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Sem preconceito.

• Você não precisa ser um(a) expert em banco de dados para criar mala direta. O Word XP conversa amigavelmente com outros tipos de arquivos, utilizados para armazenar dados. É possível criar, por exemplo, mala direta a partir de uma planilha do Excel, de um arquivo texto com campos delimitados ou até mesmo de uma simples, afável e tranquila tabela do próprio editor de texto microsoftiano. O Word XP não tem problemas de relacionamento com estes arquivos e é politicamente correto: não é preconceituoso.
• Para aqueles que gostam de trabalhar com tabelas e mantém com elas um relacionamento saudável, criar mala direta não tem segredo.

Criando a tabela.

• Abra um documento em branco do Word XP.

• Clique na opção Tabela da barra de menus. No menu que surgir, posicione o ponteiro sobre Inserir e escolha Tabela.

Eu não sei quantas linhas vou precisar para guardar os dados.

• Você não precisa saber, previamente, o número exato de linhas. Defina, por exemplo, 5 colunas, 2 linhas. Se quiser ative Autoajuste à janela. Clique no botão OK para confirmar e fechar esta caixa de diálogo

• Agora, é digitar os dados. Não tem jeito. O seu cérebro ainda não substitui as suas mãos. Pelo menos, para digitar...

• Se precisar de mais linhas, clique com o botão esquerdo na última célula da última linha e pressione a tecla [ Tab ] .

• Por isto não é preciso saber o tamanho exato da tabela. Entenderam, jovens ?

Salvando os dados.

• Com a tabela preenchida, o próximo passo é salvá-la.

• Clique neste seu amigo da barra de ferramentas Padrão.

• Localize e abra a pasta onde você irá guardar os arquivos da mala direta.

• Na caixa Nome do arquivo digite MalaDireta_Tabela e clique no botão Salvar.

• Você não precisará deste documento aberto, por isto, clique no botão Fechar janela.

Criando a carta modelo.

• Carta modelo é o documento principal da mala direta. É a carta que será enviada para todas as pessoas cadastradas no seu banco de dados.
• Clique no botão Novo documento em branco e...

• ... escreva a carta, deixando espaço para inserir os campos abaixo da data.

• Clique, novamente, no botão Salvar e...

• ... dentro da mesma pasta onde está a tabela,...

• ... salve-a com o nome de MalaDireta_CartaModelo. Gosto de trabalhar com nomes que realmente identificam o conteúdo do documento. Se você tem que abrir o arquivo para saber do que se trata, algum problema está ocorrendo. A sua memória está fraca ou o nome escolhido não tá com nada. Como acredito na sua memória, o problema é o nome.
• Trabalhe com nomes que representam claramente o conteúdo. Imagine se na sua carteira de identidade estivesse escrito X. Tá certo que Hollywood adora este tipo de nome, mas Hollywood tá lá e é fantasia.

Ativando o seu secretário virtual.

• Com a carta modelo aberta, vamos iniciar a mala direta. Já digitamos os dados e a carta. O próximo passo será uni-los.
• Clique na opção Ferramentas da barra de menus. Posicione o ponteiro sobre Cartas e correspondências e escolha Assistente de mala direta.

• Aqui é óbvio demais.

• Não consegue visualizar todo o painel ? Posicione o ponteiro sobre esta seta e o conteúdo deslizará pela tela.

• Clique em Próxima: documento inicial. Em seguida, ative Usar o documento atual e passe para a próxima etapa.

Definindo a fonte de dados.

• É aqui que você irá unir a tabela ao documento. Ative Usar uma lista existente e clique em Procurar.

• Como padrão a pasta Minhas fontes de dados será aberta. Nóis num qué nada com ela.

• Localize e abra a pasta onde está armazenada a tabela, criada para esta mala direta

• Clique 2 vezes no seu ícone para abri-la.

• E a janela Destinatários da mala direta será exibida com os dados digitados na tabela. Esta janela é útil para você pesquisar, excluir, incluir e alterar os dados. Se a tabela for muito grande, possuir muitas linhas, trabalhar com esta janela é bem mais fácil.
• Se você pretende enviar a carta para todos os destinatários, mantenha marcada esta caixa à esquerda dos nomes. Limpe-a para aqueles que não deverão receber a carta.
Esta é outra facilidade do Word XP. Não é preciso excluir o nome ou criar várias tabelas quando você não pretende enviar a carta para todos os clientes, amigos, etc...
• Tudo certo ? Tudo tranquilo ? Clique no botão OK.

• O Word XP identificou a origem dos dados. Clique, então, em Próxima: escreva a carta.

• Nós escrevemos a missiva ( Irc ! ) no início desta lição, mas, poderíamos escrevê-la nesta etapa. Não há rigidez na criação da mala direta.
• Em seguida, clique na opção Mais itens.

Escolhendo os campos.

• Escolha os campos que serão inseridos na carta modelo. Clique, por exemplo, em Trat e clique no botão Inserir. Em seguida, clique em Nome e, novamente, em Inserir. E assim por diante.

• Todos os campos foram inseridos ? Ótimo ! Clique no botão Fechar.

Definindo a posição.

• Os campos foram inseridos na mesma linha, mas isto não é problema.

• Separe-os para que o seu serviço fique parecendo de gente grande.

Teste São Tomé.

• Ver para crer. Clique em Visualize as cartas.

• Os dados serão exibidos no lugar dos campos. Se tudo estiver certo, parabéns para você. Foi cumprida mais uma etapa.

• Clique em Conclua a mensagem e em Imprimir. E peça aumento para o seu chefe.

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