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Êta receita de bolo grande, sô !

• Calma, porque tem muito assunto pela frente. Dê adeus à ansiedade e guenta aí.
• Neste capítulo, você vai finalizar este exemplo de mala direta. Porém, não fique pensando que é só isso. Mais a frente, vamos aprender a filtrar clientes, enviando, por exemplo, correspondência apenas para aqueles que moram numa determinada cidade, bairro ou o critério que você quiser.
• Abra o Word XP e selecione a sua carta modelo, que salvamos no capítulo anterior.

• Neste documento você irá inserir os campos do seu banco de dados. E que campos são estes ? Ora... Nome, Linha de endereço 1, Cidade, Estado, etc., etc. E não se preocupe em fazer tudo certo da 1a. vez. É possível a qualquer momento modificar o documento e a lista de campos escolhidos.

Assistente de mala direta.

• Para ativar o Assistente do Word XP, clique na opção Ferramentas, localizada na barra de menus, posicione o ponteiro em Cartas e correspondências e escolha Assistente de mala direta.

• Observe a parte inferior deste painel. O editor guardou as etapas que já foram cumpridas, por isso ele começa da etapa 3. E qual é a próxima ? Escrever a carta.

• Clique nesta opção e...

• ...você pode começar a criar o documento que será enviado para todos os seus clientes.
• O meu objetivo não é lhe ensinar a escrever cartas. Eu não tenho competência para isso. Eu quero lhe ensinar a criar mala direta. Por isso, o meu exemplo será o mais simples possível.
• Digite a data na parte superior e crie umas linhas em branco para inserir os dados dos clientes.

• Em seguida, clique na opção Bloco de endereço, que lhe permite inserir, facilmente, os dados.

Definindo o quê imprimir.

• Nesta caixa de diálogo você define o quê e como será impresso. É possível, por exemplo, escolher se será Sr. Ricardo Horta ou simplemente Ricardo.
• Você pode optar, também, pela impressão do nome da empresa do cliente e pelo nome do país e região.
• À medida que você define os parâmetros, a caixa Visualização exibe o formato do cabeçalho.

• Neste exemplo, não vamos trabalhar com o nome da empresa. Portanto, desative a opção Inserir nome da empresa e...

• ...a caixa Visualização exibirá a alteração.

Coincidindo os campos

• Nesta nossa brincadeira, vamos imprimir na carta o nome, o endereço, a cidade, o estado e o cep dos clientes. Por isso, é importante verificar se o Word XP consegue identificar todos estes campos no seu banco de dados. É rápido, grátis e não arde. Clique em Coincidir campos e...

• ...verifique se todos os campos estão devidamente relacionados. Em algumas situações, o Word XP não consegue identificar qual é, por exemplo, o endereço do cliente. Se você criar um campo novo, ele não tem como identificar aquele campo como endereço. Daí, a necessidade de você relacionar a 1a. coluna com a 2a., para que os dados sejam impressos de maneira correta.
• A coluna à esquerda representa os dados que o Assistente de mala direta pode utilizar. À direita estão os campos do banco de dados que criamos nas lições anteriores. Portanto, é preciso relacioná-las.
• Neste exemplo aí, o Word XP não sabe qual é o campo de endereço no banco de dados. E agora ? Fique tranquilo(a). Nada de tragédias. O que eu e você precisamos fazer é bem simples.

• Basta você clicar nesta seta à direita e selecionar o campo relativo ao endereço do cliente.

• Verifique a relação da 1a. coluna com a 2a. Cidade com Cidade, Estado com Estado, Cep com Cep e assim por diante. Só se preocupe com os dados que você irá utilizar.

• Tudo certo ? Clique, então no botão OK.

• Ao retornar para a caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, clique no botão OK.

• Nesse momento, o Word XP insere o campo AddressBlock na carta modelo.

Ué ! Só ele ?

• Qui nada. O carinha é danado. Ele armazena os dados relativos ao Nome, Endereço, Cidade, Estado e Cep do destinário. É mole ou quer mais ?
• Agora, é continuar a digitação da carta. Tecle [ Enter ] para criar algumas linhas em branco e digite o texto da sua correspondência.

Visualizando.

• Você pode visualizar a mala direta antes de imprimi-la. Isto é o mínimo que o Word XP poderia lhe oferecer ( e ele lhe oferece muito mais ).
• Assim, é possível consertar erros como inclusão indevida de campo, má posição dos dados, formatação, etc., antes de gastar papel e tinta da impressora. Dinheiro não é capim ( infelizmente ) e o seu cérebro não é alface ( felizmente ).
• Clique na opção Visualize as cartas e ...

• ... será exibida a carta endereçada para o primeiro cliente cadastrado no seu banco de dados.

• Com estas setas apontando para a esquerda e direita você navega pelo banco e visualiza todos os clientes.

• O painel também lhe informa o número do registro exibido na tela. Neste exemplo, Lucy Horta do Nascimento é o número 3.

Final feliz.

• Tudo correto ? Ótimo ! Vamos, então, imprimir a mala direta. Clique na opção Conclua a mensagem.

• E clique no botão Imprimir.

• Esta é uma forma de criar mala direta. Existem, porém, outras opções para personalizar a sua correspondência e facilitar o contato com os seus clientes. Nós vamos aprender, também, como redefinir a lista de campos inserida na carta modelo. Será preciso começar do zero, novamente ? Claro que não. Tudo isto e muito mais você irá aprender aqui, comigo.

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