SUBMARINO: Fácil ! Rápido ! Seguro !

O primeiro contato.

• Ao abrir o Excel, uma pasta com 3 planilhas é criada automaticamente. Na barra de título está o nome da pasta: Pasta1
• Este nome será alterado, se você quiser, quando clicar no botão Salvar, localizado na barra de ferramentas Padrão.
• Lá embaixo, estão as guias Plan1, Plan2 e Plan3.
• Cada guia corresponde a uma planilha. É isto. O que você vê neste momento é uma pasta com 3 planilhas.
• É diferente do Word. Quando ele é aberto, aparece um documento somente. Aqui não, são 3 planilhas dentro de uma pasta.
• Por que 3 ? É padrão do Excel, mas você pode alterá-lo.

• Cada quadrado deste aí tem o nome de célula.
• Aquelas letras A, B, C... correspondem às colunas. E os números à esquerda, (1,2,3...) correspondem às linhas.
• Para digitar dentro de uma célula é preciso primeiro selecioná-la.

Como seleciono uma célula ?

• Clicando com o botão esquerdo do mouse dentro dela.
• Uma célula selecionada, apresenta as bordas negritadas. Observe que A1, na figura acima está selecionada.

A1 ?!!

• É.. A1, A2, B1, B2, é assim que você se refere à elas.
• Onde A é a coluna e 1 é o número da linha.

Acompanhe este exercício.

• Com A1 selecionada, digite FUNCIONÁRIO.

• Em seguida, tecle [ Enter ].
• Isto é importante. Sempre que acabar a digitação dos dados em uma célula, tecle [ Enter ].

Oops ! A coluna ficou pequena !

• Posicione o ponteiro do mouse na interseção entre A e B.
• Quando o ponteiro assumir o formato de 4 setas, clique com o botão esquerdo.
• Mantendo-o pressionado, arraste-o para a direita o suficiente, para que a palavra caiba centro da coluna.
• Em seguida, libere o mouse.

Agora é com você.

• Digite SALÁRIO em B2, PRÊMIO em C2 e TOTAL em D2.
• Lembre-se de que a célula deve estar selecionada.

A tecla [ TAB ].

• Para pular para a próxima coluna à direita, tecle [ TAB ].
• E para pular para a linha abaixo ? Tecle [ Enter ].
• A direção da tecla [ Enter ] pode ser alterada. Mas isto é outra história...
  O padrão é : ao teclar [ Enter ], a seleção passa para a próxima linha abaixo.

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Digitando os nomes dos funcionários.

• Clique na célula A2.

• Digite o nome do primeiro funcionário. Em seguida, tecle [ Enter ]

• Complete a lista e, ao digitar o último, tecle [ Enter ] novamente.

E agora ?!

• Você digitou os títulos, os nomes e agora vamos informar os salários.

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O botão Estilo de moeda.

• Para digitar o salário, clique, primeiro, na célula B2 com o botão esquerdo do mouse.
• Em seguida, digite 1000. É assim mesmo... sem vírgula, ponto. Mais à frente você irá formatá-la.

• Tecle [ Enter ] para a seleção pular para a linha de baixo.

• Informe os outros dois salários.

• Tá bom, gente. Eles não são lá essas coisas, mas isto é apenas um teste !
• Mas até que Maria Helena não deve reclamar...

Selecionando mais de uma célula ao mesmo tempo.

• Clique com o botão esquerdo em B2 e arraste-o até B4.
• Você poderia clicar em apenas uma célula, formatá-la, e repetir este processo para cada célula. Mas é muito mais fácil selecionar todas e formatá-las de uma vez.

• Com o intervalo de células selecionado, clique no botão Estilo de moeda, localizado na barra de ferramentas Formatação.

• E o Excel formata as células com a vírgula para as casas decimais, o ponto separando o milhar e o R$.
• Fácil !

• E agora, vamos às fórmulas !

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Prêmio ?! Uau !!

