RicardoHorta.Net - www.ricardohorta.net - Word XP: Mala direta - Cap. 07
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O eterno caso de amor entre Word e Excel ( Romeu e Julieta ? Qui nada. Aqui o final é feliz ).
- E não poderia ser diferente. Cada vez mais, Word e Excel se entendem melhor.
Em algumas situações, fazer mala direta utilizando uma planilha como base de dados é melhor do
que uma tabela do próprio Word. Alguns pontos devem ser levados em consideração.
- Se você utiliza muitos campos, o que significa muitas colunas, dê preferência
a uma planilha. Apesar do Word permitir até 63 colunas, imagine você trabalhando com
uma tabela com esse número de campos. Fica difícil. O problema começa com a largura da página.
Já as planilhas suportam até 256 colunas e são muito mais fáceis de serem formatadas.
- Por outro lado, se você trabalha com poucos campos, significando poucas colunas,
não justifica utilizar um recurso externo ao Word para criar a mala direta. Nesse caso, é preferível
recorrer à uma tabela. Assim, cada caso deve ser tratado e analisado individualmente.
Criando mala direta com planilhas.
- Nós vamos utilizar esta planilha como base de dados para a mala direta.
Observe o campo chamado Situação. Ele define se o aluno foi aprovado. Mais a frente, você
aprenderá a filtrar dados, definindo as pessoas que receberão a carta. É possível, por exemplo,
enviar uma carta apenas para os alunos aprovados. Ou incluir todos os alunos na mala direta,
porém, com textos diferentes em função do conteúdo do campo.
- Como eu tô fazendo curso para Santo, você não precisará digitar os dados abaixo, ainda que
poucos.
Clique aqui e faça o download da planilha. Mesmo sendo pequena,
eu a criei para você acompanhar o exercício.
- Tá vendo ? O próximo a ser canonizado já tem nome...
- E esta será a carta modelo. Ela, também, está no arquivo zipado junto com
a planilha. Apesar de cheia de blás, eu quis lhe poupar o seu precioso tempo
( à noite, antes de dormir, você já sabe por quem rezar... ).
O início.
- Abra a carta modelo.
- E aqui vai uma novidade: ative a barra de ferramentas Mala direta.
- Como o documento aberto ainda não é um documento de mala direta, a maioria dos
botões da barra de ferramentas fica desativada.
- Clique neste botão. Configuração do documento principal
define o tipo de documento que será utilizado para criar a mala direta.
- Inicialmente, quando você abre esta caixa de diálogo, a opção
Documento normal do Word está ativada. Isto significa que o Word XP ainda não reconhece
este arquivo como sendo de mala direta. Ele não está ligado a uma base de dados e não
contém campos de nome, endereço, etc., etc.
- Clique em Carta modelo e no botão OK.
Definindo a base de dados.
- Agora, alguns botões estão habilitados. Para definir a base de dados (
tabela, planilha, banco Access ), clique no botão Abrir fonte de dados.
- Dentro da caixa Arquivos do tipo, escolha Arquivos do Excel.
- Escolhido o tipo de arquivo com o qual vamos trabalhar, localize e abra
a pasta onde está a pasta Excel com os dados dos alunos.
- Clique 2 vezes com o botão esquerdo no ícone da pasta ou...
- ...clique uma vez e, em seguida, clique no botão Abrir.
- Nesta caixa de diálogo você escolhe a planilha que servirá de base de dados
para a mala direta. Clique em Alunos (é a única com dados ). Mantenha ativada a opção
Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna. Você está informando ao Word que
aquela linha com os títulos ( Aluno, Endereço, Bairro e Situação ) é a linha de cabeçalho.
Se você desativá-la, o editor irá interpretá-la como um registro válido, como uma linha
contendo dados.
- Para finalizar, clique em OK.
- Ao ligar o documento a base de dados, todos os botões da barra de ferramentas
tornam-se disponíveis.
- Se você for chegado(a) a São Tomé ( aquele do ver para crer ), clique
no botão Destinatários da mala direta para...
- ...certificar-se de que os dados estão todos lá. Para excluir o
aluno da mala direta ( não é excluir da base de dados ), desmarque a caixa à esquerda da coluna
Aluno.
- Não é o nosso caso. Tudo certo ? Ficou mais tranquilo(a) ? Ótimo. Clique no botão OK para fechar
esta caixa de diálogo.
Inserindo o campo.
- Clique no local onde será inserido o nome do aluno.
- Em seguida, clique em Inserir linha de saudação, que insere
a saudação ( Caro(a), por exemplo ) e o nome do aluno.
- Escolha o formato da linha de saudação e clique no botão Coincidir campos.
- O Word XP possui alguns recursos que facilitam a construção da mala direta.
Por isso, ele precisa saber o que significa cada campo na sua base de dados. Ele não consegue
identificar, automaticamente, em qual coluna da planiha está o nome, o endereço do aluno, etc., etc.
- Se você não vai utilizar os recursos especiais do Word XP para a mala direta, não há necessidade de
fazer esta identificação. Porém, isto só é feito uma vez apenas e facilitará muito a
sua tarefa.
- Como só vamos incluir o nome do aluno na carta modelo, ative apenas a opção Aluno.
- Eu vou criar um capítulo exclusivo, para mostrar as vantagens de relacionar os dados que o
Word utiliza, para criar a mala direta, com os seus dados. Portanto, se você ainda está um pouco
confuso(a) a respeito desta opção ( Coincidir campos ), guenta aí, que vou explicar tudo,
passo a passo.
- A rotina de mala direta do Word é extensa e possui muitas variáveis. Explicar tudo
de uma vez torna-se impossível.
- Relacionada a coluna Nome com a coluna Aluno da planilha, clique no botão
OK.
- Na 1a. caixa está a saudação ( Caro ). Na 2a. estão as opções para
imprimir o nome. No nosso exemplo, só temos um campo, não criamos uma coluna específica para
sobrenome, portanto, aqui, não há muito o quê fazer. E na 3a., você define a pontuação
após o nome do aluno. Escolha nenhuma e clique em OK.
- O campo GreetingLine é inserido na carta modelo.
Gerando.
- Para imprimir, clique em Mesclar para a impressora.
- Se você não quiser imprimir, neste momento, a mala direta,
poderá gerar as cartas e salvá-las no seu computador.
- Clicando no botão Mesclar para novo documento, será exibida esta caixa
de diálogo, onde é definido o intervalo de cartas a ser gerado:
- Todos: cria a carta para todos os alunos.
- Registro atual: cria a carta apenas para o registro ativo.
- De... Até: define um intervalo. Por exemplo: 5 até 10, irá gerar as cartas para os
registros de número 5 até 10.
- Clique no botão OK.
- Todas as cartas foram geradas num único arquivo.
- Observe a barra de titulo: Cartas1. Este documento possui todas as cartas
que serão enviadas para os alunos. Neste exemplo, ele tem 5 cartas, porque a planilha
tem 5 alunos. Fossem 1.000 alunos, seriam 1.000 cartas.
- Ver para crer ? Clique no botão Visualizar impressão.
- E em Zoom escolha exibir 5 páginas. O resultado será este aí.
- Você poderá imprimir todas as cartas ou escolher apenas algumas. Na realidade, este documento
está dividido em seções. Seções ?! Calma. Você irá aprender o que é uma seção, como
imprimir todas ou apenas algumas seções do documento, enfim, como tirar proveito deste outro
potente recurso do Word XP. Mas, isto ficará para o próximo capítulo. Guenta aí, por que sou
um só.
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