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O botão Novo.

• Após criar o banco de dados, você precisa criar as tabelas. Cada tabela deve agrupar informações específicas. Uma tabela para os dados cadastrais, outra para as compras dos clientes, outra para os pagamentos efetuados, e assim por diante.
• Na tela abaixo existem 3 botões: Abrir, Estrutura e Novo. Como o banco ainda está vazio, somente o botão Novo está ativado.
• O botão Abrir, como o próprio nome diz, abre a tabela, para que os dados possam ser atualizados.
• O botão Estrutura é utilizado para alterar a estrutura da tabela.

O que eu devo fazer agora ?

• Neste momento, você só tem uma opção: clicar no botão Novo.

• Uma nova tela é exibida com 5 opções de criação de tabela ( cada uma com seus prós e contras ).
• Clique na opção Modo Folha de Dados e clique no botão OK.

• Nesta tela, em formato de planilha, é definida a estrutura da tabela.
• Cada coluna corresponde a um campo. Cada campo corresponde a um tipo de informação, que será armazenado na tabela: Nome, endereço, cidade, telefone e assim por diante.

• Para criar o primeiro campo, clique com o botão direito no título Campo1.
• No menu que surgir, selecione Renomear coluna.

• O cabeçalho da coluna 1 é aberto, permitindo a digitação do nome do campo: CODIGO.
• Em seguida, tecle [ Enter ].

Existe outra maneira para renomear uma coluna ?

• Sim. Posicione o ponteiro do mouse sobre o cabeçalho da coluna 2.

• Clique 2 vezes com o botão esquerdo...

• .... e digite o nome do campo.

Digitei um nome maior do que a largura da coluna.

• Ao digitar um nome maior do que a largura da coluna, a informação não é perdida. Apesar do nome não caber na coluna, o que foi digitado permanece lá.

• Para alterar a largura, posicione o ponteiro do mouse na interseção que separa as colunas.
• Quando ele assumir o formato de 2 setas, clique com o botão esquerdo e...

• ... mantendo-o pressionado, arraste-o para a direita.

• Em seguida, libere o mouse.

Quantas colunas são exibidas nesta tela ?

• Inicialmente, são criadas 20 colunas. Você poderá criar uma tabela com 20 campos.

O que ? Só isto !

• Calma ! Eu não terminei...
• Eu disse que inicialmente o modo folha de dados é exibido com 20 colunas. Mas você poderá inserir mais colunas, clicando na opção Inserir, localizada na barra de menus, e selecionar Coluna.

• Criada a tabela, clique no botão Fechar.

Salvando a estrutura.

• O Access lhe pergunta se você deseja salvar a estrutura da Tabela1.
• Tabela1 ?! Sim. Como ele não sabe o nome da tabela, o padrão do Office é mantido: Documento1 para o Word, Pasta1 para o Excel e Tabela1 para o Access.
• Se você não for masoquista, clique no botão Sim para salvar a estrutura. Caso contrário, todo o serviço será perdido. ( mas aí é questão de gosto ).

• A caixa Salvar Como é exibida para você informar o nome da tabela.

• Os nomes podem ter até 64 caracteres e podem conter hifem, letras, números e espaços ( mas você não pode utilizar espaços no início deles ).
• Alguns caracteres especiais como o ponto de exclamação ( ! ), colchetes ( [ ] ), acento grave (`) e o ponto ( . ) também não são permitidos.
• Eu evito utilizar os espaços ( no lugar de "Dados cadastrais" eu prefiro "DadosCadastrais" ).
• Digitado o nome, clique no botão OK.

Chave primária.

• Chave primária é um campo, que identifica, exclusivamente, cada registro em uma tabela. Não é obrigatória. Neste exemplo, existe o campo Código que deverá ser único. Eu poderia criá-lo como chave primária. Mas isto é assunto para outro módulo.
• Clique no botão Não.

Enfim...

• O nome da tabela é exibido na janela Banco de dados, que antes estava vazia.
• Observe: os botões Abrir e Estrutura estão disponíveis. Claro ! Agora, há uma tabela na qual você pode digitar os dados ou alterar a estrutura.
• Faça um teste. Clique no botão Estrutura para exibir a lista com os campos.

• O campo Codigo está definido como texto.
• Um campo texto aceita número, caracteres, traços, asteriscos, etc.
• Se você quiser alterá-lo para campo numérico, que só aceita números, clique na coluna à direita ( Tipo de dados ) e, no menu que surgir, selecione Número.

Excluindo tabelas.

