RicardoHorta.Net - www.ricardohorta.net - Word XP: Mala direta - Cap. 04
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Êta receita de bolo grande, sô !
- Calma, porque tem muito
assunto pela frente. Dê adeus à ansiedade e guenta aí.
- Neste capítulo, você vai finalizar este exemplo de mala direta.
Porém, não fique pensando que é só isso. Mais a frente, vamos aprender a filtrar clientes,
enviando, por exemplo, correspondência apenas para aqueles que moram numa determinada
cidade, bairro ou o critério que você quiser.
- Abra o Word XP e selecione a sua carta modelo, que salvamos no capítulo anterior.
- Neste documento você irá inserir os campos do seu banco de dados. E
que campos são estes ? Ora... Nome, Linha de endereço 1, Cidade, Estado, etc., etc. E não se preocupe em
fazer tudo certo da 1a. vez. É possível a qualquer momento modificar o documento e a
lista de campos escolhidos.
Assistente de mala direta.
- Para ativar o Assistente do Word XP, clique na opção
Ferramentas, localizada na barra de menus, posicione o ponteiro em
Cartas e correspondências e escolha Assistente de mala direta.
- Observe a parte inferior deste painel. O editor guardou as
etapas que já foram cumpridas, por isso ele começa da etapa 3. E qual é a próxima ? Escrever
a carta.
- ...você pode começar a criar o documento que será enviado
para todos os seus clientes.
- O meu objetivo não é lhe ensinar a escrever cartas. Eu não tenho competência para isso. Eu quero
lhe ensinar a criar mala direta. Por isso, o meu exemplo será o mais simples possível.
- Digite a data na parte superior e crie umas linhas em branco para inserir os dados dos
clientes.
- Em seguida, clique na opção Bloco de endereço, que
lhe permite inserir, facilmente, os dados.
Definindo o quê imprimir.
- Nesta caixa de diálogo você define o quê e
como será impresso. É possível, por exemplo, escolher se será Sr. Ricardo Horta ou
simplemente Ricardo.
- Você pode optar, também, pela impressão do nome da empresa do cliente e pelo nome
do país e região.
- À medida que você define os parâmetros, a caixa Visualização exibe o formato do cabeçalho.
- Neste exemplo, não vamos trabalhar com o nome da empresa.
Portanto, desative a opção Inserir nome da empresa e...
- ...a caixa Visualização exibirá a
alteração.
Coincidindo os campos
- Nesta nossa brincadeira, vamos imprimir na carta o nome,
o endereço, a cidade, o estado e o cep dos clientes. Por isso, é importante verificar se o Word XP consegue identificar todos estes
campos no seu banco de dados. É rápido, grátis e não arde. Clique em Coincidir campos e...
- ...verifique se todos os campos estão devidamente relacionados. Em algumas situações, o
Word XP não consegue identificar qual é, por exemplo, o endereço do cliente. Se você criar um
campo novo, ele não tem como identificar aquele campo como endereço. Daí, a necessidade
de você relacionar a 1a. coluna com a 2a., para que os dados sejam impressos de maneira correta.
- A coluna à esquerda representa os dados que o Assistente de mala direta pode utilizar. À direita
estão os campos do banco de dados que criamos nas lições anteriores. Portanto, é preciso
relacioná-las.
- Neste exemplo aí, o Word XP não sabe qual é o campo de
endereço no banco de dados.
E agora ? Fique tranquilo(a). Nada de tragédias. O que eu e você precisamos fazer é bem simples.
- Basta você clicar nesta seta à direita e selecionar o campo relativo
ao endereço do cliente.
- Verifique a relação da 1a. coluna com a 2a. Cidade com Cidade, Estado
com Estado, Cep com Cep e assim por diante. Só se preocupe com os dados que você irá utilizar.
- Tudo certo ? Clique, então no botão OK.
- Ao retornar para a caixa de diálogo Inserir bloco de endereço,
clique no botão OK.
- Nesse momento, o Word XP insere o campo AddressBlock na carta
modelo.
Ué ! Só ele ?
- Qui nada. O carinha é danado. Ele armazena os dados
relativos ao Nome, Endereço, Cidade, Estado e Cep do destinário. É mole ou quer mais ?
- Agora, é continuar a digitação da carta. Tecle [ Enter ] para
criar algumas linhas em branco e digite o texto da sua correspondência.
Visualizando.
- Você pode visualizar a mala direta antes de imprimi-la.
Isto é o mínimo que o Word XP poderia lhe oferecer ( e ele lhe oferece muito mais ).
- Assim, é possível consertar erros como inclusão indevida de campo, má posição dos
dados, formatação, etc., antes de gastar papel e tinta da impressora. Dinheiro não
é capim ( infelizmente ) e o seu cérebro não é alface ( felizmente ).
- Clique na opção Visualize as cartas e ...
- ... será exibida a carta endereçada para o primeiro
cliente cadastrado no seu banco de dados.
- Com estas setas apontando para a esquerda e direita você navega pelo banco
e visualiza todos os clientes.
- O painel também lhe informa o número do registro exibido
na tela. Neste exemplo, Lucy Horta do Nascimento é o número 3.
Final feliz.
- Tudo correto ? Ótimo ! Vamos, então, imprimir a mala direta. Clique
na opção Conclua a mensagem.
- E clique no botão Imprimir.
- Esta é uma forma de criar mala direta. Existem, porém, outras opções
para personalizar a sua correspondência e facilitar o contato com os seus clientes. Nós vamos
aprender, também, como redefinir a lista de campos inserida na carta modelo. Será preciso começar
do zero, novamente ? Claro que não. Tudo isto e muito mais você irá aprender aqui, comigo.
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