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Mala direta virtual (continuação): Word XP com Microsoft Outlook.

• Você criou a sua primeira mala direta virtual, utilizando como carta modelo um documento editado no Word XP e como base de dados uma planilha Excel XP. Agora, vamos mudar a base de dados. Vamos utilizar a pasta Contatos do Microsoft Outlook., que não é apenas um catálogo de endereços de e-mails e por isso pode ser utilizada como fonte de dados numa mala direta do Word XP. Nela, pode ser armazenados também outros tipos de dados.

E que dados são estes ?

• Ora... Nome do destinatário, endereco, cargo, nome da empresa, telefones comercial e residencial e ( é claro que não podia faltar ) o endereço do site.
• Antes de iniciar a mala direta, você precisa montar a sua base de dados. Por isso, vou tecer alguns comentários ( pô, tecer comentários ! ) sobre esta tradicional pasta do Microsoft Outlook, que pode ser, se você assim o permitir ( cara, que é isso ? ! ), uma fonte aliada no armazenamento dos dados cadastrais dos seus clientes, virtuais ou não ( tá formal demais este texto, não ? Calma. No próximo parágrafo, volto ao meu normal.

Cadê Contatos ? ( num falei ? )

• Abra o Microsoft Outlook ( no meu computador, Caixa de Entrada é a pasta padrão ).
• Clique nesta seta e...

• ...uma janela será aberta com os nomes das pastas utilizadas pelo Outlook. Clique em Contatos.

• Inicialmente, Contatos possui apenas um registro. Trata-se de uma mensagem de boas-vindas da Microsoft.
• Clique nela 2 vezes com o botão esquerdo, para abri-la.

• Ou clique 1 vez apenas com o botão direito e escolha Abrir.

• Esta é a tela de Contatos que você utilizará para digitar os dados dos seus clientes, amigos, alunos.

• E esta é a mensagem da Microsoft. Uma breve explicação de como adicionar registros a sua base de dados.

Li a mensagem e, agora, quero excluí-la.

• Ok. Clique na opção Arquivo da barra de menus e escolha Excluir.

• A janela para edição de dados será fechada. Ao retornar para a tela anterior, o Outlook lhe informa que, neste momento, a pasta está vazia.

Quero incluir um registro.

• Tudo bem. Clique 2 vezes com o botão esquerdo nesta área vazia.

• E a janela para digitação dos dados será exibida, novamente.
• Agora, é com você. Informe o nome do destinatário e...

• ... pressione a tecla [ Tab ]. Na caixa Arquivar como, você define o modo de armazená-los. O padrão é o Sobrenome + vírgula + Nome.

• Porém, isto pode ser alterado, clicando na seta à direita e escolhendo outra opção.

E-mail.

• Se mala direta é virtual, tem que ter e-mail. Digite-o e pressione [ Tab ].

• Em Exibir como, você define como o endereço será exibido na caixa Para:, ao editar o e-mail.

Informei todos os dados. Agora, quero salvá-los.

• Simples. Clique no botão Salvar e fechar.

• Este é o modo padrão de exibição dos registros cadastrados.

Como alterar os dados de um contato ?

• Clique 2 vezes com o botão esquerdo no nome e aquela janela de edição será, novamente, exibida. No secrets...

Como adicionar outros contatos ?

• Existem trocentas maneiras de fazê-lo. Você pode clicar 2 vezes com o botão esquerdo nesta área vazia ou...

• ... clicar com o botão direito e escolher Novo contato.

• Você pode, também, clicar na seta à direita do botão Novo e...

• ... escolher Contato.

• Tem mais. Não importa a pasta que estiver aberta, para adicionar outro nome, clique em Arquivo, posicione em Novo e escolha Contato.

• Nesta janela, Contatos exibe uma lista atualizada dos destinatários cadastrados.

Aprendi a incluir. Agora, quero excluir.

• Simples, meu ( minha ) jovem. Selecione o nome e...

• ... clique neste botão Excluir.

A pasta Contatos está aberta. Como faço para enviar um e-mail para o cliente ?

• Vamos, então, enviar um e-mail para o meu amigo Célio, ok ?

• Clique com o botão direito no nome e escolha Nova mensagem para o contato.

• A janela para edição da mensagem será aberta e... Viva ! O e-mail já estará inserido na caixa Para:.
• O modo de exibição do endereço foi definido...

• ... na caixa Exibir como: da janela Contatos, lembra-se ?

Quero fechar Contatos e retornar para a pasta padrão.

• Ok. Clique na seta à direita de Contatos para exibir esta janela. Clique na sua pasta padrão.

Estou com uma mensagem aberta e quero adicionar o e-mail à pasta Contatos.

• Tranquilo, tranquilo...

• Clique com o botão direito no endereço da caixa De: e, no menu que surgir, selecione Adicionar à Contatos. Será exibida aquela janela para você completar os dados do jovem mancebo. Certo ?

• Bom... Agora, você tem 1 semana de prazo para adicionar, alterar e excluir os dados dos destinatários da sua mala direta virtual. É claro que o assunto Contatos não se esgotou, eu falarei sobre ele em outros módulos.

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