• Papo interessante este, não ?!
• A empresa decidiu conceder um prêmio de 10% sobre o salário de cada funcionário, devido ao bom desempenho no último ano.
• Você precisa, então, informar uma fórmula. Claro ! Você não vai utilizar aquela maquininha de calcular aí ao lado.
• Para começar uma fórmula, você precisa, primeiro, digitar o sinal de igual ( = ).
• É assim que o Excel identifica que você está informando uma fórmula e não um simples texto.
• É assim que o Excel diferencia uma fórmula de um conteúdo ( valor, texto ou data, por exemplo ).

=B2*10%... É a fórmula.

• B2 refere-se ao salário de José Maria ( aqueles 1.000,00 reais ao lado ). B refere-se à coluna e 2 à linha.
• * ( asterisco ) é o sinal de multiplicação.
• 10% é o percentual do prêmio.

Arrastando e copiando a fórmula.

• Posicione o ponteiro do mouse sobre a alça de preenchimento da célula.

• Clique com o botão esquerdo e, mantendo-o pressionado, arraste-o até B4.

• O Excel calcula os outros prêmios para você.
• Agora, vamos aos totais.

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Calculando toda a coluna Total.

• Para calcular os totais você poderia selecionar a primeira célula, clicar no botão Autosoma. Em seguida, seleciona a 2a. célula.....
• Existe, porém, uma maneira mais fácil de fazer isto.
• Clique com o botão esquerdo do mouse em D2 e....

• ...mantendo-o pressionado, arraste-o até a última célula que será calculada.

• Clique, então, no botão Autosoma, localizado na barra de ferramentas Padrão.

• O intervalo de células selecionado será calculado.

• Isto funciona para 3, 10, 20 ou.... células. Clique agora na célula A5 e digite TOTAL GERAL.

• Clique na célula B5 e.....

• ... mantendo o botão esquerdo pressionado, arraste o ponteiro até D5, conforme figura abaixo.

• Clique no botão Autosoma.

• O próxima passo é dar um trato nesta planilha. Dar uma paginada ...

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Como aumentar a altura da linha.

• Posicione o ponteiro do mouse na interseção entre as linhas 1 e 2. Quando o ponteiro assumir o formato de 4 setas, clique com o botão esquerdo e....

• ...mantendo-o pressionado, arraste-o para baixo.

• Em seguida, libere o mouse.

Centralizando os títulos.

• Clique com o botão esquerdo na célula A1.

• Mantendo o botão esquerdo pressionado, arraste-o até D4.

• Clique no botão Centralizar, localizado na barra de ferramentas Formatação.

Centralizando verticalmente.

• Você centralizou os títulos horizontalmente. Mas, observe que verticalmente elas estão alinhados na parte inferior.
• Para centralizar verticalmente, mantenha as células selecionadas e clique na opção Formatar, localizada na barra de menus.
• No menu que surgir, selecione Células.

A caixa de diálogo Formatar células.

• Esta caixa de diálogo tem 6 guias: Número, Alinhamento, Fonte, Bordas, Padrões e Proteção.
• Clique na guia Alinhamento.
• Na caixa Horizontal a opção Centro já está selecionada.
• Clique na seta à direita da caixa Vertical e selecione Centro.

• Clique, em seguida, no botão OK. Agora, sim ! Centralizados verticalmente e horizontalmente.

Aumentando o tamanho da Fonte.

• Clique na seta à direita do botão Tamanho da Fonte e, no menu que surgir, selecione 11.

O botão Negrito.

• Mantendo ainda as células selecionadas, clique no botão Negrito, localizado na barra de ferramentas Formatação.

O botão A cor da Fonte.

• Clique na seta à direita deste botão. Selecione a cor amarela.

O botão A cor do preenchimento.

• Clique na seta à direita deste botão e selecione a cor Azul.

Uau ! It works !

Selecionando toda a planilha.

• Clique na célula A1.

• Mantendo o botão esquerdo pressionado, arraste-o para a direita e para baixo....

