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Word XP: Índices - 01/06: Criando.

• Você não precisa de mais do que 2 neurônios para aprender ( e quem sabe, ensinar ) como criar índices em documentos do Word XP. Trata-se de uma tarefa fácil. Não é complicada e não tem segredos.
• No entanto, este assunto muitas vezes é visto como nebuloso ( e seu eu errar ? ), trágico ( será que eu consigo ? ) e desagradável ( não sei porque meu chefe me pediu isso ! ).
• Acontece, amigo(a) internauta, se você errar... errou. E daí ? Não é vergonha. O erro pode ser desfeito, ou você se esqueceu do nosso velho amigo, o botão Desfazer ?
• Será que eu consigo não é pra você. O fato de você acessar sites como o meu significa que está procurando por informação saudável e confiável. Senão, você estaria perdendo tempo, navegando sem saber pra onde nem o porquê.
• Índices ajudam e facilitam a navegação e a compreensão de um documento. Localizar tópicos torna-se uma tarefa corriqueira. O assunto não chega a ser tão agradável quanto fazer sexo, mas isto é polêmica para outro dia. Quem sabe, outro site.

Direito do consumidor.

• Índices sintetizam o conteúdo do documento. Você sabe o que vai encontrar.
• Índices facilitam a localização do tópico. Você sabe onde encontrar.

Onde inseri-los ?

• Índices podem ser inseridos no início ou no final do documento. Aí, é com você ( ou o seu chefe ).

Por onde eu começo ?

• Para criar índice analítico em documentos, defina, primeiro, os títulos ( Título1, Título2, enfim, quantos níveis quiser ).

• Observe que este documento possui 15 páginas. Eu posso inserir o índice no início ou após a última página.
• Criar um índice no final do documento não tem segredo. É só posicionar após a última página e inseri-lo. O problema é criar um índice no início, quando o conteúdo já está digitado e formatado

• Isto, porém, não chega a ser um problema. Não será preciso recorrer ao Lexotan debaixo do travesseiro. Guarde-o para as crises conjugais.

Receita de bolo.

• O primeiro passo é inserir uma nova página no início do documento. Você deve clicar à esquerda do primeiro título ou parágrafo onde será inserida a quebra de página.

• Em seguida, clique em Inserir e em Quebra.

• Ative Quebra de página e clique no botão OK.

• Foi criada uma página em branco apenas com a formatação ( cabeçalho, rodapé, bordas ). O conteúdo, agora, começa a partir da página 2.

• Taí Página 1 pronta para receber o tal do índice.

Definindo o local.

• Vá para a primeira página e clique com o botão esquerdo. É neste local que o índice será criado.

• Clique em Inserir, posicione em Referência e escolha Índices.

• Ative a guia Índice analítico.

• Inicialmente, nesta nossa longa e saudável empreitada, vamos utilizar o padrão do Word XP: mantenha ativadas as opções Mostrar números de página, Alinhar números de página à direita e Preenchimento. Deixe tudo do jeitim que tá.
• Clique em OK.

• Ei-lo ! Como primeiro exemplo, criei um documento com apenas 1 nível de título. Observe a numeração das páginas, facilitando a localização dos tópicos.

Ué ! Que mensagem é esta ?

• É, jovem. Ao posicionar o ponteiro do mouse sobre os títulos uma dica lhe informa como acessá-lo.

• Veja. Estamos na primeira página.

• Com a tecla [ Ctrl ] pressionada, clicar em Clip-Arts,...

• ... exibe a página correspondente.

Como excluir índices ?

• É... Aprendemos como inseri-los, temos que aprender como excluí-los, senão, a coisa fica feia.
• Se o índice for pititi, como este aí, selecioná-lo...

• ... com o mouse é uma tarefa fácil e rápida. E para excluí-lo, basta pressionar a tecla [ Delete ].

Meu índice ocupa 6 páginas.

• É... Conheço documentos com 300 páginas, índices longos. Arrastar o mouse não chega a ser uma boa idéia. Mas tem jeito, tem jeito.
• Clique em Exibir, posicione o ponteiro em Barras de ferramentas e ative Estrutura de tópicos.

