Parcerias RicardoHorta.Net

Início.

• Para abrir o Excel, clique com o botão esquerdo do mouse no botão Iniciar, localizado na barra de tarefas do Windows.
• Posicione o ponteiro do mouse na opção Programas.
• No menu que surgir, clique em Microsoft Excel.

No alto do vídeo está a Barra de título. Por que este nome?

• Por que nela são exibidos:
  1. O nome do programa que está sendo executado ( Microsoft Excel - isto é padrão do ambiente Windows ).
  2. O nome da pasta aberta.

Ao abrir o Excel, o nome da pasta é Pasta1. Por que ?

• Por que o Excel ainda não sabe o nome que você dará a sua pasta.
• Toda pasta criada, terá um nome, para que você possa, posteriormente, localizá-la e abri-la.
• Não existe possibilidade de você gravar uma pasta sem nome. Além do nome, o Excel precisa saber em qual pasta do Windows você irá gravá-la.

Ao salvar, eu salvo o que ? Pasta ou planilha ?

• Ao contrário do Word, onde você abre é um documento, no Excel você trabalha com uma pasta com planilhas. No Excel 97,como padrão, inicialmente, uma pasta tem 3 planilhas. Observe que lá embaixo, na barra de guias estão Plan1, Plan2 e Plan3.
• Você pode inserir mais planilhas nesta pasta e até mesmo alterar este padrão.

Parcerias RicardoHorta.Net

O botão Salvar.

• No Excel, você não salva uma planilha, você salva uma pasta com planilhas. Esta pasta pode ter 1 ou até 255 planilhas, mas o que está sendo salvo é uma pasta de trabalho do Excel.
• É o contrário do Word, onde o documento é tratado separadamente. Lá, ao clicar no botão Novo, você cria um novo documento. Aqui, não. Ao clicar no botão Novo, você cria uma pasta com 3 planilhas ( se você não alterou o número padrão de planilhas...).

• Para salvar a pasta com planilhas, clique no botão Salvar, localizado na barra de menus.
• Se você estiver salvando o arquivo pela primeira vez, uma caixa de diálogo, chamada Salvar como, será exibida.

Por que Salvar como ?

• Porque o Excel ainda não sabe o nome que será dado à pasta e onde onde ela será salva

O padrão do Excel

• Se você não escolher outro local, como padrão, o Excel abre e salva as pastas com planilhas em Meus Documentos.

Quero utilizar Meus Documentos para salvar meus arquivos.

• OK. Dentro da caixa Nome do Arquivo informe um nome para a pasta, que você acabou de criar.

• Observe que na caixa Salvar como tipo está selecionado Pasta de trabalho do Microsoft Excel

• Após digitar o nome, clique no botão Salvar

• Na barra de título é exibido o nome da pasta.

Quero salvar meu arquivo em outra pasta

• Clique na seta à direita da caixa Salvar como.
• Para salvar no disquete, selecione Disquete de 3 1/2
• Para salvar em outra pasta no disco rígido, clique em C:

• Se você selecionou o disquete, basta informar o nome do documento e clicar no botão Salvar.
• Se C: foi selecionado, você precisa localizar e abrir a pasta do Windows.
• Neste exemplo, eu vou clicar em Controle Vendas, que é uma pasta que eu criei no meu computador

• Selecionada a pasta eu tenho que abri-la. Clico no botão Abrir da caixa Salvar Como.

• Dentro de Controle Vendas ( observe a caixa Salvar em ), informo o nome da pasta em Nome do arquivo e....
• ....clico no botão Salvar.

O que faz a opção Autosalvamento do Excel ?

• A opção Autosalvamento salva, automaticamente, as alterações efetuadas na sua pasta de planilhas.
• Enquanto estiver digitando os dados, você não precisa se preocupar em clicar no botão Salvar, para gravar as informações. Deixe esta tarefa a cargo do Excel.
• Você pode, inclusive, determinar o intervalo, em minutos, para o salvamento.

Como ativo o Autosalvamento ?

• Clique na opção Ferramentas, localizada na barra de menus.
• Se a opção Autosalvamento não estiver ativada como na figura aí ao lado, clique na opção Suplemento deste mesmo menu.
• Autosalvamento é um suplemento do Excel e ele não é inserido automaticamente no menu. Você precisa ativá-lo.

