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O primeiro contato.

Ao abrir o Excel, uma pasta com 3 planilhas é criada automaticamente. Na barra de título está o nome da pasta: Pasta1
Este nome será alterado, se você quiser, quando clicar no botão Salvar, localizado na barra de ferramentas Padrão.
Lá embaixo, estão as guias Plan1, Plan2 e Plan3.
Cada guia corresponde a uma planilha. É isto. O que você vê neste momento é uma pasta com 3 planilhas.
É diferente do Word. Quando ele é aberto, aparece um documento somente. Aqui não, são 3 planilhas dentro de uma pasta.
Por que 3 ? É padrão do Excel, mas você pode alterá-lo.

Cada quadrado deste aí tem o nome de célula.
Aquelas letras A, B, C... correspondem às colunas. E os números à esquerda, (1,2,3...) correspondem às linhas.
Para digitar dentro de uma célula é preciso primeiro selecioná-la.

Como seleciono uma célula ?

Clicando com o botão esquerdo do mouse dentro dela.
Uma célula selecionada, apresenta as bordas negritadas. Observe que A1, na figura acima está selecionada.

A1 ?!!

É.. A1, A2, B1, B2, é assim que você se refere à elas.
Onde A é a coluna e 1 é o número da linha.

Acompanhe este exercício.

Com A1 selecionada, digite FUNCIONÁRIO.

Em seguida, tecle [ Enter ].
Isto é importante. Sempre que acabar a digitação dos dados em uma célula, tecle [ Enter ].

Oops ! A coluna ficou pequena !

Posicione o ponteiro do mouse na interseção entre A e B.
Quando o ponteiro assumir o formato de 4 setas, clique com o botão esquerdo.
Mantendo-o pressionado, arraste-o para a direita o suficiente, para que a palavra caiba centro da coluna.
Em seguida, libere o mouse.

Agora é com você.

Digite SALÁRIO em B2, PRÊMIO em C2 e TOTAL em D2.
Lembre-se de que a célula deve estar selecionada.

A tecla [ TAB ].

Para pular para a próxima coluna à direita, tecle [ TAB ].
E para pular para a linha abaixo ? Tecle [ Enter ].
A direção da tecla [ Enter ] pode ser alterada. Mas isto é outra história...
O padrão é : ao teclar [ Enter ], a seleção passa para a próxima linha abaixo.

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Digitando os nomes dos funcionários.

Clique na célula A2.

Digite o nome do primeiro funcionário. Em seguida, tecle [ Enter ]

Complete a lista e, ao digitar o último, tecle [ Enter ] novamente.

E agora ?!

Você digitou os títulos, os nomes e agora vamos informar os salários.

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O botão Estilo de moeda.

Para digitar o salário, clique, primeiro, na célula B2 com o botão esquerdo do mouse.
Em seguida, digite 1000. É assim mesmo... sem vírgula, ponto. Mais à frente você irá formatá-la.

Tecle [ Enter ] para a seleção pular para a linha de baixo.

Informe os outros dois salários.

Tá bom, gente. Eles não são lá essas coisas, mas isto é apenas um teste !
Mas até que Maria Helena não deve reclamar...

Selecionando mais de uma célula ao mesmo tempo.

Clique com o botão esquerdo em B2 e arraste-o até B4.
Você poderia clicar em apenas uma célula, formatá-la, e repetir este processo para cada célula. Mas é muito mais fácil selecionar todas e formatá-las de uma vez.

Com o intervalo de células selecionado, clique no botão Estilo de moeda, localizado na barra de ferramentas Formatação.

E o Excel formata as células com a vírgula para as casas decimais, o ponto separando o milhar e o R$.
Fácil !

E agora, vamos às fórmulas !

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Prêmio ?! Uau !!

Papo interessante este, não ?!
A empresa decidiu conceder um prêmio de 10% sobre o salário de cada funcionário, devido ao bom desempenho no último ano.
Você precisa, então, informar uma fórmula. Claro ! Você não vai utilizar aquela maquininha de calcular aí ao lado.
Para começar uma fórmula, você precisa, primeiro, digitar o sinal de igual ( = ).
É assim que o Excel identifica que você está informando uma fórmula e não um simples texto.
É assim que o Excel diferencia uma fórmula de um conteúdo ( valor, texto ou data, por exemplo ).

=B2*10%... É a fórmula.

B2 refere-se ao salário de José Maria ( aqueles 1.000,00 reais ao lado ). B refere-se à coluna e 2 à linha.
* ( asterisco ) é o sinal de multiplicação.
10% é o percentual do prêmio.

Arrastando e copiando a fórmula.

Posicione o ponteiro do mouse sobre a alça de preenchimento da célula.

Clique com o botão esquerdo e, mantendo-o pressionado, arraste-o até B4.

O Excel calcula os outros prêmios para você.
Agora, vamos aos totais.

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Calculando toda a coluna Total.

Para calcular os totais você poderia selecionar a primeira célula, clicar no botão Autosoma. Em seguida, seleciona a 2a. célula.....
Existe, porém, uma maneira mais fácil de fazer isto.
Clique com o botão esquerdo do mouse em D2 e....

