RicardoHorta.Net - www.ricardohorta.net - Word XP: Mala direta - Cap. 15
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Mala direta virtual (continuação): Word XP com Microsoft Outlook.
- Você criou a sua primeira mala direta virtual, utilizando como carta modelo
um documento editado no Word XP e como base de dados uma planilha Excel XP. Agora,
vamos mudar a base de dados. Vamos utilizar a pasta Contatos do Microsoft Outlook.,
que não é apenas um catálogo de endereços de e-mails e por isso pode ser utilizada como fonte
de dados numa mala direta do Word XP. Nela, pode ser armazenados também outros tipos
de dados.
E que dados são estes ?
- Ora... Nome do destinatário, endereco, cargo, nome da empresa, telefones comercial
e residencial e ( é claro que não podia faltar ) o endereço do site.
- Antes de iniciar a mala direta, você precisa montar a sua base de dados. Por
isso, vou tecer alguns comentários ( pô, tecer comentários ! ) sobre esta tradicional pasta do
Microsoft Outlook, que pode ser, se você assim o permitir ( cara, que é isso ? ! ), uma fonte
aliada no armazenamento dos dados cadastrais dos seus clientes, virtuais ou não ( tá formal demais
este texto, não ? Calma. No próximo parágrafo, volto ao meu normal.
Cadê Contatos ? ( num falei ? )
- Abra o Microsoft Outlook ( no meu computador, Caixa de Entrada é
a pasta padrão ).
- Clique nesta seta e...
- ...uma janela será aberta com os nomes das pastas utilizadas
pelo Outlook. Clique em Contatos.
- Inicialmente, Contatos possui apenas um registro. Trata-se de uma
mensagem de boas-vindas da Microsoft.
- Clique nela 2 vezes com o botão esquerdo, para abri-la.
- Ou clique 1 vez apenas com o botão direito e escolha Abrir.
- Esta é a tela de Contatos que você utilizará para digitar os dados dos
seus clientes, amigos, alunos.
- E esta é a mensagem da Microsoft. Uma breve explicação de como adicionar registros a sua
base de dados.
Li a mensagem e, agora, quero excluí-la.
- Ok. Clique na opção Arquivo da barra de menus e escolha Excluir.
- A janela para edição de dados será fechada. Ao retornar para a tela
anterior, o Outlook lhe informa que, neste momento, a pasta está vazia.
Quero incluir um registro.
- Tudo bem. Clique 2 vezes com o botão esquerdo nesta área vazia.
- E a janela para digitação dos dados será exibida, novamente.
- Agora, é com você. Informe o nome do destinatário e...
- ... pressione a tecla [ Tab ]. Na caixa Arquivar como,
você define o modo de armazená-los. O padrão é o Sobrenome + vírgula + Nome.
- Porém, isto pode ser alterado, clicando na seta à direita e escolhendo outra
opção.
E-mail.
- Se mala direta é virtual, tem que ter e-mail. Digite-o e pressione [ Tab ].
- Em Exibir como, você define como o endereço será exibido na caixa
Para:, ao editar o e-mail.
Informei todos os dados. Agora, quero salvá-los.
- Simples. Clique no botão Salvar e fechar.
- Este é o modo padrão de exibição dos registros cadastrados.
Como alterar os dados de um contato ?
- Clique 2 vezes com o botão esquerdo no nome e aquela janela de edição
será, novamente, exibida. No secrets...
Como adicionar outros contatos ?
- Existem trocentas maneiras de fazê-lo. Você pode clicar 2
vezes com o botão esquerdo nesta área vazia ou...
- ... clicar com o botão direito e escolher Novo contato.
- Você pode, também, clicar na seta à direita do botão Novo e...
- Tem mais. Não importa a pasta que estiver aberta, para adicionar outro nome,
clique em Arquivo, posicione em Novo e escolha Contato.
- Nesta janela, Contatos exibe uma lista atualizada dos destinatários cadastrados.
Aprendi a incluir. Agora, quero excluir.
- Simples, meu ( minha ) jovem. Selecione o nome e...
- ... clique neste botão Excluir.
A pasta Contatos está aberta. Como faço para enviar um e-mail para o cliente ?
- Vamos, então, enviar um e-mail para o meu amigo Célio, ok ?
- Clique com o botão direito no nome e escolha Nova mensagem para o contato.
- A janela para edição da mensagem será aberta e... Viva !
O e-mail já estará inserido na caixa Para:.
- O modo de exibição do endereço foi definido...
- ... na caixa Exibir como: da janela Contatos, lembra-se ?
Quero fechar Contatos e retornar para a pasta padrão.
- Ok. Clique na seta à direita de Contatos para exibir esta janela. Clique
na sua pasta padrão.
Estou com uma mensagem aberta e quero adicionar o e-mail à pasta Contatos.
- Clique com o botão direito no endereço da caixa De: e, no menu
que surgir, selecione Adicionar à Contatos. Será exibida aquela janela para você completar
os dados do jovem mancebo. Certo ?
- Bom... Agora, você tem 1 semana de prazo para adicionar, alterar e
excluir os dados dos destinatários da sua mala direta virtual. É claro que o assunto Contatos
não se esgotou, eu falarei sobre ele em outros módulos.
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