• Para selecionar índices extensos, clique no botão Ir para índice analítico.

• O índice inteiro será selecionado. Delete nele !.

SUBMARINO: Fácil ! Rápido ! Seguro !

Word XP: Índices - 02/06: Mostrar número da página.

• Você aprendeu como criar índices utilizando o padrão do Word XP. Hoje, vamos começar a alterar este padrão.
• Mostrar números de página ativa/desativa o número da página onde está localizado o título.

• Provavelmente, você manterá esta opção ativada, se o objetivo é imprimir o documento. O número da página facilita a localização do tópico em documentos impressos e ocultá-lo não é boa idéia.

• No entanto, ao trabalhar com documentos para serem lidos on-line, você pode desativar esta opção.
• No modo Layout da Web,...

• ... os índices têm o formato e o comportamento de links. O usuário, acostumado a navegar pela Internet, saberá localizar os tópicos, facilmente.

Posicionando o número da página.

• Eu prefiro trabalhar com a opção Alinhar números de página a direita ativada. Se você desativá-la,...

• ... os números ficarão próximos ao tópico, resultando num layout meio esquisito. Porém, jovem, é questão de gosto. Nada de controvérsias, ok ?

O que inserir entre os tópicos e os números.

• A opção Preenchimento define o tipo de linha que liga os tópicos aos números da página.
• Você pode optar por desativar as linhas ou...

• ... escolher entre linhas pontilhadas, tracejadas e contínuas.

• Uma das opções de layout é esta.

O que vem por aí.

• No próximo módulo, vou lhe mostrar como atualizar os índices. É... Imagine a seguinte situação: você inseriu outros tópicos e o índice ficou desatualizado. Como resolver este pequeno imbróglio ? Será preciso começar de novo ? Calma, que tem muita coisa pela frente.

SUBMARINO: Fácil ! Rápido ! Seguro !

Word XP: Índices - 03/06: Atualizando índices.

• Tarefa terminada, tudo bem com a sua vida, tudo em paz com o seu documento. É... A felicidade existe. Melhor impossível.

• Numa bela manhã ensolarada, você inseriu outro tópico e... Irc !! E agora ? Como incluí-lo no índice ? Será preciso começar tudo, outra vez ? Pô, cê tá cansado(a) desta história. Começar de novo, recomeçar. Você já ouviu isso ! Tá parecendo sua vida sentimental !
• Calma, jovem... Calma ! Na informática existe vida inteligente.

De texto comum para título.

• Primeiro, é preciso transformar o tópico em título. Selecione-o,...

• ... clique em Formatar e ative o painel Estilos e formatação.

• Localize e clique no título que você está utilizando. A formatação correspondente será aplicada ao texto selecionado.

• Aí está o texto transformado em Título1.

Atualizando o índice.

• Retorne à primeira página.
• Selecione o índice.

• Em seguida, pressione a tecla F9.
• Na caixa de diálogo Atualizar índice analítico, ative a opção Atualizar o índice inteiro.

• É, jovem... Só isso. O índice está atualizado.

Dica para índices grandes.

• Para documentos com índices extensos, selecioná-los com o mouse torna-se tarefa tão complicada quanto encontrar diálogo em reunião de condomínio.
• Aí, vai, então, a minha sugestão. Clique em Exibir, posicione o ponteiro em Barras de ferramentas e ative Estrutura de tópicos.

• Clique no botão Ir para índice analítico.

• Clique no botão Atualizar índice analítico e o índice selecionado será atualizado.

• Tá achando qui kbô ? Neca de pitibiribas ! Tem mais. Desta vez você aprende a trabalhar com índices !

SUBMARINO: Fácil ! Rápido ! Seguro !

Word XP: Índices - 04/06: Formatação dos índices.

