SUBMARINO: Fácil ! Rápido ! Seguro !

No stress, jovem, no stress.

• Você tem um cadastro de clientes ou alunos e deseja enviar uma carta para eles. Qual o seu primeiro passo ?
  Digitar a carta.
  Em seguida, você insere o nome do primeiro cliente e imprime a carta.
  Apaga o nome que você digitou e insere o outro nome. Imprime a carta.
  Repete este procedimento para todos os seus clientes.
  Chega o natal e você deseja enviar uma nova carta para eles.
  Começa novamente a sua árdua tarefa. Digita o primeiro nome e imprime.
  Digita o segundo, o terceiro, tudo novamente. E com todo este trabalho você acaba perdendo a novela das oito.

Será que não existe uma maneira mais inteligente de fazer isto ?

• Existe sim. A mala direta.

Qual o primeiro passo para criar uma mala direta ?

• Digitar os dados ( nome, endereço, cidade, estado ) em uma tabela do Word. E o mais importante: uma vez digitados os dados, você poderá enviar quantas malas diretas quiser. Não precisará digitá-los novamente. Apenas a carta modelo.

Criando uma mala direta a partir de uma tabela.

• A tabela acima possui 4 colunas e foi digitada em um documento do Word:
  1. Nome
  2. Endereço
  3. Cidade
  4. Estado

Salvando o documento.

• Após digitar a tabela você precisa salvá-la. Clique no botão Salvar, localizado na barra de ferramentas Padrão.

• Na caixa Nome do arquivo, digite Cliente.
• Em seguida, clique no botão Salvar.
• Você salvou esta tabela, na pasta Meus documentos ( que é a pasta padrão do Word ), com o nome de Cliente.
  Todos os dados dos clientes ficarão gravados neste documento.
• Agora, feche o documento, mas mantenha o Word aberto.

Criando a carta modelo.

• Clique no botão Novo, localizado na barra de ferramentas Padrão. Um documento em branco será criado. Ele será a sua carta modelo, a carta que será enviada para todos os clientes.
• Em seguida, clique na opção Ferramentas, localizada na barra de menus.
• No menu que surgir, selecione Mala direta.

A caixa de diálogo Auxiliar de mala direta.

• Clique no botão Criar, para informar ao Word qual documento será utilizado nesta mala direta.

• Um menu será exibido com as opções:
  1. Cartas modelo: você digita uma carta modelo que será enviada aos clientes.
  2. Etiquetas de endereçamento, onde serão impressos os endereços dos clientes.
  3. Envelopes. Nem carta, nem etiquetas, você quer imprimir envelopes com os endereços dos clientes ? Então utilize esta opção.
• Neste exercício nós iremos criar uma carta modelo. Nós vamos simular uma carta que será enviada para todos os seus clientes. Serão geradas 5 cartas ,por que na tabela acima foram inseridos 5 clientes. Se a tabela tivesse 100 clientes seriam geradas 100 cartas. E assim por diante...
• Clique na opção Cartas modelo
• O Word pergunta onde está a carta modelo. Se na janela ativa ( aquele documento em branco que você criou ) ou se em outro documento. Nós vamos utilizar aquele documento em branco.
• Clique, então, no botão Janela ativa.

Tipo de mesclagem: Cartas modelo. O que é isto ?

• Esta mensagem apareceu abaixo do botão Documento principal, após você ter clicado no botão Janela ativa. Isto significa que a mala direta será feita a partir de uma carta modelo.

Porque carta modelo ?

• Por que você criará uma carta apenas, que servirá de modelo para todos os clientes.

Informe ao Word onde estão os dados dos clientes.

• Lembra-se daquela tabela que você salvou ? Pois agora você irá "ligar" a tabela à carta modelo ( que você nem digitou ainda, mas é este documento em branco que está aberto na sua tela. ).
• Clique no botão Obter dados.

• Um menu será exibido com 4 opções:
  1. Criar origem de dados.
  2. Abrir origem de dados.
  3. Usar catálogo de endereços.
  4. Opções de cabeçalho.
• Você já criou a tabela com os dados dos clientes. Portanto, descarte a primeira opção ( Criar origem de dados ).
• Clique em Abrir origem de dados para informar ao Word onde estão os dados. A janela Abrir origem de dados é exibida.
• Observe que a pasta aberta é Meus documentos. Porque ? Por que é a pasta padrão do Word.
• Clique no documento Clientes, que tem a tabela, e clique no botão Abrir.

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Insira os dados dos clientes na carta modelo.

• O próximo passo é clicar no botão Editar documento principal. Para que ? Para definir quais dados ( nome, endereço, cidade, estado )serão impressos na carta modelo.

A barra de ferramentas Mala direta.

• Uma barra de ferramentas nova é exibida na sua tela. É a barra de ferramentas Mala direta, só exibida quando o documento estiver ligado a uma mala direta. Ela possui os botões Inserir campo, Inserir campos do Word, e assim por diante.

Digite uma data.

• No início do documento digite uma data. Pode ser Minha cidade, 19 de setembro de 1999.
• Em seguida tecle [ ENTER ] duas vezes.
• Clique no botão Inserir campo, da barra de ferramentas Mala direta.
• Um menu será exibido com 4 opções, referentes as colunas que você criou na tabela:
  1. Nome
  2. Endereço
  3. Cidade
  4. Estado.
• Clique na opção Nome. Em seguida, tecle [ ENTER ]. Você definiu onde será impresso o nome do cliente.
• Clique novamente no botão Inserir campo.
• No menu que surgir, selecione Endereço.
• Tecle [ ENTER ].
• Em seguida, repita os procedimentos para Cidade e Estado

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O botão Mesclar para novo documento.

• Na barra de ferramentas Mala direta existe um botão chamado Mesclar para novo documento. O que ele faz ? Ele cria a partir da carta modelo as cartas com os nomes dos clientes.

Então, neste exercício, ele vai criar 5 cartas ?

• Sim.
• Ele vai criar 5 cartas, por que você incluiu 5 nomes na tabela. Se a tabela tivesse 100 clientes, 100 cartas seriam geradas.
• Clique no botão Mesclar para novo documento e observe o resultado.

Como sei que foram criadas 5 cartas ?

• Veja a barra de status. Ela indica quantas cartas foram criadas.
• E quantas páginas tem este documento ? O número de páginas é igual ao número de clientes na tabela. Neste exercício a barra de status exibirá 1/5 onde:
  1. 1 é o número da página atual.
  2. 5 é o número de páginas que o documento possui.

Quero ver as outras cartas. Como faço para paginar o documento ?

• Você pode utilizar :
  1. As teclas PageUp e PageDown ou,
  2. As setas para cima e para baixo da barra de rolagem, que fica à direita do seu vídeo.

Como imprimo uma mala direta ?

• Da mesma forma como você imprime um documento que não é mala direta. Clique no botão Imprimir ( aquele que tem como ícone uma impressora ) da barra de ferramentas Padrão.

Quero imprimir somente as cartas 1 e 5. É possível ou tenho que imprimir todas as cartas de uma vez ?

• Sim, é possivel imprimir somente 1 ou 2 cartas. Veja os passos:
  1. Clique na opção Arquivo, localizada na barra de menus.
  2. Selecione Imprimir.
  3. Na caixa Intervalo de páginas digite s1;s5. Serão impressas as cartas 1 e 5 da mala direta.

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14/03/2000 - www.ricardohorta.net - Direitos adquiridos - Autor: Ricardo Horta