• Eu lhe ensinei como inserir tabelas em um banco de dados, utilizando o modo folha de dados.
• Então, tenho que lhe ensinar como excluí-las. Porém, cuidado. Não vá saindo por aí, excluindo-as, sem mais nem menos.
• Para excluir a tabela, você deve, primeiro, selecioná-la com o botão esquerdo.

• Em seguida, pressione a tecla [ Delete ] ou [ Del ]. A caixa de mensagem abaixo será exibida.
• Se você realmente deseja excluí-la, clique no botão Sim.

• Como este banco só tinha uma tabela, os botões Abrir e Estrutura voltam a ficar desativados.

• Em Workout, você vai encontrar a estrutura completa da tabela Clientes-Dados-Cadastrais ( aliás, não só dela como de todas as outras que farão parte deste banco de dados ).

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Propriedades.

• No Modo estrutura, à medida que os campos são criados, você define propriedades como tamanho, tipo, valor padrão, etc.
• É o meu modo preferido. Mas aí é gosto e portanto, sinta-se livre para escolher o seu.
• Clique no botão Novo para criar a tabela.

• Na caixa de diálogo Nova tabela, selecione a opção Modo estrutura e clique no botão OK.

• Na primeira coluna, digite os nomes dos campos, que farão parte desta tabela.
• Depois, você define o tipo do campo ( número, texto, data, etc. )
• Na 3a. coluna, você pode ( aí é opcional ) digitar algumas informações a respeito do campo, para melhor documentação. O que for informado, será exibido na barra de status, quando o cursor estiver dentro do campo.

• Na parte inferior desta janela, na guia Geral, são apresentadas opções para formatação dos campos. Como nenhum campo foi informado, ela está, neste momento, vazia.

• Nesta caixa, são apresentadas dicas sobre a criação de campos. Vale como ajuda.

• Após digitar o primeiro nome ....

• ... algumas informações são apresentadas na guia Geral.
• O padrão para tamanho de campos textos é 50.
• O que eu estou querendo dizer com "padrão para tamanho" ? Toda vez que você criar um campo texto, ele será criado inicialmente com o tamanho de 50 caracteres, que pode ser alterado na caixa Tamanho do campo.

• Observe que a mensagem mudou. Ela sempre está relacionada com o que você está fazendo. Ao clicar na coluna Tipos de dados a mensagem exibida foi esta aí abaixo.

• Ao criar um campo, Tipo de dados será definido como Texto. Isto é padrão.
• Para alterá-lo, clique na seta à direita e, no menu que surgir, selecione o novo tipo.

• Informada a estrutura...

• ...clique no botão Fechar.

Salvando a estrutura da tabela.

• O Access lhe pergunta se você deseja salvar a estrutura da Tabela1.
• Tabela1 ?! Sim. Como ele não sabe o nome da tabela, o padrão do Office é mantido: Documento1 para o Word, Pasta1 para o Excel e Tabela1 para o Access.
• Clique no botão Sim para salvar a estrutura. Caso contrário, todo o seu serviço será perdido.

• Na caixa Salvar Como, informe o nome da tabela.

• Os nomes podem ter até 64 caracteres e conter hifem, letras, números e espaços ( mas você não pode utilizar espaços no início deles ).
• Alguns caracteres especiais como o ponto de exclamação ( ! ), colchetes ( [ ] ), acento grave (`) e o ponto ( . ) também não são permitidos.
• Eu evito utilizar os espaços ( no lugar de "Dados cadastrais" eu prefiro "Dados-cadastrais" ).
• Digitado o nome, clique no botão OK.

• Neste momento, nós não vamos trabalhar com Chave primária.
• Clique no botão Não.

• O nome da tabela é exibido na janela Banco de dados, que antes estava vazia. Os botões Abrir e Estrutura estão disponíveis.
• Faça um teste. Clique no botão Estrutura, para exibir a lista com os campos definidos.

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Ajuda.

• Se você não tem muita experiência com tabelas, o Assistente é um tremendo quebra-galho. Ele lhe guia na criação das tabelas e campos, permitindo que você importe estruturas de modelos do Access.
• Para criar uma tabela, utilizando o Assistente, o primeiro passo é o mesmo utilizado para os outros modos: clique no botão Novo.

• Na caixa de diálogo Nova tabela, selecione Assistente de tabela e clique no botão OK.

• A primeira tela do Assistente é dividida em 3 caixas.
• Em Tabelas de exemplo, são apresentados tipos de tabelas.
• Escolhido o tipo, na caixa do meio, Campos de exemplo, são exibidos os campos da tabela selecionada.
• Após selecionar a tabela, você clica no campo, que deseja importar, e clica no botão com o sinal >.
• Na caixa Campos na nova tabela serão exibidos os nomes dos campos selecionados.