A Caixa de diálogo Suplemento

• Na caixa de diálogo Suplemento, marque a opção Autosalvamento.
• Clique, em seguida, no botão OK.

Definindo o intervalo para salvar as planilhas

• Clique novamente na opção Ferramentas ( barra de menus ).
• Clique em Autosalvamento.
• Marque a opção Salvar automaticamente...
• Em seguida, informe de quantos em quantos minutos deseja que o Excel salve as suas planilhas.
• Você pode optar por aplicar o autosalvamento somente a pasta ativa ( aquela na qual está digitando ), ou salvar todas as pastas de trabalho abertas.
• Mantendo ativada a opção Avisar antes de salvar, uma caixa de diálogo será exibida antes de cada salvamento, pedindo para confirmar a tarefa. É preferível manter esta opção desativada.
• A exibição desta caixa de diálogo de tempos em tempos é desagradável
• Clique em seguida no botão OK.

Parcerias RicardoHorta.Net

O padrão do Excel

• Ao abrir o Excel, 3 guias aparecem na parte inferior do seu vídeo: Plan1, Plan2 e Plan3.
• Cada guia corresponde a uma planilha. Isto é o padrão do Excel, mas pode ser alterado.

• Para abrir pastas com um número maior de planilhas, clique na opção Ferramentas, localizada na barra de menus.
• No menu que surgir, selecione Opções.

A caixa de diálogo Opções

• Nesta caixa de diálogo, clique em Geral.
• Na opção Número de planilhas na nova pasta, clique na seta para cima ou para baixo para aumentar ou diminuir este número.
• Em seguida, clique no botão OK.
• Observe que o número será alterado somente para a nova pasta. Para esta que está aberta, você terá que inserir planilhas.

Inserindo planilhas.

• Clique na opção Inserir, localizada na barra de menus.
• No menu que surgir, clique em Planilha.

• Uma nova planilha com o nome de Plan4 será inserida.

Plan4 antes de Plan1 não tá com nada !

• E não está mesmo... Clique com o botão esquerdo do mouse sobre Plan4 e...

• ...mantendo-o pressionado, arraste-o até a posição desejada.

• Em seguida, libere o botão.

Renomeando.

• Plan1 não diz nada. Que tal renomeá-la para um nome, que identifique a planilha ?
• Clique com o botão direito sobre Plan1.

• No menu que surgir, selecione Renomear.

• O Excel abre a guia para você digitar o novo nome.

• Não é preciso clicar dentro da guia, pode começar a digitar.

Copiando planilhas.

• Planilhas podem ser copiadas para a mesma pasta ou pasta diferente.
• Clique com o botão direito na guia que deseja copiar.
• No menu que surgir, selecione Mover ou copiar.

• Clique na seta à direita da caixa Para a pasta.
• Para copiar para uma nova pasta, selecione a 1a. opção.

• Você pode mover ou copiar uma pasta ( mover, exclui a planilha da pasta de origem e move-a para a pasta de destino. ).
• Para gerar uma cópia ( mantendo a original na pasta ), ative a opção Criar uma cópia.

• Será criada uma pasta com a(s) planilha(s) que você selecionou.
• Se você selecionar uma planilha, será criada uma pasta com apenas uma planilha.

Quero copiar para a mesma pasta.

• Clique com o botão direito na guia da planilha que deseja copiar.
• No menu que surgir, selecione Mover ou copiar.
• Na caixa de diálogo com o mesmo nome, clique na seta à direita da caixa Para pasta, e selecione o nome da pasta.
• Na caixa Antes da planilha, você define o local onde será inserida a cópia.
• Para inserir entre Plan2 e Plan3, por exemplo, selecione Plan3.
• Para inserir no final da lista de guias, selecione mover para o final.
• Ative a opção Criar uma cópia.

• Clique no botão OK.

• Utilize as setas que estão no canto inferior esquerdo do vídeo para passear pela lista de guias.
• Elas são úteis quando você estiver trabalhando com muitas planilhas numa mesma pasta.
• Se você clicar com o botão direito sobre uma das setas, será exibido um menu com a lista de planilhas.
• Clique com o botão esquerdo sobre a planilha que deseja ativar.

