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Que diabo disso é aquilo ?!!

• Após definir os parâmetros para a mala direta, o Word XP lhe permite optar entre imprimir ou...

• ...criar um único documento com as cartas geradas para os destinatários.

• Optando por Mesclar para novo documento, as cartas não serão impressas. Elas serão criadas num único arquivo do Word XP com a extensão padrão: .doc.

E eu, hem ? Até agora não entendi o porquê desse botão. Mes... o quê !!

• Mesclar ! E você tem razão. Não podiam arrumar um nome melhorzinho para a tarefa ? Podiam, né, mas... se podemos complicar, para que simplificar ?
• Algumas dúvidas costumam surgir com relação a esse arquivo. Você, realmente, precisa dele ? Qual é a dessa opção de nome complicado chamada Mesclar para novo documento ? Mesclar ?!! Que diabo disso é aquilo ?!

Entendendo o porquê da dita cuja.

• Mesclar significa unir a sua carta modelo com os campos da sua base de dados, transformando-os num único documento. Este documento possui as cartas criadas para os destinatários da sua base de dados.
• Se forem 1.000 clientes, serão 1.000 cartas. No nosso exemplo, temos apenas 5 alunos, portanto, foram geradas 5 cartas. Tudo dentro do mesmo arquivo.

E por que eu precisaria dele ? Em que situação eu criaria este arquivo ?

• Você tem muitos clientes, criou a mala direta e não deseja imprimi-la nesse instante. Tá na hora de ir embora, a geladeira tá esperando e o estômago, implorando. Então, o qui cê vai fazê ? Ora... salvar as cartas numa pasta do seu computador para, no dia seguinte, imprimi-las.
• Outro motivo para criar este arquivo: você não quer imprimir todas as cartas numa tacada só. Salvando este arquivo, as cartas poderão ser impressas por etapas. Você imprime, por exemplo, 50 cartas, fecha o documento mesclado e ataca, novamente, a geladeira. Ao reiniciar os trabalhos, não será preciso gerar, novamente, a mala direta. Você nem precisará ativar o Assistente de mala direta, ou abrir o documento principal. Abra direto o documento mesclado e boa sorte !

E como salvar este documento ?

• Do mesmo jeito que você salva os outros documentos editados no Word XP. Clique no botão Salvar, localizado na barra de ferramentas Padrão.

• Informe o nome e salve o arquivo ( e o seu trabalho ).

• Aí, jovens, vocês terão 3 tipos de arquivos: a carta modelo ( o documento principal ), a base de dados ( nesse exemplo, a planilha ) e o resultado da mala direta.

E no dia seguinte ?

• No dia seguinte, você não vai se preocupar com carta modelo, base de dados, nada disso. Apenas abra o documento mesclado.

• E aí, imprima quantas e quais cartas quiser. Porém...

Lá vem você com porém...

• Calma... É interessante ( nada de seria, é interessante ) que você aprenda mais sobre este arquivo, sobre seções de documentos, como imprimi-las separadamente, a diferença entre formatar o documento principal e formatar este documento mesclado, como alterar a formatação de 1 carta ou de todas ao mesmo tempo.

Páginas versus Seções.

• No documento mesclado você trabalha com seções, não trabalha com páginas. Isto lhe permite formatar as cartas individualmente, como se fossem documentos independentes.

• Observe que ao rolar o documento na tela, o número da seção é alterado: Seção 1, Seção 2 e assim por diante. Pag. 1 à esquerda refere-se à seção e não ao documento inteiro. Cada carta é uma seção. É possível, por exemplo, criar um tipo de borda específico para um destinatário.

• Exiba, por exemplo, a Seção 3 do seu documento mesclado, que corresponde a 3a. carta da mala direta. Clique com o botão esquerdo no documento para selecionar a seção. É só clicar, não precisar mover e arrastar o mouse, nada disso. Vamos alterar a borda apenas desta seção, ou seja, desta carta, mantendo as demais intactas.

• Clique em Formatar e em Bordas e sombreamento.

• Na guia Borda da página, clique dentro de Caixa.
• Clique na seta à direita de Arte e escolha o tipo de borda.
• Agora vem o mais importante. Na caixa Aplicar a, escolha Esta seção.
• Clique em Opções para definir a largura das bordas.

• Em Medir a partir de, escolha Texto.
• E para as margens, defina: Superior = 10, Inferior = 0, Esquerda e Direita = 31.
• Limpe as opções Cabeçalho e Rodapé subjacente.
• Clique em OK.
• O papel que estou utilizando é o A4. Estas definições podem variar para outro tipo.

• Clique neste outro botão para fechar a caixa Bordas e sombreamento.

• A borda desta seção ficou assim. E as demais ?

• Clique em Visualizar a impressão e veja que as outras cartas não foram alteradas. Esta é a razão do conceito Seção, entenderam, meus jovens ?

Onde definir a formatação ?

• Esta é outra questão importante. Se você não deseja formatar as cartas individualmente, defina a formatação ( fonte, bordas, etc... ) na carta modelo. O documento mesclado é resultado. Se você formatar as cartas neste documento, a carta modelo não será alterada. E aí, o que acontecerá ? Da próxima vez que você quiser executar a mala direta, será preciso formatá-las, novamente.

Quando devo trabalhar com o documento mesclado ?

• Quando você quiser imprimir por etapas ou criar formatações especiais para determinados destinatários, tratando-os individualmente.

Aplicando a formatação no documento mesclado.

• Suponha que você deseja negritar a linha de saudação: Caro(a) + destinatário.

• Selecionando apenas o nome de um destinatáro e...

• ... clicando no botão Negrito...

• ...apenas ele será negritado.

• Se você navegar pelas outras seções, verá que as cartas continuam com a formatação definida na carta modelo.

Quero alterar a formatação para todas as cartas.

• OK. Nesse caso, é preciso abrir a carta modelo.

• Selecione o campo do Word XP e ...

• ... clique no botão Negrito. Observe a barra de título: estamos trabalhando com o documento principal da mala direta. A formatação definida neste documento prevalecerá para todas as cartas, independente de você imprimir ou gerar um documento mesclado.

• Após alterar a formatação da carta modelo, é preciso gerar, novamente, a mala direta, clicando no botão Mesclar para a impressora ou Mesclar para novo documento.

Como imprimir, individualmente, as cartas no documento mesclado ?

• É meus jovens, temos muito assunto pela frente. A impressão ficará para o próximo capítulo. Aliás, não só a impressão, mas, também, outras dicas importantes.

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