Escolhendo o que você quer ver.

• Com as Consultas, você formata a exibição dos dados, mostrando somente as colunas que lhe interessam, e definindo critérios, filtros, para as pesquisas.
• Você pode criar consultas que envolvam uma ou mais tabelas e com um ou mais critérios ( consultas podem ser criadas para mostrar, por exemplo, funcionários por faixa salarial, ou por cargos ).
• Assim como as tabelas, os formulários, também, podem ser criados a partir das consultas.
• Para criar uma pesquisa em uma tabela, clique na guia Consulta da janela Banco de dados.
• Clique, em seguida, no botão Novo.

• Nesta caixa de diálogo são apresentadas 5 opções para criação de consultas. Vamos começar pela primeira. Clique na opção Modo Estrutura e no botão OK.

• Selecione Clientes-Dados-Cadastrais.
• Em seguida, clique no botão Adicionar.

• Na parte superior, está a estrutura da tabela.

• Na parte inferior, ficam os campos, que farão parte da consulta.

• Para inserir um campo, clique no nome e...

• ...mantendo o botão esquerdo pressionado, arraste-o ...

• ...até a 1a. coluna. Libere o mouse na caixa Campo.

• Os nomes do campo e o da tabela, ao qual ele pertence, são exibidos.

Quero selecionar mais de um campo ao mesmo tempo.

• Clique em Cliente.

• Mantendo pressionada a tecla [ Shift ], clique em Endereço.

• Daí para a frente o processo é o mesmo. Arraste o mouse com o botão esquerdo pressionado....

• ...até a 1a. coluna vazia.

• Como foram selecionados 2 campos, 2 colunas são preenchidas.

Quero inserir mais campos.

• Se precisar aumentar a janela, posicione o ponteiro na margem direita e arraste-o.

• Você pode selecionar os campos, clicando na seta à direita da coluna. A estrutura da tabela será exibida.
• Aí, basta clicar no nome do campo.

Quero excluir uma coluna.

• Posicione o ponteiro do mouse no cabeçalho da coluna, que será excluída. Quando aparecer uma seta apontando para baixo, ....

• ...clique com o botão esquerdo. Toda a coluna será selecionada.

• Para excluí-la, pressione a tecla [ Delete ].

• Como vou criar critérios para cidades e bairros, insiro o campo Cidade. A estrutura final da consulta ficará como na figura abaixo.

• Clique no botão Fechar ( X ) da janela Consulta.

• Na caixa de mensagem que surgir, clique no botão Sim para salvar a estrutura.

• Como o Access não sabe o nome da consulta, lá vem ele com o padrão do Office: Consulta1.

• Informe o nome e clique no botão OK.

De volta ao pedaço !

• Lá está a janela Banco de dados com a consulta que você acabou de criar. Para vê-la, clique no botão Abrir.

Versão light da tabela.

• Apenas os campos escolhidos são exibidos.

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Selecionando registros.

• Definida a estrutura, você pode selecionar os registros a serem exibidos. Se não for especificado um critério, a tabela inteira será mostrada.
• Em Clientes-Dados-Cadastrais, existem clientes do Rio de Janeiro e de Belo Horizonte. Suponha que você queira pesquisar somente os clientes de uma cidade.
• Um critério pode ser definido para o campo Cidade.

• Na guia Consultas, selecione Clientes-Bairro e clique no botão Estrutura.

• Na linha Critério da coluna Cidade, você deve informar o nome da cidade.

• Clique no botão Fechar da janela Estrutura e...

• ... salve a alteração.

• Apenas os clientes de Belo Horizonte são exibidos.
• Observe que no campo Bairro existem 2 registros para Centro e 2 para São Pedro.
• E se você quisesse exibir apenas os clientes que moram no Centro ?

• Retorne à janela Estrutura e digite Centro na linha Critério da coluna Bairro.

• Feche a janela Estrutura e abra a consulta no modo Folha de dados.
• Só são exibidos os clientes do bairro informado. O critério foi: Cidade = Belo Horizonte e Bairro = Centro

• Movendo o nome do bairro para a linha Ou, o resultado será ....

Oops !

• Todos os clientes de Belo Horizonte são exibidos, porque o critério agora é: Cidade = Belo Horizonte ou Bairro = Centro.

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Consulta estática.

• Em Definindo critério você aprendeu como filtrar os dados. Só eram exibidos, por exemplo, os clientes de uma determinada cidade ou bairro.
• Mas você deve ter percebido que aquela era um tipo de consulta estática, ou seja, os critérios não mudavam.

Mas qual o problema ?

• Naquele módulo, foi criado uma consulta para exibir somente os clientes de Belo Horizonte.
• E se você quisesse pesquisar outra cidade ? Fazer outra consulta ? Então, se no banco de dados estiverem cadastradas 300 cidades, 300 consultas teriam de ser feitas.
• Não é uma decisão muito sábia.