Parcerias RicardoHorta.Net

Opções de proteção.

• Se você não quiser escutar "Desculpe-me, foi sem querem, eu não sabia que era sua, eu não sabia que não podia abrir....", crie senhas para proteger as pastas de trabalho.
• Ao criar a senha, você não está protegendo apenas uma planilha, mas sim, a pasta de trabalho com todas as planilhas.
• Se a pessoa não informar a senha correta, o Excel exibirá uma mensagem de erro e não abrirá a pasta.
• Existem dois tipos de proteção:
  1. Para abrir as pastas e,
  2. Permite abrir as pastas mas não permite alterar os dados.
• Neste módulo você vai aprender a criar senhas para abrir as pastas de trabalho.

Abrindo a caixa de diálogo Salvar como.

• Com a pasta de trabalho aberta, clique na opção Arquivo, localizada na barra de menus.
• No menu que surgir, selecione Salvar como.

• Na caixa de diálogo Salvar como clique no botão Opções.

A caixa de diálogo Opções de salvamento.

• Em Senha de proteção informe a senha para abrir esta pasta. O Excel distingue letras minúsculas de maiúsculas.
• Após informar a senha, clique no botão OK.

Confirmando a senha.

• Uma outra caixa de diálogo é exibida, solicitando a confirmação da senha.
• Digite a senha novamente. Se você informar uma senha diferente da que informou na primeira caixa de diálogo, o Excel exibirá uma mensagem de erro.
• Clique, em seguida, no botão OK.

• Ao retornar para Salvar como, clique no botão Salvar.

• Se a pasta de trabalho não estiver sendo salva pela primeira vez, o Excel pergunta se deseja salvar por cima.
• Clique no botão Sim.
• Em seguida, feche a pasta de trabalho, mas mantenha o Excel aberto.

Será que funciona ?!

• Clique no botão Abrir, localizado na barra de menus. Localize e abra a pasta que você salvou com senha.
• Uma caixa de diálogo será exibida, exigindo que a senha seja informada.

• Se você digitar uma senha diferente da informada, a caixa de mensagem abaixo será exibida, e o Excel não abrirá a pasta protegida.

Quero remover a senha de proteção.

• Primeiro, é preciso de abrir a pasta de trabalho. Você não consegue remover uma senha de proteção com a pasta fechada. Portanto, se você se esqueceu da senha......
• Com a pasta aberta, clique na opção Arquivo, localizada na barra de menus.
• Clique em Salvar como.
• Na caixa de diálogo Salvar como, clique no botão Opções.
• Apague a senha da caixa Senha de proteção.
• Clique no botão OK.

• Clique no botão Salvar como.
• Feche a pasta.

Parcerias RicardoHorta.Net

A barra de menus

• A barra de Menus, que fica abaixo da barra de Título, apresenta as opções Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados, Janela e Ajuda.

Porque barra de menus ?

• Por que atrás de cada opção existe um menu com outras opções para você editar a planilha.

A barra de ferramentas Padrão.

• Se você não alterou a configuração do Excel, a primeira barra de ferramentas abaixo da barra de Menus é a chamada Padrão.
• Nela estão os botões Novo, Abrir, Salvar, Visualizar impressão e assim por diante.

A barra de ferramentas Formatação

• Abaixo da barra de ferramentas Padrão está a barra Formatação, com os botões utilizados para formatar as células. Formatar significa alterar o tamanho, a cor e o tipo da letra, por exemplo.
• Mas você pode, também, formatar com estilo de moeda, porcentagem, aumentar ou diminuir o número de casas decimais, etc. ( a novela é longa ).
• Da esquerda para a direita você encontrará os botões Tipo de Fonte, Tamanho da Fonte, Negrito, Itálico, Sublinhado...

A barra de fórmulas.

• É nela que você edita as fórmulas das células. ( é aí que o bicho pega.. ).

A barra Tabela dinâmica.

• Com esta barra você cria e formata tabelas dinâmicas, que têm este nome por permitir alterar a posição das colunas com uma facilidade incrível.

Oops !! A minha barra Tabela dinâmica não aparece no vídeo ! Alguma coisa errada ?

