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Excel XP: Opções e Limites - 01/03: Funções comuns.

• As caixas de diálogo Abrir e Salvar como têm em comum alguns botões úteis para organizar, exibir e localizar as pastas de trabalho do Excel XP.

• Clicando nesta seta à direita deste botão, um menu será exibido com opções para exibir o conteúdo das pastas: Ícones grandes, Ícones pequenos, Listar, Detalhes, Propriedades e Visualizar.

• É possível, por exemplo, exibir os ícones no formato grande.

• O meu modo de exibição preferido é Detalhes ( é com ele que eu trabalho ), que exibe informações sobre os arquivos em 4 colunas: Nome, Tamanho, Tipo e Modificado ( data da criação ou última alteração do documento ).

• É possível classificar a lista de arquivos pelas 4 colunas. O padrão é a ordem alfabética crescente.

• Clicando no cabeçalho Nome é possível organizar em ordem alfabética crescente ou decrescente. A cada clique a ordem será invertida.

• Deseja saber quais são os maiores ou menores arquivos da pasta ? Utilize o cabeçalho Tamanho.

• Aí estão os arquivos em ordem decrescente de tamanho.

As propriedades da pasta de trabalho.

• O modo de exibição Propriedades exibe algumas informações sobre o arquivo selecionado: autor, data da criação, data da última alteração, tamanho, etc...

Escolhi Visualizar e não tô visualizando nada !

• O modo Visualizar exibe, em tamanho pequeno, a 1a. página da 1a. planilha da pasta Excel XP. Como padrão, as pastas de trabalho do Excel XP não estão, automaticamente, preparadas para este modo de exibição. Quando você ativa esta opção...

• ... a mensagem Visualização não disponível é exibida à direita. Calma, o problema não é com você. .

Salvando a visualização da figura.

• É preciso abrir a pasta de trabalho para alterar esta propriedade.

• Com a pasta de trabalho aberta...

• ... clique na opção Arquivo, localizada na barra de menus, e clique em Propriedades.

• Na caixa de diálogo Propriedades, clique na guia Resumo.

• E ative a opção Salvar visualização da figura.

• Depois de ativar esta opção, você precisa salvar a alteração. Clique neste botão Fechar janela e ...

• ... confirme a alteração clicando no botão Sim. Sem isso, neca de pitibiribas.

• Ative a caixa de diálogo Abrir e a opção Visualizar.

• Clique 1 vez apenas com o botão esquerdo na pasta Excel que você acabou de alterar. A 1a. página será exibida na caixa à direita.

• Conheço pessoas, que por uma certa desorganização no lidar com as pastas, precisam abri-las para identificar o conteúdo. Com Visualizar, o trabalho fica mais fácil.
• Mas, independente de visualizar ou não a planilha, o importante é nomear as pastas com nomes que identificam o conteúdo. Se é preciso abrir o documento para saber o que ele contém, tem algo errado. Evite trabalhar com Pasta1, Pasta2, etc., etc. Estes nomes nada acrescentam além da confusão. O Windows permite a criação de nomes extensos, então, não há motivo para você complicar a sua vida ( a não ser que você seja masoquista, mas aí o papo é com Freud ).

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Excel XP: Opções e Limites - 02/03: Back up.

• O Excel XP permite criar uma cópia com a versão anterior das planilhas, toda vez que você salvar as alterações. Você terá no seu computador um arquivo atualizado e outro com a versão anterior às alterações.
• Para ativar a opção de backup, abra a pasta de trabalho, clique na opção Arquivo da barra de menus e escolha Salvar como.

• Com Salvar como aberta...

• ...clique na seta à direita de Ferramentas e escolha Opções gerais.

• A caixa de diálogo Opções de salvamento será exibida.

• Ative a opção Sempre criar backup e clique no botão OK.

• Ao retornar para Salvar como, mantenha o nome original da pasta e clique no botão Salvar.

• O Excel XP lhe informa que há um arquivo com este nome. Tudo bem, ele tá fazendo o dever de casa. Clique em Sim para confirmar.

Cadê a cópia ?

• Daqui para frente, ao fazer e salvar as alterações, você terá um arquivo atualizado ( extensão .xls ) e outro com a penúltima versão das planilhas ( extensão .xlk ). Para ver se o que estou falando é verdade, clique no botão Abrir, localizado na barra de menus.

• Na caixa Arquivos do tipo escolha Arquivos do Microsoft Excel.

• Lá estão Estatistica e Backup de Estatistica. Este último arquivo terá sempre a penúltima versão da pasta de trabalho Excel.

Senha para abrir.

• Se você não quiser escutar "Desculpe-me, foi sem querer, eu não sabia que era sua, eu não sabia que não podia abrir...", crie senhas para impedir que pessoas curiosas e sem ética abram as suas pastas de trabalho.
• Antes da pasta ser aberta, será exibida uma caixa de diálogo, exigindo a senha. Se a pessoa não informá-la corretamente, o Excel XP exibirá uma mensagem de erro.
• Para criar a senha, abra a pasta de trabalho, clique na opção Arquivo da barra de menus e escolha Salvar como.

• Em Senha de proteção informe a senha para abrir a pasta. Preste atenção na tecla [ Caps Lock ] pois o Excel diferencia letras minúsculas de maiúsculas. Para confirmar, clique no botão OK.