Como desfazer a seleção de um campo ?

• Para incluir o campo, você utilizou o botão com o sinal >. Para excluí-lo, clique no nome do campo na caixa Campos na nova tabela, e clique no botão com o sinal <.

Para que serve o botão com aqueles sinais >> ?

• Para copiar toda a estrutura da tabela para a caixa Campos na nova tabela. Você pode mover campo por campo ( > ) ou todos os campos ( >> ) de uma vez.

E o botão << ?

• Ele remove todos os campos da caixa Campos na nova tabela.
• Não se preocupe se você incluiu um campo errado. Incluir ou excluir um campo é muito fácil. Basta utilizar os botões que lhe mostrei acima.
• Por isto não tenha receio de errar. A exclusão de um campo da estrutura da nova tabela é mais fácil do que detestar a sogra.

Selecionando um exemplo de tabela.

• Você pode criar a tabela de Clientes a partir do zero, como fizemos nos módulos anteriores, ou utilizar o modelo do Access, clicando na opção Clientes da caixa Tabelas de exemplo.
• Na caixa Campos de exemplo é exibida a estrutura desta tabela.
• Para utilizar o campo CodigoCliente da tabela exemplo, clique nele e, em seguida, clique no botão >.

• Repita o mesmo procedimento para os outros campos.
• Este método é bastante flexível. Você pode até importar campos de tabelas diferentes. Criar uma tabela com base em vários modelos. Mas... Isto é assunto para outro módulo. Por enquanto não quero bagunçar seus neurônios.

• Utilize os botões, com as setas para cima e para baixo, e visualize toda a estrutura de exemplo.

Quero alterar os nomes dos campos

• OK. Clique no campo, cujo nome deseja alterar, e clique no botão Renomear campo.

• A caixa Renomear campo será exibida para você alterar o nome.

• Digite o nome, respeitando, é claro, as regras para criação de nomes.
• Eles podem ter até 64 caracteres e podem conter hifem, letras, números e espaços ( mas você não pode utilizar espaços no início deles ).
• Alguns caracteres especiais como o ponto de exclamação ( ! ), colchetes ( [ ] ), acento grave (`) e o ponto ( . ) também não são permitidos. Eu evito utilizar os espaços ( no lugar de "Codigo do cliente" eu prefiro "CodigoCliente" ).
• Digitado o nome, clique no botão OK.

• Lá está o novo nome do campo na caixa Campos na nova tabela.
• Montada a estrutura, clique no botão Avançar.

Utilizando uma chave primária.

• Vamos dar uma chance ao Access. Nos módulos anteriores, nós não trabalhamos com chave primária, mas ele merece uma chance.
• Chave primária, você sabe, é um campo que identifica, exclusivamente, cada registro na tabela. Neste exemplo, o campo Código que deverá ser único.
• Definindo-o como chave primária, o Access se encarregará de incrementá-lo (1 para o primeiro, 2 para o segundo e assim por diante ). Logo, não poderei digitar nele.
• Mantenha ativada a opção Sim, defina a chave primária para mim e...

• ... clique no botão Avançar.

• Esta é a última tela do Assistente. Nela, são apresentadas 3 opções:
  1. Para alterar a estrutura da tabela, antes de confirmar a criação, clique na opção Modificar a estrutura da tabela.
  2. Para digitar os dados diretamente na tabela, selecione Entre dados diretamente na tabela.
  3. Se preferir, o Access criará um formulário padrão para entrada/pesquisa dos dados ( Entre dados na tabela usando um formulário... ).
• Para o usuário final é sempre interessante criar um formulário. Afinal, ele não tem a obrigação de entender a estrutura e campos da tabela.
• Por enquanto, mantenha a 2a opção ativada e...

• ... clique no botão Concluir.

• Aí está a janela para edição dos dados. Você poderá incluir, alterar, excluir, classificar, etc...
• Observe: no campo Codigo está escrito Autonumeração. O Access definiu este campo como chave primária. À medida que clientes são inseridos, este campo será incrementado automaticamente ( você não conseguirá digitar nele).
• Trabalhar com este tipo de campo tem lá suas vantagens e desvantagens. Mais à frente teremos oportunidade de discutir este assunto.

Quero alterar o nome do campo.

• Posicione o ponteiro do mouse no cabeçalho que deseja alterar.

• Clique duas vezes com o botão esquerdo,...

• ...digite o nome e tecle [ Enter ].

Salvando a alteração.

• Clique no botão Fechar.

• Na caixa de diálogo abaixo, clicando no botão Não, a alteração efetuada será perdida. Mas qual alteração ?
• A troca do nome do 2º campo. Estava escrito Empresa e você digitou Nome. Mas e a tabela ? Ela está salva, não se preocupe.