...mantendo-o pressionado, arraste-o até a última célula que será calculada.

Clique, então, no botão Autosoma, localizado na barra de ferramentas Padrão.

O intervalo de células selecionado será calculado.

Isto funciona para 3, 10, 20 ou.... células. Clique agora na célula A5 e digite TOTAL GERAL.

Clique na célula B5 e.....

... mantendo o botão esquerdo pressionado, arraste o ponteiro até D5, conforme figura abaixo.

Clique no botão Autosoma.

O próxima passo é dar um trato nesta planilha. Dar uma paginada ...

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Como aumentar a altura da linha.

Posicione o ponteiro do mouse na interseção entre as linhas 1 e 2. Quando o ponteiro assumir o formato de 4 setas, clique com o botão esquerdo e....

...mantendo-o pressionado, arraste-o para baixo.

Em seguida, libere o mouse.

Centralizando os títulos.

Clique com o botão esquerdo na célula A1.

Mantendo o botão esquerdo pressionado, arraste-o até D4.

Clique no botão Centralizar, localizado na barra de ferramentas Formatação.

Centralizando verticalmente.

Você centralizou os títulos horizontalmente. Mas, observe que verticalmente elas estão alinhados na parte inferior.
Para centralizar verticalmente, mantenha as células selecionadas e clique na opção Formatar, localizada na barra de menus.
No menu que surgir, selecione Células.

A caixa de diálogo Formatar células.

Esta caixa de diálogo tem 6 guias: Número, Alinhamento, Fonte, Bordas, Padrões e Proteção.
Clique na guia Alinhamento.
Na caixa Horizontal a opção Centro já está selecionada.
Clique na seta à direita da caixa Vertical e selecione Centro.

Clique, em seguida, no botão OK. Agora, sim ! Centralizados verticalmente e horizontalmente.

Aumentando o tamanho da Fonte.

Clique na seta à direita do botão Tamanho da Fonte e, no menu que surgir, selecione 11.

O botão Negrito.

Mantendo ainda as células selecionadas, clique no botão Negrito, localizado na barra de ferramentas Formatação.

O botão A cor da Fonte.

Clique na seta à direita deste botão. Selecione a cor amarela.

O botão A cor do preenchimento.

Clique na seta à direita deste botão e selecione a cor Azul.

Uau ! It works !

Selecionando toda a planilha.

Clique na célula A1.

Mantendo o botão esquerdo pressionado, arraste-o para a direita e para baixo....

... até a ultima célula da última linha.

Criando bordas.

Clique na opção Formatar, localizada na barra de menus.
Clique em Células.
Na caixa de diálogo Formatar células, clique na guia Borda.

Selecionando a cor da borda.

Clique na seta à direita da caixa Cor e, no menu que surgir, selecione Azul.

Selecionando o estilo da borda.

As bordas podem ser contínuas, tracejadas, apenas uma linha, linha dupla, etc...
Clique na opção de linhas duplas, conforme figura abaixo.

Clique dentro do botão Contorno e dentro do botão Interna.
Se você clicar apenas no botão Contorno, esta formatação de borda será aplicada somente às bordas externas, as bordas que contornam o intervalo de células selecionado.
Internas se referem as linhas internas do intervalo de células.
Clique, em seguida, no botão OK.

Ao fechar a caixa de diálogo Formatar células, o intervalo ainda estará selecionado.

Para encerrar a seleção, clique em qualquer célula da planilha.

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Evitando erros

A entrada de dados em uma planilha pode e deve ser validada enquanto estiver sendo digitada.

A princípio, as células aceitam tudo. Você pode cercar algum tipo de erro através de formatações ( moeda, data, etc. ), mas e o conteúdo ? Formatar uma célula como numérica, não impede que um número negativo, por exemplo, seja digitado.

Nas versões anteriores do Excel, para validar a digitação, para impor limites a entrada de dados, você precisava criar macros.

A partir da versão 97, esta tarefa foi facilitada em muito. Na planilha exemplo abaixo há uma relação de departamentos com os respectivos funcionários.

Para consistir a digitação na coluna Salário, onde só serão permitidos valores iguais ou superiores a R$136,00, você poderá utilizar o módulo Validação de dados.

Acompanhe o exercício.

Selecionando as células.

Antes de validar o intervalo de células C2:C6, você precisa selecioná-lo.
Clique com o botão esquerdo do mouse sobre C2 e, mantendo-o pressionado, arraste-o até C6.
Em seguida, clique na opção Dados, localizada na barra de menus.
No menu que surgir, selecione Validação.

A Caixa de diálogo Validação de dados

Esta caixa apresenta 3 guias:
1. Definições, onde é definido o critério da validação.
2. Mensagem de entrada, onde é definida uma mensagem, que será exibida, tão logo a célula seja selecionada.
3. Alerta de erro, onde você define a mensagem de erro, se o valor digitado na célula não for apropriado.