• Uma outra caixa de diálogo é exibida, solicitando a confirmação da senha. Digite-a, novamente. Clique, em seguida, no botão OK. .

• Você deve digitar a mesma senha nas 2 caixas. O Excel XP fará a consistência e se houver diferença entre as senhas, exibirá uma mensagem de erro.

• Ao retornar para Salvar como, clique no botão Salvar.

• Se esta não for a 1a. vez que você salva a pasta de trabalho, o Excel pergunta se deseja substituir a versão anterior. Clique no botão Sim.

• Em seguida, feche a pasta de trabalho, mantendo o Excel XP aberto.

Será que funciona ?

• Abra, novamente, a pasta de trabalho do Excel.

• Uma caixa de diálogo será exibida, exigindo que a senha seja informada. .

• Se você não informar a senha corretamente, a caixa de mensagem abaixo será exibida, e o Excel não abrirá a pasta protegida. .

Senha de gravação.

• Uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa. Senha de proteção é utilizada para abrir as planilhas. Senha de gravação é utilizada para impedir que a pasta original seja modificada.
• O usuário poderá salvar com nome diferente a pasta de trabalho. Mas, a pasta original será mantida inalterada. O objetivo desta senha é preservar a pasta que você enviou para o usuário. O que ele irá fazer com a cópia é problema dele.
• O processo é o mesmo. Na caixa Senha de gravação informe a senha e clique em OK.

• Redigite a senha.

• E salve as informações.

Teste São Tomé.

• Feche a pasta de trabalho.

• Em seguida, abra-a novamente.

• Esta é a senha para abrir.

• E esta é a senha para salvar as alterações. Se você não souber a senha para gravar, poderá abrir a pasta, mas não poderá alterar o arquivo original. Clique, por exemplo, no botão Somente leitura.

• A barra de título lhe informa que esta planilha foi aberta como somente leitura. Faça alguma alteração e...

• ... clique em Salvar.

• Leia a mensagem e clique em OK.

• O Excel XP sugere o nome de Cópia de ... + o nome da pasta original. Clique em Salvar.

• Agora, você tem 2 pastas: a original, com as informações preservadas, e a cópia, com as alterações.

Esse negócio de proteger é muito estressante. Minha vida é um livro aberto. Quero remover as senhas.

• Primeiro, é preciso abrir a pasta de trabalho. Você não consegue remover a senha de proteção com a pasta fechada. Portanto, se você se esqueceu da senha... já conheço esse filme...
• Com a pasta aberta, clique na opção Arquivo, localizada na barra de menus e em Salvar como.

• Na caixa de diálogo Salvar como, clique em Ferramentas e em Opções gerais.

• Apague a senha da caixa Senha de proteção e ...

• ... clique no botão OK.

• Em seguida, clique em Salvar.

• Olha o Excel XP zelando pelo seu trabalho. Clique em Sim e by password.

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Excel XP: Opções e Limites - 03/03: Até tu, Brutus ?

• É... tudo na vida tem limites e com o Excel XP não poderia ser diferente. Porém, antes de alcançar estes limites, você já terá alcançado os seus objetivos. O que pode ser feito com a planilha microsoftiana atende, satisfatoriamente, a qualquer usuário nas suas necessidades do dia-a-dia.
• Como o Excel XP lhe oferece muito, volte o foco das suas atenções para a sua criatividade e conhecimento. Você tem um belo e vasto campo pela frente, uma bela e fantástica ferramenta de trabalho. Se há uma estrela no Office XP, esta estrela é o Excel.

Colunas.

• O número máximo de colunas permitido numa planilha é 256. Veja bem... Numa única planilha é possível trabalhar com 256 colunas.

Linhas.

• Uma planilha pode ter até 65.536 linhas. Para saber quantas células pode ter cada planilha, multiplique 256 x 65.536. Você pode trabalhar com 100, 200 ou 300 planilhas numa única pasta de trabalho. O limite é a quantidade de memória disponível na sua máquina.

Pasta de trabalho.

• A pasta de trabalho microsoftiana, inicialmente, tem 3 planilhas. Este número não tem limite. Ou melhor, ele está limitado à memória do seu computador. Dá ou não dá para fazer um ótimo trabalho ?

Largura das colunas.

• A largura da coluna pode chegar a 255 caracteres, formatados com a fonte padrão.

Altura da linha.

• A altura padrão das linhas é 12,75. O limite é de 409 pontos.

Conteúdo.

• Uma célula pode conter até 32.767 caracteres.

Vinculação de planilhas.

• O número de planilhas vinculadas está limitado pela memória do computador.

Zoom.

• O efeito de Zoom pode variar de 10 a 400 por cento.

Desfazer.

• Níveis de desfazer: 16. Aqui, arrependimento não é problema.

Barras de ferramentas personalizadas.

• O número de barras de ferramentas que você pode criar está limitado pela memória do seu computador.

Outros limites do Excel XP.

• O seu campo de ação é imenso. O que pode ser feito com o Excel XP, provavelmente, é muito mais do que você precisa no dia-a-dia. Tenha certeza de que a planilha da Microsoft nada fica a desejar aos outros softwares similares encontrados no mercado. Repito: se há uma estrela no Office XP, esta estrela é o Excel XP.

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01/05/2002 - www.ricardohorta.net - Direitos adquiridos - Autor: Ricardo Horta