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Ferramentas.

• Comunicado_Matricula.doc e Planilha_Cadastro_Alunos.xls.

Criando cartas inteligentes.

• Assim como você. É... Tá achando que só o seu cérebro pode ter vida inteligente ? Nada disso. É possível criar cartas inteligentes com a mala direta e alterar o texto de acordo com a situação do destinatário.
• Veja este exemplo. Na pasta de trabalho Planilha_Cadastro_Alunos está a relação de alunos aprovados e reprovados ( coluna Situação ).
• Na mesma mala direta é possível enviar mensagens diferentes para alunos com situações diferentes. Você pode informar, por exemplo, a data limite da matrícula para os aprovados e a data limite da prova alternativa para os reprovados.

• Observe que a nossa carta que servirá de modelo está vazia. Não há texto. O controle de qual texto será impresso ficará a cargo do seu, do meu, do nosso velho e confiável amigo Word XP.

Definindo o documento principal da mala direta.

• Ao abrir o documento Comunicado_Matricula.doc, você deve ter observado que as opções da barra de ferramentas Mala direta estão desativadas. E por que isso ? Ora... Você ainda não informou ao editor microsoftiano que este comunicado será o documento principal da mala direta.

• Clique, então, no botão Documento principal de mala direta e na caixa de diálogo Tipo de documento principal selecione Cartas. E clique no botão OK.

• Agora, algumas opções ficaram disponíveis.

• Em seguida, você precisa definir a sua base de dados, a planilha Alunos da pasta de trabalho Planilha_Cadastro_Alunos.xls.
• Clique no botão Abrir fonte de dados.

• Localize a pasta Planilha_Cadastro_Alunos.xls. Selecione-a e clique no botão Abrir.

• Aqui, basta clicar no botão OK.
• Mantenha ativada a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna.

Inserindo campo de mesclagem.

• Digite Caro(a), dê um espaço em branco e clique no botão Inserir campos de mesclagem.

• Clique em Aluno, no botão Inserir e em Fechar.

• Nesta etapa, a sua carta modelo deve estar assim.

Dando vida inteligente ao documento.

• Clique no local onde será impresso o texto.

• Clique no botão Inserir campos do Word e escolha Se...Então...Senão.

• É nesta caixa de diálogo que você define o conteúdo das cartas.

• Em Nome do campo, escolha Situação.
• Em Comparação, mantenha ativada Igual a.
• Em Comparar com, digite A ( de aprovado ).
• Na caixa Inserir este texto, digite o texto que será impresso se o aluno estiver aprovado.
• E na caixa Caso contrário, inserir este texto, informe o texto para os alunos reprovados ( Situação igual a R ).
• Clique no botão OK para confirmar

• Ok, Ok, estamos na reta final. Que tal dar uma formatada no texto ?

• Selecione-o e...

• ... escolha Arial ( Fonte ), 12 ( Tamanho ), justificado ( Alinhamento ) e 1,5 ( Espaçamento entre as linhas ).

Gerando a dita cuja.

• Clique no botão Mesclar para novo documento ou imprima diretamente a mala direta ( Mesclar para impressora ). A decisão é sua.

• O jovem aluno Célio Nogueira, aprovado, receberá...

• ... esta carta com o prazo para a matrícula ( Valeu, Célio, parabéns ! ).

• Já o danado do Renivaldo ( Shame on you ! ), terá que...

• ... fazer uma nova prova ( vê se estuda mais, malandro ! ).

• É isso aí. O Word XP lhe permite criar documentos com conteúdos diferentes numa mesma mala direta. Isto diminui o seu trabalho, poupa o seu precioso tempo e unifica a sua base de dados.
• Tá vendo porque é preciso criar um Tratado para falar de Mala Direta ?

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