RicardoHorta.Net - www.ricardohorta.net - Word XP: Mala direta - Cap. 14
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Mala direta virtual !
- É... É isso mesmo ! Mala direta virtual ! Até o último capítulo você
criou a mala direta utilizando o endereço residencial dos alunos. Nada de diferente. Agora,
você vai aprender como criar e enviar uma mala direta por e-mail. Tá vendo ?! Tá achando qui nóis é pouco ?! Qui nada !
Nóis é pobre mas é metido à besta !
O que eu preciso para gerar a mala direta por e-mail ?
- Bom... Você precisa de uma base de dados que contenha, além dos dados tradicionais,
...
- ... o e-mail de cada destinatário.
- E da carta modelo que será enviada para cada aluno. O interessante é que
estes dois arquivos estejam prontos antes de iniciar a mala direta, para facilitar a sua
tarefa.
Começando a nossa viagem virtual.
- Abra o Word XP e a carta modelo.
- Para ativar o Assistente de mala direta você já sabe o que deve fazer. No secrets.
- Um painel será exibido à direita onde você irá escolher as opções da mala direta. Observe que,
inicialmente, a opção Carta está ativada. Ela é a opção padrão.
Escolhendo o tipo de documento.
- Para o tipo de documento ative Emails e clique em Próxima: Documento Inicial.
- Em Selecione o documento inicial, mantenha ativada a opção Usar o documento atual.
- Clique em Selecione os destinatários.
- Se você já criou a sua base de dados, selecione Usar uma lista existente e clique em
Procurar. Se você ainda
não possui uma base de dados, utilize a opção Digitar uma nova lista.
- Localize e selecione a sua base de dados. Em seguida,...
- ... clique no botão Abrir.
- A caixa de diálogo Destinatários da mala direta será exibida automaticamente.
E agora, o que eu faço ?
- Todos os alunos deverão receber a carta ? Então, verifique se a caixa à esquerda do nome de
cada aluno está ativada.
- Em seguida, clique no botão OK.
Editando o e-mail.
- Clique na próxima opção: Escrever o e-mail.
- Esta é a etapa ideal para alterar a carta modelo, caso seja necessário.
É aqui, também, que você irá inserir os campos para exibição e/ou impressão dos dados.
- O primeiro passo é clicar no local onde será inserido o nome do destinatário.
Depois, clique na opção Mais itens...
- Clique no campo correspondente ao nome, no botão Inserir e em Fechar.
- Inserido o campo, clique em Visualize o e-mail.
- Será exibido o nome do 1º aluno da sua base de dados. Para visualizar os outros alunos,
clique no botão >>.
- Será exibido o 2º aluno e assim por diante ( Gostou da brincadeira ? ).
- Observe: você ainda pode editar a sua base de dados ( opção Faça alterações ). No entanto,
o ideal é começar a mala direta com os dados dos destinatários prontos.
- Tudo certo, tudo ok ? Clique, então, em Conclua a mensagem.
- E clique em Email para mesclar os campos e gerar a mala direta virtual.
E se eu precisar alterar algum parâmetro ?
- Não tem problema. Você está na última etapa ( 6 ) da mala direta, mas,
ainda, poderá retornar e redefinir, se for preciso, alguma opção. Basta clicar em Anterior.
- Ao optar por mesclar para email, será exibida esta caixa de diálogo para você informar ao Word
XP qual campo possui o email dos alunos. Clique na seta à direita da
caixa Até: e selecione o campo que possui o endereço eletrônico.
- Na caixa Linha Assunto, digite o título do seu e-mail.
- E em Formato da mensagem, escolha HTML.
- Clique, em seguida, no botão OK.
- Neste momento você não precisa estar conectado(a) à Internet.
- O Word XP gastará alguns minutos para gerar a mala direta ( O tempo
é proporcional ao tamanho da sua base de dados ).
- Na barra de status do Word XP será exibida uma mensagem à medida que a correspondência for criada.
- Encerrada a tarefa, basta abrir o seu programa de correio eletrônico. Eu utilizo o
Microsoft Outlook. Com ele, as correspondências ficarão armazenadas na pasta
Caixa de saída.
- Aí, é só conectar-se à Internet e clicar na opção Enviar/receber.
- Eu fiz um teste utilizando os meus endereços eletrônicos. Veja a
Caixa de Entrada. Foi gerado um e-mail para cada aluno da minha base de dados
( uma planilha Excel XP ).
- Ainda há alguns detalhes para lhe falar sobre a mala direta virtual. Porém, isto ficará para
a próxima semana, para a próxima 4a. Feira:17/07/02.
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