Então criar consultas não é uma boa ?!

• Muito pelo contrário. Você pode e deve criá-las, porém, de uma forma que permita serem feitas várias pesquisas numa mesma tela.
• Ao invés de trabalhar com critérios predefinidos, que tal exibir uma caixa de diálogo para o usuário informar o código da cidade ? Ou do bairro ?
• Assim, você cria uma consulta apenas, porém flexível o suficiente para receber qualquer tipo de filtro.
• A tabela de exemplos, Clientes-Dados-Cadastrais, possui os seguintes dados.

• Em Definindo critério você criou uma consulta para exibir os clientes cujo bairro era o Centro, em Belo Horizonte.
• A pesquisa era estática. Para pesquisar outro bairro você teria que alterar o critério.

• Pois bem. Abra a consulta Clientes-Bairro no modo Estrutura e limpe o critério para o bairro.

• Em seguida, digite [ Informe o bairro ].
• Quando você passa um texto entre colchetes ( [ ] ), o Access interpreta-os como parâmetro que deve ser informado, e exibirá uma caixa de diálogo para digitação do nome do bairro.
• Será ?!

• Clique no botão Fechar do modo Estrutura.

• Com Clientes-Bairro selecionada, clique no botão Abrir.

• Uma caixa de diálogo é exibida solicitando ( ou exigindo ?! ) o nome do bairro.

• Informe Centro e clique no botão OK.

• Bem mais flexível, o resultado da pesquisa será retornado.

E se eu digitasse um bairro inexistente na tabela ?

• Seria exibida a tela do modo Folha de dados, porém, sem registro algum.

Posso fazer o mesmo para o campo Cidade ?

• Claro ! Limpe o código informado na coluna Cidade e digite [ Informe o código da cidade ].
• Salve a alteração e execute a consulta.

• Serão exibidas 2 caixas de diálogo: uma para o bairro e outra para a cidade.

• Esta é a melhor maneira para você definir as consultas. Flexíveis, permitem que as pesquisas sejam feitas para qualquer conteúdo dos campos.

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Unindo dados.

• Um jeito diferente de exibir dados é concatenar os campos. Ao invés de exibi-los separados por colunas, você pode agrupá-los numa coluna apenas.
• Na consulta abaixo, que será feita a partir da tabela Clientes-Dados-Cadastrais, a primeira coluna exibirá o nome do cliente.

Inserindo uma expressão.

• Na 2a., serão concatenados os campos DataNascto, Telefone e Cidade ( poderia utilizar outros campos, é apenas um exemplo ).
• Você não irá selecioná-los, mas sim, digitar uma expressão de concatenação. Para exibi-los em uma coluna apenas, clique na linha Campo, conforme figura abaixo.

• Em seguida, pressione as teclas [ Shift ] + [ F2 ].
• A caixa Zoom será exibida, para você digitar os campos, que deseja exibir nesta coluna.
• Mas ( há sempre um mas ) é preciso obedecer à uma sintaxe.

• A expressão para concatenar os campos é: DataNascto & ", " & Telefone & ", " & Cidade

• Clique, em seguida, no botão OK.
• Lá está na 2a. coluna a expressão digitada.

• Feche a janela da consulta, salvando as alterações com o nome Clientes-DataNascto.
• Selecione a consulta e clique no botão Abrir.

• A coluna com a expressão ficou pequena ?

• Não tem problema. Posicione o ponteiro do mouse na borda da coluna e...

• ... aparecendo 2 setas, clique com o botão esquerdo e aumente a largura.

É ou não é uma maneira diferente de exibir os dados ?

• Surpreso(a) ?! Vem mais coisa boa por aí.

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Dando jeito no que não tem jeito.

• Em Concatenar, o resultado retornado pela consulta, exibiu a tela abaixo.

• Tudo muito legal, mas.... a tabela não está classificada por nenhum dado. Quando o número de registro é pequeno, o trabalho é pouco ou quase nenhum. Mas imagine uma tabela com 300, 400 clientes.
• Uma ordem alfabética, por exemplo, não faria mal algum. Então, que tal classificar por nome a consulta feita na tabela Clientes-Dados-Cadastrais ?

Eu poderia classificá-la por qualquer outro campo desta tabela ?

• Sim. Você poderia classificá-la por data de nascimento, cidade, bairro, código, etc., etc.,

Classificando a consulta por nome do cliente.

• Na janela Banco de dados, selecione a consulta Clientes-Dados-Cadastrais.
• Clique, em seguida, no botão Estrutura.

• Na coluna do campo Cliente, clique na seta à direita da caixa Classificar e selecione Crescente.

