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No capítulo anterior...

• ...você aprendeu como inserir dados. Mas uma dúvida ficou no ar: será preciso incluir todos os clientes ou é possível interromper o trabalho ( afinal, ninguem é ferro ) a qualquer momento ? Imagine a tarefa ( exaustiva ) de digitar 1.000 clientes. Não teria lógica fazê-la ininterruptamente.
• Neste momento, a mala direta está deste jeito aí. Paramos na 3a. fase, que é a da seleção ou criação de uma lista de destinatários. Digitamos 2 nomes e agora vou lhe mostrar como salvar o trabalho feito.
• Nesta etapa, o documento principal da mala direta já foi definido: é este documento em branco. Porém, ainda não foi salvo. Observe: na barra de título do Word XP está escrito: Documento1 - Microsoft Word.

Eu preciso salvar este documento agora ?

• Não. Você não é obrigado(a).

Se eu não salvar este documento definido como a carta modelo,...

• Já sei.... Já sei... Você quer saber se perderia os dados dos clientes que foram digitados. Não. Não perderia. Mas seria preciso informar, novamente, ao Word XP qual será o documento-modelo para a mala direta. Então, se você pode salvá-lo neste momento, por que deixar para outra ocasião ?
• Mãos à obra. Clique no botão Salvar, localizado na barra de ferramentas Padrão.

• A caixa de diálogo Salvar como abrirá Meus documentos, a pasta padrão para os arquivos do Microsoft Office. Se você não definir outra pasta para salvar os documentos, sejam eles do Word, Excel, Powerpoint ou Access, o local default será esta pasta.

Não quero salvar em Meus documentos. Quero definir outra pasta.

• OK. Clique na seta à direita da caixa Salvar em e selecione, por exemplo, C:, o disco rígido.

• Selecionada a unidade,....

• ...é preciso localizar a pasta onde será armazenado o arquivo. Clique nela 2 vezes como o botão esquerdo do mouse.

• A caixa Salvar em exibe o nome da pasta que neste momento está aberta. É nela que será salvo o documento ? Então....

• ...digite o nome da carta modelo na caixa Nome do arquivo. Em seguida, clique no botão Salvar.

• Sai Documento1, entra RicardoHorta_MalaDireta.

Fechando o Word.

• A lista com os dados dos clientes foi salva. O documento definido como a carta modelo, também. Tudo certo, clique no botão Fechar janela para sair da edição da mala direta.

Reiniciando os trabalhos.

• Daqui para frente, abrir um documento de mala direta é igual a abrir outro documento editado no Word XP. Não há segredo. Você pode, por exemplo, utilizar o Painel de tarefas. Clique no link da carta modelo.

• Pronto. Aí está ele são e salvo

Mas, eu quero acessar a lista de clientes !

• Carma... Carma...
• Clique em Ferramentas ( barra de menus ), posicione o ponteiro em Cartas e correspondências e, no menu que surgir, escolha Assistente de mala direta.

• Observe o painel Mala direta. Ele exibe a etapa ( neste exemplo, Etapa 3 ) na qual foram interrompidos os trabalhos. Inteligente este menino Word XP, não ?
• Agora, você pode digitar a carta modelo ou reiniciar o trabalho de digitação dos clientes. Vou optar pela 2a. opção. Clique em Editar a lista de destinatários.

• A caixa de diálogo Destinatários da mala direta será exibida com os dados dos seus parceiros. Para incluir outro cliente,....

• ...clique no botão Editar.

• Será exibida esta caixa de diálogo para a entrada dos dados. Observe: na barra de título são exibidos o nome e o local da lista de destinatários:Meus documentos\Minha fonte de dados\ www-ricardo-horta-nom-br.

• Para cadastrar novo cliente, clique em Nova entrada.

• E aí é com você. Digite quantos clientes quiser. Aqui não há necessidade de explicar o quê fazer. Você já é doutor(a) nisso. Para finalizar...

• ...clique no botão Fechar.

• Você retornará para a caixa Destinatários da mala direta, que será exibida atualizada.

Personalizando a lista de endereços.