• Índices são inseridos com a formatação padrão definida pelo modelo ativo do Word XP ( Normal.dot é o mais utilizado ). Quando falo em formatação estou falando de tipo, cor, tamanho e estilo da fonte, espaçamento entre linhas, avanços e recuos.
• Porém, esta formatação padrão pode ser alterada. Além de alterá-la, é possível definir o seu alcance. Ela pode valer para todos os índices que forem criados, a partir da modificação do modelo, ou ficar restrita ao documento ativo.
• Se você deseja que os índices dos documentos tenham a mesma aparência, altere o modelo do Word XP e não se preocupe mais com tamanho, tipo, cor, estilo da letra, espaçamento entre linhas, etc., etc.

Peraí, Ricardo. Você falou em modelo, em Normal.dot e eu tô meio confuso(a).

• Bem, jovem, hoje, a dica é sobre Índices não é sobre Modelos. Mesmo assim, falarei rapidamente sobre este assunto. Cê fica me devendo essa.

A minha dúvida é: Por que ocê falou nesse tal de Normal.dot ?

• Isto é fácil de entender. Todo documento criado no Word XP baseia-se num modelo. Pode ser o modelo predefinido do editor microsoftiano ou pode ser o modelo criado por você. Na maioria das vezes, utilizamos o modelo Normal.dot.

Quem deu esse nome pro dito cujo ?

• A Microsoft.

E o que o modelo faz pela gente ?

• Ele facilita o nosso trabalho. Ele possui definições de formatação como fonte, layout da página, bordas, cabeçalho e rodapé, estilos e... e... formatações de índices.
• Quando você cria um documento, clicando, por exemplo, no botão Novo, este documento herdará toda a formatação reunida no modelo ativo, facilitando a sua vida. Se você definiu uma fonte ( por exemplo, Arial ) como padrão, não precisará fazê-lo, novamente.
• O cabeçalho e rodapé, definidos no modelo, serão aplicados ao novo documento. Isto tudo foi sacado pelo pessoal da Microsoft com o objetivo de facilitar a sua vida. Evitar repetição de tarefas.
• Eu não gostei daquela formatação padrão do índice que criamos e por isso quero redefini-la. Quero alterá-la e quero que prevaleça para outros índices que eu criar. Entendeu, agora, jovem internauta ?

Sim.

• Então, mãos à obra.

Alterando o modelo de índice.

• Clique em Formatar, posicione o ponteiro em Referência e escolha Índices.

• Na guia Índice analítico,...

• ... clique no botão Modificar.

• A caixa Visualização exibe a formatação default. Ela é baseada no modelo Normal.dot: Times New Roman, tamanho 12.
• Para alterar a formatação deste estilo, clique no botão Modificar.

• É nesta caixa de diálogo que você altera o modelo de índice. .

• Selecione, por exemplo, a fonte Arial e na caixa Tamanho, ative 11. Você pode escolher também outras formatações como Negrito, Itálico, Sublinhado e o botão Cor da fonte.

• Para aplicar outras opções ( Tracejado, Riscado, diversos tipos de sublinhado, etc., etc... ), clique no botão Formatar e escolha Fonte.

• A nossa velha e conhecida caixa de diálogo Fonte será exibida.

• Como padrão, o espaçamento entre as linhas é o simples. Clicando neste botão, o espaçamento será alterado para 1,5 ( o meu preferido ). O outro à direita é o espaçamento duplo. Questão de gosto, jovem, questão de gosto.

• Tá querendo outras opções de parágrafo ? Simples. Clique em Formatar e escolha Parágrafo..

• Cê já viu essa figura em algum lugar...

• Aqui você encontrará outras opções para o espaçamento entre as linhas.

• Bom. Então, ficamos assim. Fonte Arial, tamanho 11, espaçamento entre linhas igual a 1,5.

Modelo versus documento ativo.

• Para aplicar esta formatação nos próximos índices que você criar, ative a opção Adicionar ao modelo. Na próxima vez que você criar um índice, não será preciso reformatá-lo.
• Para restringir a alteração ao documento ativo, mantenha esta opção desativada.

• Vou ativar Adicionar ao modelo.
• Para finalizar, clique no botão OK.

• Observe: a caixa Visualização exibe a nova formatação.
• Clique em OK e...

• ... feche a caixa de diálogo Índices.

• O Word XP pergunta se você deseja substituir o índice antigo. É claro que sim. Se você clicar no botão Não, o documento ficará com 2 índices. Irc !