• E aí, você retornará para a janela Banco de dados.

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Clonando a estrutura.

• Com os modos Folha de dados e Estrutura você criou as tabelas definindo os nomes, tipo, tamanho dos campos,etc.. Com o Assistente de tabela você utilizou um modelo do Access.
• Na importação de tabela, você, simplesmente, irá copiar a estrutura de uma tabela.
• Clique no botão Novo e vamos conhecer este outro modo.

• Na caixa de diálogo Nova tabela, selecione a opção Importação de tabela e clique no botão OK.

• A caixa de diálogo Importar será exibida. Como sempre, abrindo a velha e conhecida pasta Meus documentos.
• Neste exemplo, eu vou utilizar um banco de dados chamado Vendas. Dentro dele tem uma tabela de clientes, que eu quero importar para o meu banco de dados.
• Primeiro, eu clico em Vendas, com o botão esquerdo e...

• .... clico no botão Importar.

• Nesta caixa de diálogo são exibidas as tabelas do banco de dados Vendas.
• Eu seleciono a tabela, cuja estrutura quero copiar, e clico no botão OK.

• Pronto ! Eu criei ( eu ou o Access ?! ) uma tabela chamada Clientes, utilizando a estrutura de outra tabela, em outro banco de dados.
• Mas eu poderia copiar a estrutura de uma tabela, que está no mesmo banco de dados ? Sim. Suponha que neste banco, chamado Clientes, houvesse outra tabela, chamada Fornecedor. Você poderia criar a tabela de clientes utilizando o mesmo método.

Tá. Mas e o nome ? Eu posso alterá-lo ?

• Sim. Clique com o botão direito sobre a tabela Clientes. No menu que surgir, selecione Renomear tabela.

• O Access abre a caixa com o nome, para você alterá-lo. Digite o novo nome, respeitando é claro, as regras para nomes de arquivos e...

• ... tecle [ Enter ].

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Vinculando tabelas.

• O processo para criar tabelas utilizando a opção Vincular... é parecido com o Importar.
• Porém, o seu uso é bastante restrito. Quando você cria a tabela, vinculando-a à outra, toda alteração ( inclusão, alteração, exclusão ) será efetuada nas duas tabelas.

Por que você está falando em inclusão, alteração e exclusão ?

• Porque ao vincular tabelas, você irá vincular a estrutura e os dados.

Então, se eu excluir um registro na tabela de origem...

• Isto mesmo. Este registro será excluído, também, na tabela de destino. E vice-versa
• Observe o que vou fazer neste exemplo. Após clicar no botão Novo...

• ...eu seleciono a opção Vincular tabelas na caixa de diálogo Nova tabela e clico no botão OK.

• Na caixa de diálogo Vincular, seleciono o banco de dados, que tem a tabela, cuja estrutura e dados desejo vincular.
• Clico em seguida no botão OK.

• Na caixa Vincular tabela eu seleciono a tabela Clientes e clico no botão OK.

• As tabelas vinculadas apresentam uma seta à esquerda do nome.

Mas até agora não vi novidade. Isto tá parecendo café requentado.

• Mas não é. Clico no nome Clientes, clico no botão Abrir e...

• ...lá está a estrutura da tabela e...Oops ! Todos os dados da tabela de origem do banco Vendas.

Ah, mas você pode excluí-los e...

• Calma... Se eu excluir algum registro, ele, também, será excluído na tabela de origem.
• Qualquer inclusão de registro nesta tabela, será efetuada, também, na tabela Clientes do banco de dados Vendas.

Como cancelar o vínculo e manter os dados na tabela de origem?

• Clico com o botão direito sobre a tabela vinculada.
• No menu que surgir, seleciono Excluir.

• Excluindo este vínculo, você não exclui os dados na tabela de origem.

• Abrindo o banco de dados Vendas, que está no meu computador,....

• ... a tabela de origem, Clientes, estará lá com as informações.

Isto não é o fim da viagem !

• Nestes módulos, você criou tabelas, utilizando as opções da caixa de diálogo Nova tabela. Mas tem mais..
• Você criará bancos de dados a partir de planilhas do Excel, arquivos texto, arquivos .dbf, etc.
• Os próximos módulos serão sobre a manipulação dos dados. Como incluir/excluir/alterar dados, utilizar formulários, alterar a estrutura do banco, criar relacionamentos entre tabelas e muito mais.
• Ainda há muito chão pela frente.

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14/03/2001 - www.ricardohorta.net - Direitos adquiridos - Autor: Ricardo Horta