Parcerias RicardoHorta.Net

Neca de pitibiribas !

• É... Você formatou as células da sua planilha com o estilo de moeda todo(a) feliz da vida, já que ela será utilizada como a base de dados para a mala direta. Porém, ao gerar a dita cuja... Que decepção ! A formatação da célula não saiu na carta e aí bate aquela dúvida: Onde foi que eu errei ? Esta é a primeira pergunta que lhe vem a mente. Pois é... De vez em quando o Word XP lhe prega sustos e haja coração.
• Fique tranquilo(a). Você não errou. A formatação original dos campos é ignorada ao gerar a mala direta. É isso mesmo. A formatação definida na base de dados não é aproveitada pelo Assistente de mala direta do Word XP.

E aí ? Como é que eu fico ?

• Calmo(a). Porque tem solução. É claro que tem. Você precisa definir a formatação no documento principal, ou seja, na carta modelo. Esqueça a formatação criada na planilha, pois o Word XP irá ignorá-la.

• Veja este exemplo. Na carta abaixo há um espaço para inserir o campo correspondente à coluna Valor a pagar da planilha Alunos.xls. Esta coluna está preenchida apenas para os alunos reprovados. Trata-se de uma taxa para pagamento da prova alternativa.

• Os primeiros passos você já sabe muito bem como fazer. Com a carta, que será enviada aos alunos, aberta, clique no botão Configuração do documento principal e ative a opção Cartas.

A base de dados.

• Para definir a base de dados, clique no botão Abrir fonte de dados.

• Na caixa Arquivos do tipo, escolha Arquivos do Excel.

• Localize e clique 2 vezes na planilha com os dados dos alunos.

• Clique em Alunos. Mantenha ativada a opção Primeira linha de dados... e clique no botão OK.

Visualizando os dados dos alunos.

• Clique no botão Destinatários da mala direta.

• Observe que a coluna Valor a pagar perdeu a formatação. E observe, também, que apenas 2 alunos ( Maria de Fátima e Renivaldo ) foram reprovados e devem quitar o débito. Logo, vamos gerar a mala direta apenas para os alunos reprovados.

Filtrando os registros.

• Clique na seta à direita de Inserir campo do Word e escolha Ignorar registro se...

• Não nos interessa os alunos aprovados, pois eles não possuem débito. Então, escolha Valor a pagar na caixa Nome do campo. Em Comparação, ative Igual a. E no campo Comparar com digite 0.

Inserindo o campo numérico.

• Clique neste local do documento para inserir o campo Valor a pagar.

• Clique em Inserir campos de mesclagem.

• Clique em Valor a pagar e no botão Inserir. Para confirmar, clique no botão Fechar.

• Tudo certo ? Tudo tranquilo ?

• Clique no botão Mesclar para novo documento.

Neca de pitibiribas, meu( minha ) jovem !

• O valor é exibido sem a formatação definida na planilha.

Será que ele faz isso é porque não gosta de mim ?

• Não. Não é nada pessoal.
• Feche o documento mesclado ( não é a carta modelo ).

• Sem salvá-lo, é óbvio. Ele não saiu do jeito que queríamos.

Formatando o campo.

• Para imprimir os campos com a formatação desejada, você tem que defini-la no documento principal da mala direta. Esqueça a planilha. Não adianta brigar com o vento.
• Clique 1 vez apenas com o botão esquerdo sobre o campo Valor a pagar. Pronto. Neste momento, ele está selecionado.

• Em seguida, clique com o botão direito e, no menu que surgir, escolha Alternar códigos de campo.

• Calma... Este é código interno do Word XP para identificar o campo mesclado.

• Clique com o botão esquerdo após as aspas ( " ) e antes da chave ( } ).

• E insira a codificação \#R$#.###,00.

• Clique, novamente, com o botão direito sobre o campo e escolha Alternar códigos de campo.

• Agora, vamos, novamente, gerar a mala direta. Clique em Mesclar para novo documento.

Yesssss!! It works !!

• Aí está o campo formatado do jeito que você queria.

• E veja a barra de status. Apenas 2 cartas foram geradas. A mala direta ignorou os alunos aprovados, obedecendo ao critério definido em Ignorar registros se.

• Existem outras opções de formatação de campos, mas elas ficarão para o próximo capítulo. Até lá, divirta-se com o estilo de moeda.

Parcerias RicardoHorta.Net

Parcerias RicardoHorta.Net

www.ricardohorta.net - Direitos adquiridos - Autor: Ricardo Horta