoção para os seus clientes. Eles têm que pagar o frete, mas este nunca será superior a R$ 10,00, valendo para qualquer parte do mundo ( tens coragem ?! ).

O Access não permitirá informar um valor superior a 10.

Já incluí vários registros na tabela. E agora ? Posso criar uma regra de validação para os campos ?

Sim. Se a sua tabela tiver registros, e você criar uma regra de validação, a caixa de mensagem abaixo será exibida. Leia a mensagem.

Clicando no botão Sim, o Access irá verificar se os dados incluídos estão de acordo com a expressão inserida na propriedade Regra de validação.
Se tudo estiver OK, pode ir tomar o seu cafezinho.
Se, em algum registro, o valor do campo estiver conflitante com a definição da propriedade, outra caixa de mensagem será exibida.
Você pode optar entre continuar a testar, ou cancelar a regra de validação.

Dica.

Enquanto estiver digitando as regras de validação, dentro do modo Estrutura, você pode verificar se algum campo possui valor contrário às regras, sem precisar sair desta janela.
Clique com o botão direito do mouse na barra de título da janela Estrutura.
No menu que surgir, selecione Testar regras de validação.

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Comunicando-se...

Quando em Regra de validação a entrada de dados conflitava com a expressão daquela propriedade, uma caixa de mensagem era exibida.
A mensagem fazia referência à expressão criada por você na propriedade Regra de validação.
Esta expressão, muitas vezes, pode ser complexa e até incompreensível para o usuário.
A mensagem dizendo que o valor está em contradição com a expressão <=Data( ), é fácil para você, que a criou, mas para os leigos, muitas vezes, torna-se mais um problema.
A propriedade Texto de validação veio solucionar este problema ( de comunicação ).
Você substitui a mensagem do Access, muitas vezes inteligível ( nó, gostei do inteligível ), por uma mensagem de fácil entendimento. E é isto que precisa haver entre desenvolvedores e usuários ( tá bom, entre os vizinhos também, mas isto não é assunto para este site ).

E o tamanho da mensagem ?

O texto pode ter até 255 caracteres. É muito mais do que você precisa para se comunicar.
Aceita letras, números, símbolos, etc., etc., etc.

Definindo uma mensagem.

Lembra-se, quando você criou uma regra de validação para o campo DataPedido da tabela Pedidos ?
Ao digitar uma data inválida ( ela não podia ser maior do que a data atual do sistema ) a caixa de mensagem abaixo foi exibida.