• Yesssss, jovem. Aí está o índice com a nova formatação. Como ativei a opção Adicionar ao modelo, todos os demais índices que eu criar receberão esta formatação.

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Word XP: Índices - 05/06.

• No último módulo, criamos um índice e alteramos a formatação padrão do modelo que era: Times New Roman, tamanho 12, espaçamento entre linhas igual a simples.

• A nova formatação foi definida assim: Arial, tamanho 11, espaçamento entre linhas igual a 1,5.
• Ao adicioná-la ao modelo, definimos a nova formatação para todos os documentos que forem criados a partir desta alteração. É claro, documentos baseados neste modelo.

Vamos ver como funciona na prática ?

• Sim, jovem, claro.
• Clique no botão Novo,...

• ... para criar um novo documento.

• Agora, a escolha é sua. Você pode digitar todo o conteúdo, inserir as imagens, bordas e definir os tópicos ou fazer o contrário: criar os tópicos e, em seguida, digitar o conteúdo.
• Como o objetivo deste tutorial é lhe ensinar a trabalhar com índices, vou direto aos tópicos.

Ok, Ricardo.

• Definida a estrutura do documento, ...

• ... selecione-a e...

• ... formate os itens como títulos.

• Com os títulos definidos, podemos, então,...

• ... inserir o índice analítico.
• Clique em Inserir, posicione o ponteiro em Referência e escolha Índices.

• Clique na guia Índice analítico. Não se preocupe com a formatação !

• Clique no botão OK.

Funcionou !!

• Claro, jovem. Você duvidava ?! Pô ! Pensei qui ocê creditava ni mim...

• Clique no índice. Você sabe que ao selecionar o texto, a formatação aplicada é exibida nos botão ( gostei desse nos botão ) da barra de ferramentas Formatação.
• Lá estão: Fonte ( Arial ), Tamanho ( 11 ),...

• ... e o espaçamento entre linhas 1,5. Esta é a formatação adicionada ao modelo. Tá vendo ! Trabalhar com modelos tem suas vantagens. E como !
• Se você criar outros documentos e inserir índices, será aplicada a mesma formatação.

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Word XP: Índices - 06/06: Da série: Meu índice deu tilte !

• Naquela bela manhã ensolarada, você acorda disposto(a), animado(a), de bem com a vida. Nada será capaz de tirar o seu fantástico bom humor.
• Decidido(a) a terminar aquele longo documento, insere o índice. Era o que faltava ! E eis que, sem a sua permissão e previsão, deu tilte. E agora ? O que fazer ? Bom... Na tentativa de lhe ajudar, vou, hoje, falar sobre 3 problemas que podem ocorrer na criação dos índices e quem sabe, resolver o seu problema.

Qui diabo disso é aquilo que apareceu no índice ?

• Calma, jovem internauta.
• O Word XP insere os índices através de códigos. Os tópicos não são textos comuns. Então, o que aconteceu ? Bom... alguém ( será você ? ), inadvertidamente, ativou a opção para exibir esses códigos. Fique tranquilo ! Você não perdeu o seu trabalho. Basta mandar o editor microsoftiano exibir o conteúdo do índice no modo tradicional, legível para nós mortais comuns.

• Selecione os tópicos,...

• ... clique com o botão direito e escolha Alternar códigos de campo.

• Problema resolvido.

Inseri novos títulos no documento e o índice não foi atualizado !

• Com a barra Estrutura de tópicos ativada, clique no botão Atualizar índice analítico.

Criei títulos dentro de caixas de texto. Não consigo atualizar o índice !

• Títulos inseridos em caixas de texto ou formas de desenho não são atualizados no índice.
• Veja este exemplo. Digitei o texto dentro de uma forma de desenho...

• ... e o formatei como Titulo1. Mesmo clicando no botão Atualizar índice analítico o índice não será atualizado.
• Índices só aceitam títulos digitados diretamente no documento. Não se esqueça !

SUBMARINO: Fácil ! Rápido ! Seguro !

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14/03/2003 - www.ricardohorta.net - Direitos adquiridos - Autor: Ricardo Horta