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O eterno caso de amor entre Word e Excel ( Romeu e Julieta ? Qui nada. Aqui o final é feliz ).

• E não poderia ser diferente. Cada vez mais, Word e Excel se entendem melhor. Em algumas situações, fazer mala direta utilizando uma planilha como base de dados é melhor do que uma tabela do próprio Word. Alguns pontos devem ser levados em consideração.
• Se você utiliza muitos campos, o que significa muitas colunas, dê preferência a uma planilha. Apesar do Word permitir até 63 colunas, imagine você trabalhando com uma tabela com esse número de campos. Fica difícil. O problema começa com a largura da página. Já as planilhas suportam até 256 colunas e são muito mais fáceis de serem formatadas.
• Por outro lado, se você trabalha com poucos campos, significando poucas colunas, não justifica utilizar um recurso externo ao Word para criar a mala direta. Nesse caso, é preferível recorrer à uma tabela. Assim, cada caso deve ser tratado e analisado individualmente.

Criando mala direta com planilhas.

• Nós vamos utilizar esta planilha como base de dados para a mala direta. Observe o campo chamado Situação. Ele define se o aluno foi aprovado. Mais a frente, você aprenderá a filtrar dados, definindo as pessoas que receberão a carta. É possível, por exemplo, enviar uma carta apenas para os alunos aprovados. Ou incluir todos os alunos na mala direta, porém, com textos diferentes em função do conteúdo do campo.
• Como eu tô fazendo curso para Santo, você não precisará digitar os dados abaixo, ainda que poucos. Clique aqui e faça o download da planilha. Mesmo sendo pequena, eu a criei para você acompanhar o exercício.
• Tá vendo ? O próximo a ser canonizado já tem nome...

• E esta será a carta modelo. Ela, também, está no arquivo zipado junto com a planilha. Apesar de cheia de blás, eu quis lhe poupar o seu precioso tempo ( à noite, antes de dormir, você já sabe por quem rezar... ).

O início.

• Abra a carta modelo.
• E aqui vai uma novidade: ative a barra de ferramentas Mala direta.

• Como o documento aberto ainda não é um documento de mala direta, a maioria dos botões da barra de ferramentas fica desativada.

• Clique neste botão. Configuração do documento principal define o tipo de documento que será utilizado para criar a mala direta.

• Inicialmente, quando você abre esta caixa de diálogo, a opção Documento normal do Word está ativada. Isto significa que o Word XP ainda não reconhece este arquivo como sendo de mala direta. Ele não está ligado a uma base de dados e não contém campos de nome, endereço, etc., etc.
• Clique em Carta modelo e no botão OK.

Definindo a base de dados.

• Agora, alguns botões estão habilitados. Para definir a base de dados ( tabela, planilha, banco Access ), clique no botão Abrir fonte de dados.

• Dentro da caixa Arquivos do tipo, escolha Arquivos do Excel.

• Escolhido o tipo de arquivo com o qual vamos trabalhar, localize e abra a pasta onde está a pasta Excel com os dados dos alunos.
• Clique 2 vezes com o botão esquerdo no ícone da pasta ou...

• ...clique uma vez e, em seguida, clique no botão Abrir.

• Nesta caixa de diálogo você escolhe a planilha que servirá de base de dados para a mala direta. Clique em Alunos (é a única com dados ). Mantenha ativada a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna. Você está informando ao Word que aquela linha com os títulos ( Aluno, Endereço, Bairro e Situação ) é a linha de cabeçalho. Se você desativá-la, o editor irá interpretá-la como um registro válido, como uma linha contendo dados.
• Para finalizar, clique em OK.

• Ao ligar o documento a base de dados, todos os botões da barra de ferramentas tornam-se disponíveis.

• Se você for chegado(a) a São Tomé ( aquele do ver para crer ), clique no botão Destinatários da mala direta para...

• ...certificar-se de que os dados estão todos lá. Para excluir o aluno da mala direta ( não é excluir da base de dados ), desmarque a caixa à esquerda da coluna Aluno.
• Não é o nosso caso. Tudo certo ? Ficou mais tranquilo(a) ? Ótimo. Clique no botão OK para fechar esta caixa de diálogo.

Inserindo o campo.

• Clique no local onde será inserido o nome do aluno.

• Em seguida, clique em Inserir linha de saudação, que insere a saudação ( Caro(a), por exemplo ) e o nome do aluno.

• Escolha o formato da linha de saudação e clique no botão Coincidir campos.

• O Word XP possui alguns recursos que facilitam a construção da mala direta. Por isso, ele precisa saber o que significa cada campo na sua base de dados. Ele não consegue identificar, automaticamente, em qual coluna da planiha está o nome, o endereço do aluno, etc., etc.
• Se você não vai utilizar os recursos especiais do Word XP para a mala direta, não há necessidade de fazer esta identificação. Porém, isto só é feito uma vez apenas e facilitará muito a sua tarefa.
• Como só vamos incluir o nome do aluno na carta modelo, ative apenas a opção Aluno.
• Eu vou criar um capítulo exclusivo, para mostrar as vantagens de relacionar os dados que o Word utiliza, para criar a mala direta, com os seus dados. Portanto, se você ainda está um pouco confuso(a) a respeito desta opção ( Coincidir campos ), guenta aí, que vou explicar tudo, passo a passo.
• A rotina de mala direta do Word é extensa e possui muitas variáveis. Explicar tudo de uma vez torna-se impossível.

• Relacionada a coluna Nome com a coluna Aluno da planilha, clique no botão OK.

• Na 1a. caixa está a saudação ( Caro ). Na 2a. estão as opções para imprimir o nome. No nosso exemplo, só temos um campo, não criamos uma coluna específica para sobrenome, portanto, aqui, não há muito o quê fazer. E na 3a., você define a pontuação após o nome do aluno. Escolha nenhuma e clique em OK.

• O campo GreetingLine é inserido na carta modelo.

Gerando.

• Para imprimir, clique em Mesclar para a impressora.

• Se você não quiser imprimir, neste momento, a mala direta, poderá gerar as cartas e salvá-las no seu computador.

• Clicando no botão Mesclar para novo documento, será exibida esta caixa de diálogo, onde é definido o intervalo de cartas a ser gerado:
  1. Todos: cria a carta para todos os alunos.
  2. Registro atual: cria a carta apenas para o registro ativo.
  3. De... Até: define um intervalo. Por exemplo: 5 até 10, irá gerar as cartas para os registros de número 5 até 10.
• Clique no botão OK.

• Todas as cartas foram geradas num único arquivo.

• Observe a barra de titulo: Cartas1. Este documento possui todas as cartas que serão enviadas para os alunos. Neste exemplo, ele tem 5 cartas, porque a planilha tem 5 alunos. Fossem 1.000 alunos, seriam 1.000 cartas.
• Ver para crer ? Clique no botão Visualizar impressão.

• E em Zoom escolha exibir 5 páginas. O resultado será este aí.

• Você poderá imprimir todas as cartas ou escolher apenas algumas. Na realidade, este documento está dividido em seções. Seções ?! Calma. Você irá aprender o que é uma seção, como imprimir todas ou apenas algumas seções do documento, enfim, como tirar proveito deste outro potente recurso do Word XP. Mas, isto ficará para o próximo capítulo. Guenta aí, por que sou um só.

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