• ... até a ultima célula da última linha.

Criando bordas.

• Clique na opção Formatar, localizada na barra de menus.
• Clique em Células.
• Na caixa de diálogo Formatar células, clique na guia Borda.

Selecionando a cor da borda.

• Clique na seta à direita da caixa Cor e, no menu que surgir, selecione Azul.

Selecionando o estilo da borda.

• As bordas podem ser contínuas, tracejadas, apenas uma linha, linha dupla, etc...
• Clique na opção de linhas duplas, conforme figura abaixo.

• Clique dentro do botão Contorno e dentro do botão Interna.
• Se você clicar apenas no botão Contorno, esta formatação de borda será aplicada somente às bordas externas, as bordas que contornam o intervalo de células selecionado.
• Internas se referem as linhas internas do intervalo de células.
• Clique, em seguida, no botão OK.

• Ao fechar a caixa de diálogo Formatar células, o intervalo ainda estará selecionado.

• Para encerrar a seleção, clique em qualquer célula da planilha.

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Evitando erros

• A entrada de dados em uma planilha pode e deve ser validada enquanto estiver sendo digitada.
• A princípio, as células aceitam tudo. Você pode cercar algum tipo de erro através de formatações ( moeda, data, etc. ), mas e o conteúdo ? Formatar uma célula como numérica, não impede que um número negativo, por exemplo, seja digitado.
• Nas versões anteriores do Excel, para validar a digitação, para impor limites a entrada de dados, você precisava criar macros.
• A partir da versão 97, esta tarefa foi facilitada em muito. Na planilha exemplo abaixo há uma relação de departamentos com os respectivos funcionários.
• Para consistir a digitação na coluna Salário, onde só serão permitidos valores iguais ou superiores a R$136,00, você poderá utilizar o módulo Validação de dados.
• Acompanhe o exercício.

Selecionando as células.

• Antes de validar o intervalo de células C2:C6, você precisa selecioná-lo.
• Clique com o botão esquerdo do mouse sobre C2 e, mantendo-o pressionado, arraste-o até C6.
• Em seguida, clique na opção Dados, localizada na barra de menus.
• No menu que surgir, selecione Validação.

A Caixa de diálogo Validação de dados

• Esta caixa apresenta 3 guias:
  1. Definições, onde é definido o critério da validação.
  2. Mensagem de entrada, onde é definida uma mensagem, que será exibida, tão logo a célula seja selecionada.
  3. Alerta de erro, onde você define a mensagem de erro, se o valor digitado na célula não for apropriado.

A guia Definições

• Clique na guia Definições.
• Clique na seta à direita da caixa Permitir, e no menu que surgir, selecione Decimal.
• Na caixa Dados, clique na seta à direita e selecione a opção maior ou igual a .
• Clique dentro da caixa Mínimo e informe o valor desejado, neste exemplo, 136,00.
• Em seguida, clique no botão OK.

Testando a validação

• Clique com o botão esquerdo do mouse dentro da célula C2 e digite 100,00.
• Tecle [ Enter ].
• O Excel não permite que este valor seja digitado, pois você informou 136,00 como valor mínimo.
• Não estranhe a mensagem, você irá alterá-la. Isto de "Outro usuário...." é demais.

Definindo uma mensagem de entrada

• A mensagem de entrada ocorre quando você clica na célula. Para exibir uma mensagem antes da digitação ( tipo Ajuda on line ), selecione, novamente, o intervalo C2 até C6.
• Clique na opção Dados na barra de menus.
• Clique em Validação.
• Clique na guia Mensagem de entrada.
• Mantenha a opção Mostrar mensagem de entrada... ativada.
• Na caixa Título informe o nome da sua empresa ou da sua planilha.
• Na caixa de entrada, digite a mensagem, que será exibida antes da digitação.
• Clique, em seguida, no botão OK.

• Ao clicar numa das células do intervalo, a mensagem será exibida em forma de comentário.

