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Mala direta virtual !

• É... É isso mesmo ! Mala direta virtual ! Até o último capítulo você criou a mala direta utilizando o endereço residencial dos alunos. Nada de diferente. Agora, você vai aprender como criar e enviar uma mala direta por e-mail. Tá vendo ?! Tá achando qui nóis é pouco ?! Qui nada ! Nóis é pobre mas é metido à besta !

O que eu preciso para gerar a mala direta por e-mail ?

• Bom... Você precisa de uma base de dados que contenha, além dos dados tradicionais, ...

• ... o e-mail de cada destinatário.

• E da carta modelo que será enviada para cada aluno. O interessante é que estes dois arquivos estejam prontos antes de iniciar a mala direta, para facilitar a sua tarefa.

Começando a nossa viagem virtual.

• Abra o Word XP e a carta modelo.
• Para ativar o Assistente de mala direta você já sabe o que deve fazer. No secrets.

• Um painel será exibido à direita onde você irá escolher as opções da mala direta. Observe que, inicialmente, a opção Carta está ativada. Ela é a opção padrão.

Escolhendo o tipo de documento.

• Para o tipo de documento ative Emails e clique em Próxima: Documento Inicial.
• Em Selecione o documento inicial, mantenha ativada a opção Usar o documento atual.
• Clique em Selecione os destinatários.

• Se você já criou a sua base de dados, selecione Usar uma lista existente e clique em Procurar. Se você ainda não possui uma base de dados, utilize a opção Digitar uma nova lista.

• Localize e selecione a sua base de dados. Em seguida,...

• ... clique no botão Abrir.

• A caixa de diálogo Destinatários da mala direta será exibida automaticamente.

E agora, o que eu faço ?

• Todos os alunos deverão receber a carta ? Então, verifique se a caixa à esquerda do nome de cada aluno está ativada.

• Em seguida, clique no botão OK.

Editando o e-mail.

• Clique na próxima opção: Escrever o e-mail.

• Esta é a etapa ideal para alterar a carta modelo, caso seja necessário. É aqui, também, que você irá inserir os campos para exibição e/ou impressão dos dados.
• O primeiro passo é clicar no local onde será inserido o nome do destinatário. Depois, clique na opção Mais itens...

• Clique no campo correspondente ao nome, no botão Inserir e em Fechar.

• Inserido o campo, clique em Visualize o e-mail.

• Será exibido o nome do 1º aluno da sua base de dados. Para visualizar os outros alunos, clique no botão >>.

• Será exibido o 2º aluno e assim por diante ( Gostou da brincadeira ? ).
• Observe: você ainda pode editar a sua base de dados ( opção Faça alterações ). No entanto, o ideal é começar a mala direta com os dados dos destinatários prontos.

• Tudo certo, tudo ok ? Clique, então, em Conclua a mensagem.

• E clique em Email para mesclar os campos e gerar a mala direta virtual.

E se eu precisar alterar algum parâmetro ?

• Não tem problema. Você está na última etapa ( 6 ) da mala direta, mas, ainda, poderá retornar e redefinir, se for preciso, alguma opção. Basta clicar em Anterior.

• Ao optar por mesclar para email, será exibida esta caixa de diálogo para você informar ao Word XP qual campo possui o email dos alunos. Clique na seta à direita da caixa Até: e selecione o campo que possui o endereço eletrônico.
• Na caixa Linha Assunto, digite o título do seu e-mail.
• E em Formato da mensagem, escolha HTML.
• Clique, em seguida, no botão OK.

• Neste momento você não precisa estar conectado(a) à Internet.
• O Word XP gastará alguns minutos para gerar a mala direta ( O tempo é proporcional ao tamanho da sua base de dados ).
• Na barra de status do Word XP será exibida uma mensagem à medida que a correspondência for criada.
• Encerrada a tarefa, basta abrir o seu programa de correio eletrônico. Eu utilizo o Microsoft Outlook. Com ele, as correspondências ficarão armazenadas na pasta Caixa de saída.
• Aí, é só conectar-se à Internet e clicar na opção Enviar/receber.

• Eu fiz um teste utilizando os meus endereços eletrônicos. Veja a Caixa de Entrada. Foi gerado um e-mail para cada aluno da minha base de dados ( uma planilha Excel XP ).

• Ainda há alguns detalhes para lhe falar sobre a mala direta virtual. Porém, isto ficará para a próxima semana, para a próxima 4a. Feira:17/07/02.

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