• A cara da lista de endereços é esta aí. É padrão. Porém, você pode:
  
  • Alterar os nomes dos campos.
  • Incluir/excluir campos.
  • Alterar a posição dos dados na tela.
• Se você não precisa de um determinado campo, não há necessidade de mantê-lo na lista. Manter campos que não serão utilizados, dificulta e atrasa a digitação. Da mesma forma, é possível alterar a posição destes campos. Enfim, é possível criar uma lista com os campos que você quiser.

Alterando a posição dos dados.

• Clique no botão Personalizar.

• Na caixa de diálogo Personalizar lista de endereços os campos são exibidos na sequência da digitação. Você pode excluir ou mover para o final da lista aqueles que não serão preenchidos. Assim, você evita utilizar a tecla [ Enter ] para saltar campos inúteis.

• Se você não precisa, por exemplo, de Lista de endereço 2, selecione-o e...

• ...clique no botão Mover para baixo...

• ...até posicioná-lo como o último da lista.

• Para confirmar a alteração, clique no botão OK.

• Pronto. A sua lista está com o visual renovado.

Ué ?! Cadê o campo ?

• Utilizando a barra de rolagem, vá para o final da lista. Lá está Lista de endereço 2.

Reaproveitando campos.

• Você pode reaproveitar os campos predefinidos do Word XP. Que tal incluir um campo Observação para cada cliente ? É... seria uma boa idéia ! Vamos aproveitar Lista de endereço 2.
• Selecione-o e...

• ...clique no botão Renomear.

• Dentro de Para digite Observações e clique no botão OK.

• Feche a caixa Personalizar lista de endereço e....

• ...aí está a sua lista personalizada. Percebeu como é fácil alterá-la ?

Incluindo novos campos.

• Que tal incluir um campo na lista para o número do telefone celular ? That's a good idea !
• Clique no botão Adicionar e...

• ...será exibida a caixa Adicionar campo. Informe Telefone celular e clique no botão OK.

Ué !! Deu tilte.

• Calma.... O novo campo foi inserido nesta posição porque Título estava selecionado no momento em que você clicou no botão Adicionar.

• Você poderia utilizar Mover para baixo para mudá-lo de lugar na lista, mas seria muito trabalhoso.

• Existe um modo mais fácil de fazer esta tarefa. Selecione País.

• Clique no botão Adicionar e informe o nome do campo.

• Ele será inserido abaixo do campo ( neste exemplo, País ) que estiver selecionado. Entendeu, meu(minha) jovem ?
• Feche esta caixa de diálogo clicando no botão OK.

• Aí está a lista com o novo campo. Viu ? Não há segredo. Mas, tem mais. Você aprendeu como alterar a posição do campo, renomear e incluir campos. Porém, falta algo: excluir.

Emagrecendo a lista.

• Campos inúteis apenas atrapalham a digitação. É preciso teclar [ Enter ] para saltá-los e se você tiver 1.000 clientes serão 1.000 [ Enter ] a mais. Tá vendo ? Nada de lista com gordurinhas sobrando. Deixe isto para a barriga do seu chefe. Vamos aplicar um spa na dita cuja.

• O caminho é o mesmo utilizado para incluir/renomear. Clique em Personalizar....

• ...selecione o campo que será excluído e....

• ...não. Não vou dizer em qual botão você deve clicar. É ser óbvio em excesso...

• Será exibida esta mensagem para confirmação. Clique em Sim....

• ...e a exclusão será efetuada. Se você excluir um campo que contenha dados, estes, também, serão excluídos. Portanto, cuidado. E aqui não tem aquele nosso velho e confiável amigo, o botão Desfazer.

Mas, ainda existe esperança.

• Você clicou no botão Sim e, segundos depois, se arrependeu... É...você tem este direito. O campo continha dados importantes.
• E agora ? Bom... ainda há um último jeito. Sabe aquela da última bala no cartucho ? É.... Se você clicar no botão OK, o campo será excluído e os dados contidos neste campo serão perdidos. Porém ( olha o porém aí ), clicando em Cancelar, a exclusão ( ou qualquer outra alteração ) será descartada.
• Portanto, é igualinho à sua alma... Existe opção para salvação até o último momento. Mas nem por isso, facilite.

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