• Não. Você pode exibir ou ocultar estas barras de ferramentas. Se a barra de ferramentas Tabela dinâmica não aparece no vídeo, é porque ela está desativada. Mas não se preocupe. Você aprenderá a exibi-la.

Personalizando a tela do Excel.

• As barras de Menus, Padrão e Formatação provavelmente estarão na tela do seu computador, sem que você precise ativá-las ( a não ser que você tenha alterado a configuração do Excel ).
• Mas você pode ativar ( exibir ) ou desativar ( ocultar ) barras de ferramentas.

Então, nem todas as barras ficam ativadas, quando eu abro o Excel ! Por que ?

• Porque são muitas e quanto mais barras exibidas, mais confusa ficará a sua tela. E você não precisará utilizar todas ao mesmo tempo. Por isto existe esta opção de ocultar e exibir.

Como ocultar uma barra de ferramentas ?

• Clique na opção Exibir, localizada na barra de menus.
• Posicione o ponteiro do mouse em Barras de ferramentas.
• Um menu será exibido com os nomes das barras predefinidas do Excel.

• As que apresentam um sinal do lado esquerdo do nome, estão ativadas.
  As demais estão desativadas ( ocultas ).
• Para exibir ou ocultar, basta clicar no nome da barra.
• Veja o caso da barra de ferramentas Tabela dinâmica, que não apresenta aquele símbolo à esquerda do nome.
• Clique nela. O menu será fechado e a barra de ferramentas será ativada.

Mas esta barra vai ficar aí ?.

• Calma ! Você pode alterar a posição de uma barra de ferramentas.
• Clique com o botão esquerdo do mouse na barra azul da Tabela dinâmica e, mantendo-o pressionado, arraste a barra para cima.

• Posicione Tabela dinâmica entre as barras Formatação e Fórmulas. Observe o tracejado.
• Em seguida, libere o mouse.

• Para alinhá-la à esquerda, posicione o ponteiro naquelas 2 hastes que você vê na figura acima.
• Clique com o botão esquerdo e, mantendo-o pressionado, arraste-o até a margem esquerda da tela.

E para ocultar a barra de ferramentas Tabela dinâmica ? ( ou outra barra qualquer )

• Repita o processo.
  1. Clique na opção Exibir,localizada na barra de menus.
  2. Posicione o ponteiro do mouse em Barras de ferramentas.
  3. Clique em Tabela dinâmica.

As guias.

• Na parte inferior do vídeo estão as guias desta pasta de trabalho. Cada guia corresponde a uma planilha.
• Ao abrir o Excel, é criada, automaticamente, uma pasta com 3 planilhas: Plan1, Plan2, Plan3. Isto é padrão.
• Você pode inserir mais planilhas ou, se preferir, alterar este padrão.

A barra de ferramentas Desenho.

• Mais abaixo está a barra de ferramentas Desenho ( se não estiver ativada, vocé já sabe o que fazer ).
• Com ela você insere retângulos, elipses, setas ( veja o botão Autoformas ), caixas de texto, e altera a cor do preenchimento, as bordas, a cor da fonte, etc.

A barra Visual Basic.

• A barra Visual Basic, como padrão, fica desativada. Você irá trabalhar com ela ( e põe trabalho nisto ) quando criar Macros. ( calma, ansiedade ! )

O ambiente do Excel.

• Procurei mostrar neste módulo o ambiente do Excel. As barras de ferramentas, as posições, a facilidade para movê-las, a função de cada uma... Mas tem muito mais opções e módulos escondidos por aí.
• Porém, era importante que você conhecesse o terreno onde vai trabalhar.
• Bem vindo(a) ao Excel ! Divirta-se !

Parcerias RicardoHorta.Net

Método simples.

• Copiar planilhas de uma pasta para outra é muito fácil.
• Abra a pasta do Excel que contém a planilha.

• Defina qual planilha será copiada,...

• ...clicando com o botão esquerdo na sua guia. Por exemplo: se eu quero copiar a planilha Salário, basta clicar na guia com o mesmo nome.

• Depois, clique com o botão direito sobre a guia e no menu que surgir, escolha Mover ou copiar...

• Na caixa de diálogo Mover ou copiar ative a opção Criar uma cópia.

