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Colóquio pra bovino dormitar ?

• Nada disso. São dicas importantes que vão lhe ajudar no seu dia-a-dia. Conhecê-las, facilita em muito o seu relacionamento com esta velha ( e respeitável ) senhora, dona Mala Direta. Vou lhe mostrar como imprimir seções ( o documento inteiro você já sabe ), como criar condições para selecionar registros do banco de dados e como fazer o caminho de volta, ou seja, transformar um documento principal de mala direta em documento comum do Word.

Imprimir seções.

• No Capítulo VIII, você gerou um documento do Word XP com as cartas para os destinatários da mala direta. Ao invés de imprimi-las, preferimos a opção Mesclar para novo documento e os motivos desta escolha foram explicados naquela lição.
• Você aprendeu, também, que cada carta naquele documento não é tratada como uma página comum mas sim como uma seção. É... O documento está dividido por seções.
• Para imprimir todas as cartas não há segredo. Basta clicar neste botão da barra de ferramentas Padrão.

• No entanto, o seu usuário pode ter dificuldades para imprimir apenas algumas cartas. E aqui vai a dica.
• Com o documento mesclado aberto, clique na opção Arquivo e escolha Imprimir.

• Para imprimir, por exemplo, apenas a 9a. carta ( seção 9 ), clique na opção Páginas e digite: s9.
• Em seguida, clique no botão OK.

• Para imprimir a 4a. e 10a. carta ( seções 4 e 10 ), digite: s4,s10.

• s20-230 começa a impressão pela 20a. carta e vai até a de número 30.

Filtrando dados.

• Ao criar a mala direta você pode optar por gerar a carta para todos os destinatários ou filtrá-los.
• Se o seu banco de dados é pequeno, é possível fazer esta filtragem manualmente. Com o documento principal ( a carta modelo ) aberto, clique no botão Destinatários da mala direta e...

• ... desmarque aquelas caixas à esquerda dos nomes, que não farão parte da mala direta. Eles não serão excluídos do banco de dados, fique tranquilo(a). Apenas, estarão desativados e não serão incluídos na mala direta.

• Isto funciona, quando são poucos registros. Num banco de dados com 1.000 clientes, por exemplo, filtrar os registros manualmente é perda de tempo.

E aí ?

• A solução não é informar ao Word XP quais clientes não receberão a carta. A solução é informar a condição para filtrar os registros do banco de dados, deixando para o Word XP a tarefa de separá-los. Você só informa a condição e o editor filtra os dados.

Criando a condição.

• Com o documento principal da mala direta aberto, clique na seta à direita de Inserir campo do Word e escolha Ignorar o registro se...

• Inicialmente, o nome da 1a. coluna da planilha é exibido na caixa Nome do campo.
• Para criar, por exemplo, uma mala direta apenas com os alunos aprovados é preciso ignorar os reprovados, certo ? Então, na caixa Nome do campo selecione Situação.
• Em Comparação, mantenha Igual a. E em Comparar com digite a letra R.
• Clique, em seguida, no botão OK.

• Assim, ficarão de fora os alunos Maria de Fátima e Renivaldo.

• O campo Ignorar registro se é inserido na carta modelo. Não se preocupe com a sua localização, pois ele não será impresso no documento. Ele é apenas um campo para filtrar dados.

Ah, não ! Essa posição aí tá muito esquisita !

• Tá bom... tá bom... Paciência pouca é bobagem...
• Clique com o botão esquerdo entre os dois campos e...

• ... tecle [ Enter ]. Satisfeito(a) ?

• Agora, é só gerar a mala direta. Clique em Mesclar para novo documento e...

• ... observe na barra de status que apenas 3 alunoss receberão a correspondência.

• O Word XP ignorou os registros com a coluna Situação igual a R.

Beleza ! Tudo funcionou direitinho. Mas, como excluir uma condição ?

• Selecione o campo ( como se fosse um texto comum ) e pressione [ Delete ].
• Gerando, novamente, a mala direta, serão criadas cartas para todos os alunos.

Como transformar o documento principal da mala direta em documento comum do Word ?

• Com o documento principal aberto, clique no botão Configuração do documento principal.

• Ative a opção Documento normal do Word e clique no botão OK.

• Os botões da barra de ferramentas Mala direta ficarão desativados com exceção para Configuração... e Abrir fonte de dados.

Números formatados.

• Ao incluir células formatadas da sua base de dados ...

• ... no documento principal da mala direta, ...

• ...você terá uma surpresa nada agradável ( de vez em quando o Word lhe dá sustos ).

Irc !!

• É Irc mesmo ! A formatação não será impressa. Apenas o conteúdo do campo.

• Este é o comportamento padrão do editor. Os campos não são impressos com a formatação definida na base de dados ( neste exemplo, na planilha Alunos.xls ).

Será que tem solução ?

• Claro que sim ! Só que esta solução será o assunto do próximo capítulo. Guenta aí.

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