• Clique no botão Fechar ( X ) da janela Estrutura e salve a alteração.
• Com a consulta Clientes-DataNascto selecionada, clique no botão Abrir.

• Aí estão os dados classificados em ordem crescente por nome do cliente.

Quero classificá-la por data de nascimento.

• Tudo bem. Feche a janela Folha de dados.
• Abra a consulta no modo Estrutura.
• Clique na seta à direita da caixa Classificar, do campo Cliente, e selecione a opção não classificado

Ah, já sei ! Como a expressão, definida por mim, tem a data de nascimento, basta eu classificá-la por ordem crescente.

• Bom... Não era isto o que eu ia fazer, mas tudo bem. Vamos satisfazer a sua curiosidade.
• Na coluna Expr1, clique na seta à direita da caixa Classificar e selecione Crescente.

• Clique em Exibir, localizada na barra de menus e selecione Modo Folha de dados.

Oops !

• É Oops mesmo ! Não funcionou. Mas por que ?
• Quando campos são concatenados, o Access os considera como texto. Ele não considera cada coluna individualmente, mas sim como um resultado.

Então, não tem jeito ?!

• Claro que sim. A turma do Bill Gates não iria deixar você com pires nas mãos.
• Clique, novamente na opção Exibir da barra de menus e selecione Modo Estrutura.

• Em seguida, selecione não classificado na coluna Expr1.

• Na 3a. coluna, insira o campo DataNascto.

• Em Classificação, selecione Crescente.

Ah, mas aí o campo da data será exibido 2 vezes na consulta !

• Quem falou ?! Eu ?! Você ?!
• Ele não será exibido. Você irá desativar a caixa Mostrar.
• O campo DataNascto fará parte da consulta, mas não será exibido individualmente e sim dentro da expressão.

Teste São Tomé.

• Clique em Exibir ( barra de menus ) e selecione Folha de dados.
• Aí está a consulta, classificada por DataNascto ( agora sim ! ).

A opção Mostrar.

• Aquela opção Mostrar é utilizada para ocultar campos que fazem parte da consulta mas não devem ser exibidos.
• Se você está gerando uma consulta dos clientes da cidade de São Paulo, por exemplo, não há necessidade do campo Cidade ser exibido ( os clientes são todos de São Paulo ).
• Então, você utiliza o campo Cidade como parâmetro, mas desativa a opção Mostrar.

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Formulários baseados em Consultas !

• Interessante !
• Nem sempre o usuário deve ter acesso a todas as informações em um banco de dados. É preciso controlar a exibição dos campos.
• Você aprendeu que através das Consultas as informações podem ser filtradas, as colunas para exibição podem ser selecionadas.
• Uma lista de aniversários do cadastro de clientes não deve conter informações sobre a avaliação de cada um. A coluna de salários dos funcionários não deve constar de toda e qualquer pesquisa feita no cadastro.
• E as consultas vieram para acabar com este problema.
• E poder criar os formulários a partir das consultas é demais. Você filtra as informações. Não há necessidade de criar toda e qualquer pesquisa ou acesso diretamente na tabela. Elas podem ser criadas a partir das consultas, já com os dados filtrados, selecionados.

A consulta Clientes-DataNascto.

• Em Concatenar, você criou uma consulta no cadastro de clientes, onde são exibidos o nome, a data de nascimento, o telefone e a cidade.

• Para criar um formulário baseado nesta consulta, clique na guia Formulários, da janela Banco de dados, e clique no botão Novo.

• Na caixa Novo formulário, selecione a opção que mais lhe agrada para criação do formulários.
• Neste exercício, eu vou ficar com o Assistente de formulário.
• Na caixa Escolha a tabela ou consulta..., clique na seta à direita e selecione a consulta Clientes-DataNascto.
• Clique, em seguida, no botão OK.

• Na caixa Tabelas/Consultas está o nome da consulta selecionada.

• E em campos disponíveis estão o campo e a expressão, criada por você, para concatenar os campos.
• Clique no botão com os símbolos >> para movê-los para a caixa Campos selecionados e...

• ...clique no botão Avançar.

• Para layuot do formulários vou selecionar Tabela.

• Defino um estilo para o formulário.

• E mantenho o mesmo nome da consulta.

• E aí está o formulário baseado numa consulta.
• Um formulário com informações filtradas é uma boa opção para você utilizar com os seus usuários.
• Pense nisto.

• É claro, que você deve dar uma melhorada no visual. Aumentar a largura, talvez diminuir a altura, mudar a disposição dos campos, mas tudo isto você aprendeu a fazer em Altura e largura dos formulários.

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14/03/2001 - www.ricardohorta.net - Direitos adquiridos - Autor: Ricardo Horta