A guia Definições

Clique na guia Definições.
Clique na seta à direita da caixa Permitir, e no menu que surgir, selecione Decimal.
Na caixa Dados, clique na seta à direita e selecione a opção maior ou igual a .
Clique dentro da caixa Mínimo e informe o valor desejado, neste exemplo, 136,00.
Em seguida, clique no botão OK.

Testando a validação

Clique com o botão esquerdo do mouse dentro da célula C2 e digite 100,00.
Tecle [ Enter ].
O Excel não permite que este valor seja digitado, pois você informou 136,00 como valor mínimo.
Não estranhe a mensagem, você irá alterá-la. Isto de "Outro usuário...." é demais.

Definindo uma mensagem de entrada

A mensagem de entrada ocorre quando você clica na célula. Para exibir uma mensagem antes da digitação ( tipo Ajuda on line ), selecione, novamente, o intervalo C2 até C6.
Clique na opção Dados na barra de menus.
Clique em Validação.
Clique na guia Mensagem de entrada.
Mantenha a opção Mostrar mensagem de entrada... ativada.
Na caixa Título informe o nome da sua empresa ou da sua planilha.
Na caixa de entrada, digite a mensagem, que será exibida antes da digitação.
Clique, em seguida, no botão OK.

Ao clicar numa das células do intervalo, a mensagem será exibida em forma de comentário.

Criando uma mensagem de erro

Você poderá optar por exibir a sua mensagem de erro, descartando a do Excel "Outro usuário restringiu valores...."
Selecione o intervalo de células C2:C6.
Clique na opção Dados, localizada na na barra de menus.
Selecione Validação.
Clique na guia, Alerta de erro.

Na caixa Título, digite o nome da sua empresa ou da sua planilha.
Na caixa Mensagem de erro, defina a mensagem.
Clique no botão OK.
Clique na célula C2 e informe, por exemplo, 100 e tecle [ ENTER ].
A caixa abaixo será exibida.

Removendo a validação de dados

Para remover a validação da entrada de dados, selecione o intervalo de células C2:C6.
Clique na opção Dados na barra de menus.
Clique em Validação.
Clique no botão Limpar tudo.

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Inserindo subtotais

Imagine uma planilha com uma lista de empresas e seus respectivos funcionários e salários, como esta aí abaixo.

Para criar subtotais por empresa, você poderia inserir uma linha a cada quebra de empresa, e utilizar o botão Autosoma.

Se a planilha for pequena, você não terá muito trabalho. Mas com uma planilha grande é preferível utilizar o módulo de SubTotais do Excel.
Você define por qual coluna e função serão feitos os cálculos.
Neste exemplo acima, será criada uma linha após cada mudança de empresa, somando os salários.
Ao final, se você quiser, será inserido o total geral ( a soma dos salários de todas as empresas ).

A caixa de diálogo Subtotais

Clique dentro de qualquer célula do intervalo, que você deseja somar.
Em seguida, clique na opção Dados, localizada na barra de menu.
No menu que surgir, selecione Subtotais.

Observe que todas as células da planilha foram selecionadas.

Na opção A cada alteração em clique na seta à direita. Um menu será exibido com todas as colunas da planilha.
Neste exemplo eu vou selecionar Empresa.
Na caixa Usar função, você escolhe a função (soma, média, etc...) Eu selecionei Soma. Na caixa Adicionar subtotal a, clique na coluna que será somada ( Salario )
À cada mudança de empresa, uma linha será incluída e o total de salários de cada empresa será inserido.
A opção Resumir abaixo dos dados cria um total geral no final da planilha.
Clique, em seguida, no botão OK. O resultado será este aí abaixo:

Incluindo mais uma função.

E se você quisesse a média dos salários de cada empresa ? Tudo bem. Não existem limites de subtotais numa planilha.
Clique dentro de qualquer célula deste intervalo. Clique em Dados, na barra de menus.
No menu que surgir, selecione Subtotais.

Na caixa A cada alteração em mantenha a opção EMPRESA.
Clique na seta à direita da caixa Usar função e, no menu que surgir, selecione Média.

A opção Substituir subtotais atuais.

Desative a opção Substituir subtotais atuais. Se ativada, o Excel excluiria o subtotal existente ( no nosso caso Soma ) e incluiria o novo subtotal escohido.
Quando desativada, permite que você insira mais de um subtotal na planilha.
Clique, em seguida, no botão OK.

Quero remover todos os subtotais.

Clique na opção Dados ( barra de menus ).
Selecione Subtotais.
Clique no botão Remover tudo.
Clique no botão OK.

Minha planilha tem 2 subtotais: Soma e Média. Eu consigo remover apenas um subtotal ?

Não. Ao clicar no botão Remover tudo, você remove tudo mesmo, todos os subtotais.

E aqueles números à esquerda da tela ?

Eles controlam a exibição e impressão dos subtotais. Você pode exibir ou imprimir toda a planilha ou apenas os subtotais: Soma e Média.
Para ocultar as linhas de detalhes ( as linhas com os dados dos funcionários ), clique com o botão esquerdo no número 2.