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Word XP: Mala Direta - Cap. 35: Colóquio pra bovino dormitar ?

• Nada disso. São dicas importantes que vão lhe ajudar no seu dia-a-dia. Conhecê-las, facilita em muito o seu relacionamento com esta velha ( e respeitável ) senhora, dona Mala Direta. Vou lhe mostrar como imprimir seções ( o documento inteiro você já sabe ), como criar condições para selecionar registros do banco de dados e como fazer o caminho de volta, ou seja, transformar um documento principal de mala direta em documento comum do Word.

Imprimir seções.

• Nas últimas lições, você gerou um documento do Word XP com as cartas para os destinatários da mala direta. Ao invés de imprimi-las, preferimos a opção Mesclar para novo documento e os motivos desta escolha foram explicados naquela lição.
• Você aprendeu, também, que cada carta naquele documento não é tratada como uma página comum mas sim como uma seção. É... O documento está dividido por seções.
• Para imprimir todas as cartas não há segredo. Basta clicar neste botão da barra de ferramentas Padrão.

• No entanto, o seu usuário pode ter dificuldades para imprimir apenas algumas cartas. E aqui vai a dica.
• Com o documento mesclado aberto, clique na opção Arquivo e escolha Imprimir.

• Para imprimir, por exemplo, apenas a 9a. carta ( seção 9 ), clique na opção Páginas e digite: s9.
• Em seguida, clique no botão OK.

• Para imprimir a 4a. e 10a. carta ( seções 4 e 10 ), digite: s4,s10.

• s20-230 começa a impressão pela 20a. carta e vai até a de número 30.

Filtrando dados.

• Ao criar a mala direta você pode optar por gerar a carta para todos os destinatários ou filtrá-los.
• Se o seu banco de dados é pequeno, é possível fazer esta filtragem manualmente. Com o documento principal ( a carta modelo ) aberto, clique no botão Destinatários da mala direta e...

• ... desmarque aquelas caixas à esquerda dos nomes, que não farão parte da mala direta. Eles não serão excluídos do banco de dados, fique tranquilo(a). Apenas, estarão desativados e não serão incluídos na mala direta.

• Isto funciona, quando são poucos registros. Num banco de dados com 1.000 clientes, por exemplo, filtrar os registros manualmente é perda de tempo.

E aí ?

• A solução não é informar ao Word XP quais clientes não receberão a carta. A solução é informar a condição para filtrar os registros do banco de dados, deixando para o Word XP a tarefa de separá-los. Você só informa a condição e o editor filtra os dados.

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