Criando uma mensagem de erro

• Você poderá optar por exibir a sua mensagem de erro, descartando a do Excel "Outro usuário restringiu valores...."
• Selecione o intervalo de células C2:C6.
• Clique na opção Dados, localizada na na barra de menus.
• Selecione Validação.
• Clique na guia, Alerta de erro.

• Na caixa Título, digite o nome da sua empresa ou da sua planilha.
• Na caixa Mensagem de erro, defina a mensagem.
• Clique no botão OK.
• Clique na célula C2 e informe, por exemplo, 100 e tecle [ ENTER ].
• A caixa abaixo será exibida.

Removendo a validação de dados

• Para remover a validação da entrada de dados, selecione o intervalo de células C2:C6.
• Clique na opção Dados na barra de menus.
• Clique em Validação.
• Clique no botão Limpar tudo.

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Inserindo subtotais

• Imagine uma planilha com uma lista de empresas e seus respectivos funcionários e salários, como esta aí abaixo.

• Para criar subtotais por empresa, você poderia inserir uma linha a cada quebra de empresa, e utilizar o botão Autosoma.

• Se a planilha for pequena, você não terá muito trabalho. Mas com uma planilha grande é preferível utilizar o módulo de SubTotais do Excel.
• Você define por qual coluna e função serão feitos os cálculos.
• Neste exemplo acima, será criada uma linha após cada mudança de empresa, somando os salários.
• Ao final, se você quiser, será inserido o total geral ( a soma dos salários de todas as empresas ).

A caixa de diálogo Subtotais

• Clique dentro de qualquer célula do intervalo, que você deseja somar.
• Em seguida, clique na opção Dados, localizada na barra de menu.
• No menu que surgir, selecione Subtotais.

• Observe que todas as células da planilha foram selecionadas.

• Na opção A cada alteração em clique na seta à direita. Um menu será exibido com todas as colunas da planilha.
• Neste exemplo eu vou selecionar Empresa.
• Na caixa Usar função, você escolhe a função (soma, média, etc...) Eu selecionei Soma. Na caixa Adicionar subtotal a, clique na coluna que será somada ( Salario )
• À cada mudança de empresa, uma linha será incluída e o total de salários de cada empresa será inserido.
• A opção Resumir abaixo dos dados cria um total geral no final da planilha.
• Clique, em seguida, no botão OK. O resultado será este aí abaixo:

Incluindo mais uma função.

• E se você quisesse a média dos salários de cada empresa ? Tudo bem. Não existem limites de subtotais numa planilha.
  
• Clique dentro de qualquer célula deste intervalo. Clique em Dados, na barra de menus.
• No menu que surgir, selecione Subtotais.

• Na caixa A cada alteração em mantenha a opção EMPRESA.
• Clique na seta à direita da caixa Usar função e, no menu que surgir, selecione Média.

A opção Substituir subtotais atuais.

• Desative a opção Substituir subtotais atuais. Se ativada, o Excel excluiria o subtotal existente ( no nosso caso Soma ) e incluiria o novo subtotal escohido.
• Quando desativada, permite que você insira mais de um subtotal na planilha.
• Clique, em seguida, no botão OK.

Quero remover todos os subtotais.

• Clique na opção Dados ( barra de menus ).
• Selecione Subtotais.
• Clique no botão Remover tudo.
• Clique no botão OK.

Minha planilha tem 2 subtotais: Soma e Média. Eu consigo remover apenas um subtotal ?

• Não. Ao clicar no botão Remover tudo, você remove tudo mesmo, todos os subtotais.

E aqueles números à esquerda da tela ?

• Eles controlam a exibição e impressão dos subtotais. Você pode exibir ou imprimir toda a planilha ou apenas os subtotais: Soma e Média.
• Para ocultar as linhas de detalhes ( as linhas com os dados dos funcionários ), clique com o botão esquerdo no número 2.

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RicardoHorta.Net - www.ricardohorta.net - Direitos adquiridos - Autor: Ricardo Horta - 14/03/2000