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Ferramentas.

• Cadastro_Alunos.xls.

A opção Diretório.

• Nos capítulos anteriores, você aprendeu a criar e enviar um documento para várias pessoas, cujos endereços estavam, por exemplo, numa planilha ou numa tabela do Word.
• Neste capítulo, a sua rotina será alterada. Você não irá imprimir várias cartas. Eu vou lhe mostrar como reunir os dados de todos os destinatários que estiverem, por exemplo, numa planilha do Excel e imprimi-los num único documento. Você poderá, então, gerar um relatório anexado à lista.

Se for para imprimir a lista, eu imprimo a planilha do Excel.

• É... Concordo com você. Se o objetivo é, simplesmente, imprimir a relação de clientes, cujos dados estão numa planilha, basta imprimir a planilha.
• Mas, pense bem. E se você quiser criar um relatório ? É... Um relatório utilizando a base de dados da sua mala direta. Entendeu ? Não estou falando de uma simples listagem. Estou falando de texto, cabeçalho, rodapé, logotipo, dados cadastrais, etc....
• Com a opção Diretório do Word XP você pode anexar um relatório aos dados importados. E é possível filtrá-los, criando uma relação de clientes que atendam a uma situação: estado, país, cep, débito, etc.
• A união da filtragem de dados com a utilização de campos do Word permite a criação de relatórios ricos em recursos. Além disso, é muito mais fácil trabalhar com textos e imagens no Word do que na planilha microsoftiana.

O exercício.

• Na planilha Alunos ( pasta Cadastro_Alunos.xls ) está a relação de alunos do Curso XX. Como se trata de uma planilha exemplo, inseri apenas 5 alunos, porém, poderiam ser 1.000.
• Você irá reunir num único documento do Word XP todo a base de dados da sua mala direta e, em seguida, anexar um relatório. É diferente do que você fez nos outros exercícios. Até agora, você gerou várias cartas, uma para cada aluno. Agora, você irá gerar uma única carta contendo todos os alunos ou, se preferir, gerar uma relação de alunos aprovados ou reprovados.

Configurando a página.

• Abra um novo documento no Word XP.

• Clique na opção Arquivo ( barra de menus ) e escolha Configurar página.

• Em Tamanho do papel, selecione o papel. Neste exemplo, vou utilizar o A4.

• Em seguida, se você estiver utilizando o mesmo tipo de papel, altere a altura para 30,3cm. Eu não gosto do padrão do A4 ( 29,7 cm ), que desperdiça um bom espaço na parte inferior da página.

• Para finalizar, clique no botão OK.

Bordas que te quero bordas.

• Não dá para criar um relatório sem bordas. Fica meio esquisito. Então, clique nas opções Formatar e em Bordas e sombreamento.

• Ative a guia Bordas da página e clique dentro da caixa Sombra.

• Clique, em seguida, no botão Opções.

• Estes são os valores padrão do Word XP para as bordas da página.

• Clique na seta à direita da caixa Medir a partir de e selecione Texto.

• E defina a distância entre as bordas e o texto: 10 ( Borda Superior ), 0 ( Borda Inferior ) e 31 ( Bordas Esquerda e direita ).
• Desative as opções Cabeçalho e Rodapé subjacente.

• Para confirmar, clique no botão OK.

• Ao retornar para a caixa de diálogo Bordas e sombreamento, clique, novamente, em OK.

• Nesta etapa, o seu documento deverá ficar assim.

Tá achando qui tá terminando ? Agora é qui nóis vai começá a mala direta.

• Ative a barra de ferramentas Mala direta.
• Clique no botão Documento principal da mala direta. Na caixa de diálogo Tipo de documento principal, escolha Diretório e clique em OK.

Os dados.

• Clique no botão Abrir fonte de dados,...

• ...localize e abra a pasta Cadastro_Alunos.xls.

Como nóis ser metido a besta...

• Vamos inserir uma tabela para receber os dados dos alunos.
• Clique em Tabela, posicione o ponteiro em Inserir e escolha Tabela.

• Digite 5 em Número de colunas e 1 em Número de linhas.
• Marque Autoajuste à janela.
• Clique em OK.

Os campos

• Clique dentro da 1a. célula para definir o local onde será inserido o nome do aluno. Em seguida, clique em Inserir campos de mesclagem.

• Clique em Aluno, no botão Inserir e em Fechar.

• Inserido o campo Aluno, pressione a tecla [ Tab ]...

• ... e o cursor se moverá para a próxima célula.
• Clique, novamente, em Inserir campos de mesclagem.

• Clique em Endereço, Inserir e em Fechar.

• Pressione [ Tab ], posicionando o cursor na próxima célula, e abra a caixa de diálogo para inserir o campo Bairro.

• Aqui você já sabe o que fazer.

• Selecione a próxima célula e...

• ... escolha CEP. Clique em Inserir e em Fechar.

• Ative a última célula e...

• ... escolha Situação.

• Pronto. Os campos que você precisa para gerar o relatório foram inseridos. Falta mesclá-los.

• Clique no botão Mesclar para novo documento.

• Será criado um documento com todos os alunos. Observe: não foi preciso definir o número exato de linhas da tabela. O Word XP se encarregou de criá-las.

• Daí para a frente é com você. Formate a tabela para o seu relatório ficar mais agradável.
• Em seguida, insira o texto acima da tabela.

Como insiro texto antes da tabela ?

• É... este é um problema que ocorre quando a tabela está próxima a margem superior do documento. Mas, tudo bem. É de fácil solução.

• Clique uma vez apenas com o botão esquerdo na 1a. célula da tabela. Tem que ser à esquerda do título. Neste exemplo, clique à esquerda da palavra Alunos.

• No seu teclado há um conjunto de 4 teclas com setas para cima, baixo, esquerda e direita, certo ? Pressione uma vez apenas a tecla com a seta para cima e tecle [ Enter ]. Será criado um espaço antes da tabela.

• Agora é só digitar e formatar o relatório.

• Clique no botão Visualizar impressão e verifique o layout do documento. Tudo ok ? Então, só lhe resta salvá-lo e imprimi-lo.

E se que quisesse criar um relatório apenas com os alunos aprovados ?

• Simples, meu( minha ) jovem.
• Após inserir os campos no documento principal,...

• ... clique no botão Inserir campo do Word e escolha Ignorar registro se....

• Escolha Situação ( Nome do campo ), Igual a ( Comparação ) e digite R em Comparar com.
• Clique em OK e...

• ... a filtragem de dados será inserida no documento.
• Daí para a frente não há segredo. É tudo a mesma coisa. Clique em Mesclar para novo documento e a tabela só receberá os dados dos alunos aprovados ( campo Situação igual a A )

• Para finalizar, insira e formate o texto do seu relatório.

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