O que acontecerá se eu não ativar esta opção ?

• A planilha não será copiada. Ela será movida. Já viu, né, a cara do seu chefe quando souber do resultado...

Definindo o destino.

• Clique na seta à direita da caixa Para pasta e selecione a opção Nova pasta.
• Observe: você poderia copiar para a mesma pasta, selecionando a opção Vendas.xls.

• Nova pasta significa que o Excel irá criar uma pasta com apenas a planilha que você selecionou.
• Clique no botão OK ( já imaginou a sua sogra com um botão OK e outro Cancelar ? ).

• O Excel cria uma pasta chamada Pasta2.xls...

• ... e lá está a planilha Salários.

• Clicando na opção Janela, localizada na barra de menus, o Excel lhe informa que neste momento estão abertas 2 pastas de trabalho.
• Pasta2 é a pasta que você acabou de criar. Vendas é a pasta onde está a planilha original.
• Meu ( minha ) jovem, fácil demais. Difícil é aquilo que você NÃO quer fazer.

Parcerias RicardoHorta.Net

Botando ordem na casa.

• Ao digitar os dados na planilha, não se preocupe com a sequência. Após a entrada de todos os dados, você poderá classificá-la por qualquer coluna, em ordem crescente ou descrescente.
• A planilha abaixo é um exemplo do que estou falando. Os nomes não estão em ordem alfabética e eu nem me preocupei com isto ao digitá-los.
• Para classificá-los em ordem alfabética crescente, você deve, primeiro, clicar dentro de qualquer...

• ...célula que faz parte do intervalo.

• Clique em Dados, na barra de menus e escolha Classificar.

• Em Classificar por, escolha Funcionários. A ordem será Crescente.

• Mantenha ativada a opção Linha de cabeçalho.
• Clique no botão OK.

• A planilha ficará classificada por nome do funcionário.

O que acontecerá se eu escolher a opção Nenhuma linha de cabeçalho ?

• Faça o teste. Clique dentro de qualquer célula do intervalo.

• Clique em Dados e em Classificar.

• Ative a opção Nenhuma linha de cabeçalho.
• Ao informar que a planilha não tem títulos, o Excel substituirá Funcionários, Salários, etc. por Coluna A, Coluna B, e assim por diante.
• Clique no botão OK.

• O Excel interpretou a linha de títulos como sendo linha de dados e a classificou, também.

Quero classificar os dados por salários.

• OK. Na caixa Classificar por, selecione Salários.
• E ative a opção Linha de cabeçalho.

• Aí está a planilha por ordem crescente de salários.

Quero classificar os dados pela coluna Salários em ordem decrescente.

• OK. Na caixa Classificar por, ative Salários e Decrescente.

• O resultado será este aí.

• Você pode utilizar, também, os botões Classificação crescente e Classificação decrescente da barra de ferramentas Padrão.
• Porém, você não terá acesso a todas as opções da caixa de diálogo Classificar.

Parcerias RicardoHorta.Net

O palco é o seu lugar.

• Para incrementar o visual da sua planilha, impressionar o seu chefe e, logo em seguida, pedir aumento, insira uma imagem como segundo plano.
• Esta imagem, no entanto, não será impressa. Ela é utilizada somente para apresentações.
Mas, vale a pena. Impressiona o público. Vamos lá !
• Clique na opção Formatar, localizada na barra de menus.
• Posicione o ponteiro sobre Planilha.
• No menu que surgir, selecione Segundo plano.

• Como padrão, a caixa de diálogo Segundo plano da planilha abre a pasta Meus documentos.

• Em seguida, você deverá localizar e selecionar a imagem.
• No meu computador, eu abri a pasta C:\Arquivos de programas\Microsoft Office\Clipart\Popular.

• Se você instalou a subpasta Popular no seu computador, selecione Setas2.

• Selecionada a figura, clique no botão Abrir, e o resultado será este aí.

• Lembre-se: na versão Office 97, o segundo plano não é impresso ( ou será imprimido ? Puts, me fú ! ).

Parcerias RicardoHorta.Net

RicardoHorta.Net - www.ricardohorta.net - Direitos adquiridos - Autor: Ricardo Horta - 14/03/2000